Overslaan en naar de inhoud gaan
#Corona #Onderneming #De algemene vergadering #Tax & Legal

Hoe kan ik de algemene vergadering organiseren in tijden van social distancing?

donderdag 30/04/2020
Algemene vergadering met social distancing

Welke opties heb ik als onderneming wanneer het organiseren van een fysieke algemene vergadering niet mogelijk is?

De algemene vergadering kan worden uitgesteld 

De algemene vergadering mag op eigen initiatief of op verzoek van het bestuursorgaan beslissen om bijvoorbeeld de goedkeuring van de jaarrekening uit te stellen tot een nader te bepalen datum. Er is dus wel nog steeds een voorafgaande beslissing van de algemene vergadering nodig die beslist tot het uitstel. De algemene vergadering kan hierbij vrij de termijn bepalen waarbinnen de nieuwe algemene vergadering dient te worden gehouden. 

Opgelet: in dit geval moet de jaarrekening wel nog steeds binnen zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de algemene vergadering en te worden neergelegd uiterlijk op het einde van de zevende maand na de datum na afsluiting van het boekjaar. 

De algemene vergadering kan schriftelijk worden gehouden 

Voor wat de BV’s, CV’s en NV’s betreft, bepaalt het WVV dat de aandeelhouders schriftelijk alle besluiten kunnen nemen die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van degene die bij authentieke akte moeten worden verleden. De verplichte oproepingsformaliteiten moeten in dit geval niet nageleefd worden, er wordt immers geen fysieke vergadering gehouden. De notulen (die reeds een voorstel tot besluitvorming bevatten) worden samen met de nodige achtergrondinformatie aan de aandeelhouders overgemaakt.  

Schriftelijke besluitvorming is wel enkel mogelijk wanneer de statuten dit niet expliciet uitsluiten. Bovendien moeten alle aandeelhouders met de procedure instemmen en vervolgens met unanimiteit de voorliggende verrichting goedkeuren.  

Zowel de jaarlijkse als andere algemene vergaderingen kunnen in schriftelijke vorm worden gehouden zolang de tussenkomst van een notaris niet vereist is. 

Gezien de wet vereist dat alle aandeelhouders dienen in te stemmen met de beslissing van de schriftelijke algemene vergadering is, zal in de praktijk een geschrift vereist zijn met de handtekening van alle aandeelhouders of in voorkomend geval, de gevolmachtigden. Deze handtekening kan in elektronische vorm worden gegeven. Het is wel aangewezen om in dat geval gebruik te maken van de zogenaamde “gekwalificeerde elektronische handtekening” die gelijkgesteld wordt met de handgeschreven handtekening. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een handtekening die geplaatst is met een elektronische identiteitskaart of de itsme-app. 

Voor heel wat ondernemingen met slechts een beperkt aantal aandeelhouders die veelal op dezelfde golflengte zitten, zal deze schriftelijke procedure dé manier van vergaderen bij uitstek worden.  

De schriftelijke besluitvorming kan trouwens ook door het bestuursorgaan worden toegepast, op voorwaarde dat de statuten dit niet uitsluiten (al dan niet voor bepaalde beslissingen). Uiteraard moeten de beslissingen ook in dit geval unaniem worden genomen.  

Vertegenwoordiging bij volmacht 

Op voorwaarde dat de statuten dit niet verbieden, mogen aandeelhouders van een BV, CV en NV zich op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een lasthebber via een volmacht.   

Hoewel deze lasthebber volgens de wet strikt genomen geen aandeelhouder moet zijn, zullen de meeste statuten deze voorwaarde wel opleggen, al dan niet aangevuld met een beperking op het aantal volmachten dat een lasthebber mag dragen. Het is dus zaak om de statuten eens grondig na te kijken.  

De vertegenwoordigde aandeelhouder wordt uiteraard meegeteld als aanwezig bij de berekening van het aanwezigheidsquorum. Bij het uitbrengen van een geldige stem door de lasthebber, zal de vertegenwoordigde aandeelhouder tevens worden meegeteld bij de berekening van het meerderheidsquorum (onthoudingen en ongeldige stemmen worden immers buiten beschouwing gelaten).  

De volmacht is in principe vormvrij (tenzij een authentieke volmacht is vereist). Dit betekent dat de aandeelhouder die zich wil laten vertegenwoordigen de vorm, inhoud en draagwijdte vrij kan bepalen. Om zeker te zijn dat er geen discussie ontstaat, raden wij aan om de volmacht in elk geval schriftelijk op te maken en hierin minstens volgende zaken op te nemen:  

  • De naam, rechtsvorm en ondernemingsnummer van de vennootschap; 

  • De identiteit van de vertegenwoordigde aandeelhouder en het aantal aandelen in zijn of haar bezit; 

  • De identiteit van de lasthebber;  

  • De volledige agenda van de algemene vergadering met vermelding van de dag, het uur en de plaats waarop deze zal plaatsvinden; 

  • Eventueel, in het geval de lasthebber zijn stemgedrag niet zelf mag bepalen, de steminstructies per agendapunt (dit is echter niet verplicht).  
      

Tenzij de statuten dit verbieden, kan een bestuurder zich tijdens een vergadering van het bestuursorgaan ook laten vertegenwoordigen bij volmacht. De volmacht kan in dit geval enkel worden gegeven aan een andere bestuurder en niet aan een aandeelhouder of een derde.   

Vergaderen door middel van een elektronisch communicatiemiddel 

Aan de algemene vergadering van de BV, de CV en de NV kan tevens op afstand worden deelgenomen door middel van een door de vennootschap ter beschikking gesteld communicatiemiddel zoals Skype, Zoom, Teams…  

De leden van het bureau, de voorzitter, de bestuurders en/of de commissaris moeten echter in principe altijd in levende lijve vergaderen. De elektronische vergadering vormt dus niet voor iedereen een oplossing. 

Welke bijkomende mogelijkheden heb ik als onderneming tijdens de Covid-19 pandemie?   

Op 9 april 2020 is volmacht-KB nr. 4 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Dit KB nr. 4 is diezelfde dag in werking getreden en heeft als doel om de organisatie van vergaderingen tijdens deze Covid-19 pandemie soepeler te kunnen laten verlopen. Men was immers van mening dat de hogervermelde mogelijkheden, niet volstonden.  

Is dit KB automatisch van toepassing?  

Neen. Het betreft een facultatieve regeling waardoor ondernemingen de vrije keuze hebben om zich hierop te beroepen. Het is dan ook belangrijk om in de oproeping en in de notulen van de vergadering duidelijk aan te geven dat dit KB wordt toegepast.  

Wie er echter voor kiest om van dit KB gebruik te maken, moet de voorschriften wel strikt volgen.  

Wie kan er beroep doen op deze facultatieve regeling?  

Elke vennootschap, vereniging of rechtspersoon die een algemene vergadering en/of een bestuursorgaan heeft, kan beroep doen op de facultatieve regeling van dit KB. Het gaat dus niet alleen over rechtspersonen van publiek recht of rechtspersonen met een eigen statuut, maar ook over alle vennootschappen en verenigingen die vallen onder het toepassingsgebied van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (bv. maatschap, VOF, COMMV, BV, CV, NV, VZW,…).   

Op welke vergaderingen kan dit worden toegepast?  

Dit KB is van toepassing op de gewone, bijzondere en buitengewone algemene vergaderingen van aandeelhouders of leden én de vergaderingen van het bestuursorgaan, die:   

  • Moe(s)ten worden gehouden tussen 9 april 2020 en 30 juni 2020; 

  • Moe(s)ten worden gehouden tussen 1 maart 2020 en 30 juni 2020 maar voorlopig werden uitgesteld omdat men bijvoorbeeld niet wist hoe deze veilig konden worden georganiseerd;  

  • Werden/worden bijeengeroepen in de periode tussen 1 maart 2020 en 30 juni 2020, ongeacht wanneer de vergadering effectief zal worden gehouden. Dit komt de rechtszekerheid immers ten goede.   

De facultatieve regeling wordt dus voorlopig beperkt in de tijd (voorlopig tot 30 juni 2020) maar kan worden verlengd wanneer blijkt dat de COVID-19 pandemie de normale toepassing van de vergaderregels na die datum nog steeds niet toelaat.  

Hoe ziet deze facultatieve regeling eruit voor de algemene vergadering?  

In het KB worden twee mogelijkheden uitgewerkt, nl. (i) het houden van een algemene vergadering of (ii) het uitstellen van de algemene vergadering. Men wil ondernemingen immers deze keuze laten.  

Het houden van de algemene vergadering 

Hier wordt getracht een evenwicht te vinden tussen de maatregelen die moeten worden nageleefd ingevolge de COVID-19 pandemie enerzijds (bv. social distancing) en de vrijwaring van de rechten van de aandeelhouders en leden anderzijds (bv. stem- en vraagrecht).  

Eerst en vooral wordt erkend dat algemene vergaderingen kunnen worden gehouden via telefoon- of videoconferentie (bv. via Skype, Zoom, Teams,…), al dan niet aangevuld met e-mailverkeer voor het circuleren van documenten. Een algemene vergadering kan dus geldig worden georganiseerd via deze moderne communicatiemiddelen, op voorwaarde dat de aandeelhouders of vennoten geldig zijn opgeroepen om deel te nemen aan deze vergadering, elkaar voldoende kunnen identificeren, met elkaar in debat kunnen gaan en hun stem kunnen uitbrengen.   

Leden van het bureau, de voorzitter, de bestuurders en/of de commissaris kunnen uitzonderlijk ook gebruik maken van deze mogelijkheid om digitaal te vergaderen.   

Omwille van de bewijsproblematiek, raden wij wel aan om de vergaderingen op te nemen zodat deze later kunnen worden herbekeken.  

Voor ondernemingen met een groot aantal aandeelhouders of leden, is de organisatie van een algemene vergadering via telefoon- of videoconferentie echter moeilijk werkbaar. Daarnaast is het ook perfect denkbaar dat bepaalde ondernemingen zich niet comfortabel voelen bij een digitale vergadering. 

Om die reden werd bijkomend voorzien in schriftelijk procedure, nl. de mogelijkheid van het stemmen op afstand, al dan niet via volmacht. Het bestuursorgaan kan, op basis van dit KB en dus zonder statutaire machtiging, beslissen dat de aandeelhouders of de leden hun stem schriftelijk moeten uitbrengen vooraleer de algemene vergadering effectief plaatsvindt. NV’s volgen hiervoor de wettelijk voorschreven procedure. Andere vennootschappen passen deze regelgeving naar analogie toe wanneer hun statuten geen eigen procedure bevatten.   

Wordt er een volmacht gegeven, dan moet deze volmacht verplicht de steminstructies van de volmachtgever bevatten. Het bestuursorgaan kan zelfs op eigen houtje één volmachthouder aanduiden die namens alle aandeelhouders of leden kan optreden tijdens de algemene vergadering. Het aanduiden van één volmachthouder maakt het immers mogelijk om de algemene vergadering in zeer beperkte kring te organiseren, met respect voor de regels van social distancing.   

(!) Normaal gezien is deze steminstructie niet verplicht en kan de volmachtgever zelf bepalen aan wie hij of zij volmacht geeft (zie hoger). Deze “soepelere regeling” is dus op dit vlak een pak strikter dan gebruikelijk. 

Bij een stemming op afstand, al dan niet met volmacht, brengen de aandeelhouders of de leden dus op voorhand, via een stemformulier en/of volmacht (waarvan de modellen door het bestuursorgaan ter beschikking worden gesteld), schriftelijk hun stem(instructie) uit. 

De mogelijkheid voor de aandeelhouders of de leden om vragen te stellen aan het bestuursorgaan blijft wel bestaan. De vragen moeten schriftelijk worden gesteld en voorafgaand aan de vergadering worden overgemaakt aan het bestuursorgaan. Het bestuursorgaan kan beslissen om de vragen schriftelijk beantwoorden (bv. per e-mail) maar kan er ook voor kiezen om de vragen mondeling te beantwoorden wanneer de aandeelhouders of de leden de mogelijkheid krijgen om de algemene vergadering virtueel vanop afstand te volgen (bv. via webcam). De vragen moeten in elk geval worden beantwoord vooraleer de stemming plaatsvind.  

(!) Men probeert op die manier het vraagrecht van de aandeelhouders of de leden te vrijwaren. Toch kunnen grote vraagtekens bij worden geplaatst bij deze werkwijze aangezien aandeelhouders en leden hun stem reeds moeten uitbrengen alvorens zij een antwoord hebben gekregen op hun vraag. 

In tegenstelling tot de procedure van schriftelijke beraadslaging voorzien door het WVV (zie hoger), moeten de beslissingen bij een stemming op afstand en/of per volmacht, niet met unanimiteit worden genomen.  

Wanneer bepaalde beslissingen bij authentieke akte moeten worden genomen, volstaat de fysieke aanwezigheid bij de notaris van één persoon, die hiertoe gevolmachtigd is. Daarnaast kan ook gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid om via digitale weg een volmacht te verlenen aan een medewerker van het notariaat of een vertrouwenspersoon, die ter plekke aanwezig is. Voor meer details hierover verwijzen wij graag naar ons artikel. 

Uitstel van de algemene vergadering 

Dit KB biedt het bestuursorgaan ook de mogelijkheid om de algemene vergadering uit te stellen tot de situatie opnieuw genormaliseerd is.  

Zo’n uitstel is zelfs mogelijk voor vergaderingen die reeds zijn bijeengeroepen maar nog niet effectief zijn gehouden, op voorwaarde dat de aandeelhouders of de leden tijdig en correct worden geïnformeerd over de wens de vergadering uit te stellen op basis van dit KB (bv. via e-mail, via een melding op de website of per post).  

De uitgestelde vergadering wordt wel beschouwd als een nieuwe vergadering, wat betekent dat er in elk geval een nieuwe oproeping zal moeten gebeuren (met naleving van de oproepingstermijn). 

Om dit uitstel mogelijk te maken zonder dat er sancties worden opgelegd, voorziet het KB expliciet in een verlening van een aantal wettelijke termijnen. Zo worden onder meer de termijnen voor de goedkeuring en neerlegging van de jaarrekening met tien (10) weken verlengd. 

Bijvoorbeeld: Het boekjaar sluit af op 31 december 2019. De jaarrekening moet uiterlijk op 30 juni 2020 worden goedgekeurd en worden neergelegd op 31 juli 2020. Wanneer wordt besloten om de jaarlijkse algemene vergadering van 1 mei (datum vermeld in de statuten) uit te stellen, heeft men tijd tot 8 september 2020 om een nieuwe vergadering te organiseren (30 juni + 10 weken).  

De vergadering kan dus niet onbeperkt (en ongestraft) in de tijd worden uitgesteld. 

 De mogelijkheid tot uitstel geldt bovendien niet voor alle soorten vergaderingen. Zo kan er geen uitstel worden verleend voor algemene vergaderingen die moeten worden bijeengeroepen omwille van de alarmbelprocedure, algemene vergaderingen die op verzoek van de commissaris werden bijeengeroepen en algemene vergaderingen die werden bijeengeroepen op verzoek van de aandeelhouders of de leden. Uiteraard kunnen deze vergaderingen wel worden georganiseerd volgens de mogelijkheden omschreven in (i).  

Hoe zit het met de vergaderingen van het bestuursorgaan? 

Er wordt in dit KB tot slot uitdrukkelijk bevestigd dat het collegiaal bestuursorgaan tijdelijk, onder alle omstandigheden en ongeacht wat de statuten hierover bepalen, unaniem schriftelijk kan beslissen. 

Indien gewenst, kan het collegiaal bestuursorgaan ook geldig vergaderen via telefoon- of videoconferentie (bv. via Skype, Zoom, Teams,…), zelfs al is dit verboden in de statuten. 

Vind een antwoord op al uw vragen over deze Coronacrisis in onze speciale FAQ.

Laatste update: 25/06/2020

Neem contact op met één van onze adviseurs
Bert Lutin
Bert Lutin
Partner Tax & Legal Services