Lorsque nous parlons d’entreprise, il peut s’agir aussi bien d’une société que d'une asbl. Un extrait de ce procès-verbal doit être publié dans les Annexes du Moniteur belge.
Pour cela, il faut établir les formulaires I et II. La forme et le contenu de ces formulaires sont déterminés essentiellement par les exigences du Code des sociétés et des associations. Chacun de ces deux formulaires remplit une fonction spécifique.
Le formulaire I comprend trois volets:
- le volet A contient les informations de facturation de l’entreprise pour l'administration du Moniteur belge (le « formulaire de commande ») ;
- le volet B contient l’extrait proprement dit qui sera publié ;
- le volet C n’est établi que s'il s’agit de la création d'une entreprise. S'il ne s’agit pas de la création d'une entreprise, le volet C n’est donc pas rédigé.
Le formulaire II sert à indiquer les parties modifiées de la société ou de l’association. Sur cette base, le tribunal de l’entreprise apporte les adaptations nécessaires à la Banque-Carrefour des Entreprises.
Étant donné que les formulaires forment la base de ce qui sera publié au Moniteur belge, des instructions particulières en matière de signature sont de mise.
En premier lieu, il convient d'imprimer trois exemplaires du formulaire I et du formulaire II. Deux exemplaires sont destinés au Tribunal de l’entreprise. Le troisième peut être utile si vous souhaitez recevoir une preuve du dépôt. Cet exemplaire nous sera renvoyé par le Tribunal de l’entreprise après le traitement du dossier. Il est à noter que les formulaires ne doivent pas être imprimés en recto-verso.
Le volet A du formulaire I (le « formulaire de commande ») ne doit pas être signé.
Le volet B du formulaire I doit être signé au verso (vierge). Aucune signature au recto du volet B ne sera acceptée, ceci afin d'éviter tout faux en écriture (un exemplaire scanné du formulaire est en effet publié en ligne dans les Annexes du Moniteur belge).
S'il s’agit de la création d'une entreprise, le volet C du formulaire I doit également être signé. Cela peut se faire au recto, à l’endroit prévu à cet effet.
Le formulaire II doit être signé au recto du volet C, à l’endroit prévu à cet effet. À l'exception du numéro d'entreprise et du nom actuel, seule la rubrique à modifier peut être complétée sur l’ensemble du formulaire.
Il est essentiel que tout soit rédigé et signé correctement, car le Tribunal de l’entreprise n’accepte pas les formulaires incorrectement rédigés et/ou signés, avec comme conséquence un report de la publication.
Enfin, une publication aux Annexes du Moniteur belge n’est pas gratuite. Les tarifs varient, entre autres, selon qu’il s’agit d'une société ou d’une association, d'une création ou d'une modification. En outre, ils sont indexés annuellement.
Les tarifs actuels peuvent être consultés sur le site web du Moniteur belge.
Pour 2020, le prix standard est de 166,89 € pour les sociétés et 133,58 € pour les associations. Il est à noter que ce montant doit être payé à l'avance, en un seul versement. La preuve du paiement doit être transmise au Tribunal de l’entreprise compétent en même temps que les formulaires.
