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#Tax & Legal #Business Legal #Corona #L'assemblée Générale

Une assemblée générale à distance ? C’est possible !

Mardi 23/03/2021
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La pandémie de corona entraîne de nombreux défis supplémentaires. Comment, par exemple, organiser une assemblée générale physique des actionnaires en période de distanciation sociale ? Une nouvelle loi permet les assemblées générales par voie électronique, même si les statuts ne le prévoient pas.

Nouveau cadre juridique

Jusqu’il y a peu, la tenue d’une assemblée générale électronique était possible uniquement si les statuts de la société, de l’ASBL ou de l’AISBL le prévoyaient expressément. C’était toutefois rarement le cas dans la pratique, ce qui rendait fort compliquée la tenue de réunions électroniques, surtout lors d’une année comme 2020 marquée par le coronavirus.

C’est pourquoi la loi du 20 décembre 2020 « portant des dispositions diverses temporaires et structurelles en matière de justice dans le cadre de la lutte contre la propagation du coronavirus COVID-19 » prévoit la possibilité d’organiser une assemblée générale à distance,même si les statuts ne le prévoient pas.

Indépendamment de cette possibilité, l’assemblée générale peut bien entendu décider d’inclure les mesures et modalités de tenue d’une assemblée générale électronique dans les statuts de la société.

Et si un règlement statutaire est en place, mais que celui-ci est plus strict que le nouveau régime légal, vous pouvez toujours envisager de modifier vos statuts. Les règles statutaires plus strictes ont en effet la priorité sur les dispositions légales.

Qui peut décider de tenir une assemblée à distance ?

L’organe de gestion peut choisir de tenir l’assemblée générale à distance. La nouvelle loi a des implications pour le Code des sociétés et des associations (ci-après CSA), dans la mesure où les articles concernant la tenue de l’assemblée générale électronique sont modifiés et étendus.

Conditions de participation

La participation à une assemblée générale électronique est autorisée si les conditions suivantes sont remplies :

  • Le moyen de communication utilisé doit permettre à la personne morale de contrôler la qualité et l’identité de l’actionnaire ou du membre qui l’utilise.
     
  • Le moyen de communication doit permettre à l’actionnaire ou au membre qui l’utilise de prendre connaissance, de manièredirecte, simultanée et continue, des discussions au sein de l’assemblée générale. L’actionnaire doit également être en mesure d’exercer son droit de vote sur les points à discuter.
     
  • Le moyen de communication doit permettre à l’actionnaire ou au membre de l’assemblée de participer de manière active aux délibérations et de poser des questions, à moins que l’organe d’administration ne motive dans la convocation la raison pour laquelle la société ou l’association ne dispose pas d’un tel moyen de communication électronique. Cette exception ne sera toutefois d’application que jusqu’au 30 juin 2021.

Les membres de l’organe d’administration et (le cas échéant) le commissaire peuvent eux aussi participer à l’assemblée générale à distance.

Organisation pratique de l’assemblée générale électronique

Organe d’administration

L’organe d’administration élabore les modalités de tenue de l’assemblée générale électronique. Il détermine de quelle manière la qualité des participants peut être contrôlée, quelles sont les conditions pour garantir la sécurité des communications électroniques, etc.

Convocation

La manière dont sont garanties les procédures applicables à une assemblée générale doit être décrite dans la convocation.

Site internet

Si la société dispose d'un site internet visé à l’art. 2:31 du CSA, les procédures doivent également être rendues accessibles sur ce site internet à ceux qui ont le droit de participer à l’assemblée générale à distance.

Bureau

Un bureau est désigné en cours d’assemblée afin de superviser le déroulement de l’assemblée générale. Ses membres doivent être physiquement présents à la réunion, dans la mesure où ce sont eux qui rédigeront et signeront le procès-verbal. Ce procès-verbal mentionne les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation ou le vote par voie électronique. Les membres du bureau assument également la responsabilité, au nom de la société, de la validité de la composition de l’assemblée.

Choisissez votre moyen de communication

La tenue d’une assemblée ne nécessite pas des outils de communication sophistiqués. Les plateformes telles que Teams, Zoom et Skype conviennent parfaitement. Si votre société ne compte qu’un nombre limité d’actionnaires, une réunion par téléphone peut suffire.

Il existe d’autres moyens de tenir une assemblée générale en période de distanciation sociale. Pour en savoir plus, cliquez ici.

L’assemblée générale n’est pas la seule à pouvoir être tenue par voie électronique. C’est également le cas du registre des actions. Découvrez ici les avantages et les possibilités.

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Liesl Aegten

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Carl Boudewyn

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