Enregistrement obligatoire des aidants et des associés actifs dans la BCE depuis le 1er juillet 2024

Dans le cadre de la lutte contre la fraude sociale, le législateur vise spécifiquement les pratiques consistant à utiliser abusivement le statut d'associé actif ou d'aidant pour l'exécution de prestations de travail.

 À qui s'applique l'obligation ?

Les sociétés opérant dans les secteurs de la construction et du nettoyage doivent inscrire leurs associés actifs et mettre à jour ces informations dans la BCE. Les travailleurs indépendants de ces secteurs  sont également tenus d’ enregistrer et de mettre à jour les données de leurs aidants dans la BCE.

À terme, cette obligation pourrait être étendue à d'autres secteurs.

Associé actif

Un associé actif est toute personne qui :

• détient au moins une action dans une société
• exerce en Belgique une activité au sein de cette société
• mais n'est pas déclarée comme travailleur pour cette activité.

Il s’agit également des indépendants qui cumulent cette fonction avec celle de représentant au sein de la même entreprise.

 Aidant

Un aidant est toute personne qui :

• aide ou remplace un indépendant en Belgique dans l’exercice de sa profession
• sans être lié par un contrat de travail.

Cette obligation ne s'applique pas aux aidants de moins de 20 ans, aux aidants occasionnels et aux conjoints aidants.

Mandataires de sociétés

Les administrateurs, gérants, ... qui sont également actionnaires d'une société et qui, en plus d'« actes de gestion », exercent également des activités « opérationnelles » au sein de cette société, sont également soumis à l'obligation d'enregistrement.

Associés aidants

Les associés aidants qui effectuent des tâches purement administratives au sein d'une entreprise de construction ou de nettoyage sont également soumis à l'obligation d'enregistrement.

Exemple
Monsieur X exerce son activité de peintre dans une société à responsabilité limitée (SRL). Outre son rôle d'administrateur de la SRL, il en est également actionnaire. Monsieur X effectue également lui-même des travaux de peinture et des tâches administratives. Il n'est donc pas seulement un administrateur de la société, mais aussi un associé actif. La société est active dans le secteur de la construction. L'entreprise doit donc inscrire Monsieur X comme associé actif dans la BCE.

Il convient de noter que l'enregistrement est distinct de l'obligation pour l'associé actif ou l'aidant de s'affilier à une caisse d'assurance sociale.

Quand l'enregistrement des associés et aidants doit-il avoir lieu ?

L'inscription auprès de la BCE doit être réalisée avant le début des activités de cette personne comme associé actif ou aidant. De plus, les informations doivent être mises à jour dans les 15 jours qui suivent la date de fin des activités de cette personne au sein de l'entreprise.

Une période de transition est prévue pour les associés actifs et les aidants qui étaient déjà actifs avant le 1er juillet 2024. Ceux-ci doivent s'inscrire à la BCE avant le 1er janvier 2025.

Comment effectuer l'inscription d'un associé ou d'un aidant ?

Toute entreprise peut enregistrer gratuitement ses associés actifs et aidants via My Enterprise. Sur notre site web, les entreprises et les indépendants trouveront un guide pratique leur expliquant toutes les étapes. L'entreprise peut donner à son comptable, via My Enterprise, une procuration lui permettant d'effectuer l'inscription, la modification, la correction ou la suppression.

Que se passe-t-il en cas de non-respect de cette obligation d'enregistrement ?

C’est la société ou le travailleur indépendant, et non les associés actifs ou les aidants, qui est responsable l'obligation d'enregistrement. En cas de non-respect de cette obligation, ce sera donc la société ou le travailleur indépendant qui sera tenu responsable et pourra être soumis à des sanctions.

Le non-respect des délais d'enregistrement peut entraîner une amende administrative allant de 500 à 4 000 euros par infraction constatée.

Les gérants et administrateurs d'une société sont solidairement responsables du paiement de l'amende ou des amendes infligées à la société.

L'Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants (INASTI) est habilité à constater les infractions et à infliger les amendes. Le recouvrement de ces amendes est assuré par les caisses d'assurance sociale.

Obligation d'enregistrement et obligation de retenue

Cette obligation d'enregistrement s'inscrit dans le cadre de la réglementation existante relative à ,l'obligation de retenue pour les dettes sociales dans le régime des travailleurs indépendants. A l'avenir, les clients (professionnels) de travaux dans le secteur de la construction ou du nettoyage devront vérifier si l'entrepreneur a des dettes sociales dans le régime des travailleurs indépendants. Dans ce cas, 15 % du montant de la facture seront retenus et versés à l'ONSS. Un système similaire existe déjà pour les dettes ONSS et les dettes fiscales.

Pour organiser correctement et efficacement cette obligation de retenue, nous vous conseillons d'établir un registre fiable des associés actifs et aidants. 

Attention, contrairement à l'obligation d'enregistrement pour les aidants et les associés actifs, l'obligation de retenue ne s'applique pas encore depuis le 1er juillet 2024. L'administration vise le 1er janvier 2026 pour l'entrée en vigueur de cette mesure.