Overslaan en naar de inhoud gaan
#Tax & Legal #Btw Advies #Business & International Tax #KBO #Overheid

Correcte inschrijving in kruispuntenbank voor ondernemingen

dinsdag 28/11/2017
A proper registration at the crossroads bank

Elke onderneming heeft er belang bij haar  inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) up to date te houden. De KBO is een centraal register van de FOD economie waarin alle basisgegevens van ondernemingen en hun vestigingseenheden worden verwerkt. De gegevens in de KBO worden verspreid naar de verschillende overheidsdiensten (BTW, RSZ, belastingkantoren,….). 

Wie moet zich inschrijven in KBO?

Elke ondernemer of onderneming moet zich inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) vooraleer er economische activiteiten mogen worden ontwikkeld. De volgende ondernemingen moeten zich inschrijven in de KBO:

  • de rechtspersonen naar Belgisch recht;
  • de vestigingen, instanties en diensten naar Belgisch recht die opdrachten van algemeen nut of verbonden met de openbare orde uitvoeren en over een financiële en boekhoudkundige autonomie beschikken, onderscheiden van deze van de rechtspersoon naar Belgisch publiek recht waarvan ze afhankelijk zijn;
  • de rechtspersonen naar buitenlands of internationaal recht die in België beschikken over een zetel of die zich dienen te registreren in uitvoering van een door de Belgische wetgeving opgelegde verplichting;
  • iedere natuurlijke persoon, die in België als onafhankelijke entiteit:
    • een economische en beroepsmatige activiteit gewoonlijk, hoofdzakelijk of aanvullend uitoefent
    • of die zich dient te registreren in uitvoering van een door de Belgische wetgeving opgelegde verplichting;
  • de verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid die zich dienen te registreren in uitvoering van een door de Belgische wetgeving opgelegde verplichting;
  • de vestigingseenheden van de bovenvermelde ondernemingen. 

Bij inschrijving in de KBO krijgt elke onderneming een ondernemingsnummer. Dat is een uniek identificatienummer per natuurlijke persoon of rechtspersoon, bestaande uit tien cijfers, meestal beginnend met een 0 en gevolgd door negen cijfers die tevens gelden als btw-nummer. Het gebruik van het ondernemingsnummer is wettelijk verplicht. 

Basisgegevens én alle activiteiten

De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) bevat alle basisgegevens van ondernemingen en hun vestigingseenheden. Naast alle feitelijke gegevens van de onderneming (naam, adres, …), moet bij de inschrijving in de KBO ook aangegeven worden welke activiteiten zullen worden ontwikkeld. Dit gebeurt via de zogenoemde Nacebel-codes. Met behulp van KBO Public Search kan online de publieke gegevens van elke geregistreerde onderneming en vestigingseenheid in de KBO opgezocht en geraadpleegd worden. Onjuiste of onvolledige gegevens kunnen leiden tot verkeerde conclusies bij de overheidsdiensten en verrassende kosten. 

Welke gevolgen van onjuiste of onvolledige inschrijving in de KBO?  

Geldboetes

Er zijn geldboetes voorzien voor ondernemingen waarvan de gegevens niet correct staan vermeld in de KBO. Gelukkig worden deze zelden opgelegd. De onderneming beschikt over een periode van dertig dagen na het versturen van het schrijven om bij de erin aangewezen dienst over te gaan tot de gevraagde inschrijving, de wijziging of doorhaling. Indien de onderneming de formaliteiten niet vervult tijdens de toegekende termijn, kan de beheersdienst overgaan  tot de doorhaling van ambtswege van de onjuiste gegevens.  

Onontvankelijkheid van rechtsvorderingen

De gevolgen van een onjuiste of onvolledige inschrijving in de KBO kunnen verstrekkend zijn. Het Wetboek Economisch Recht (WER) legt immers bepaalde regels op waaraan de dagvaarding en de vordering moeten voldoen. Deze regels kunnen kort samengevat worden als volgt:

  • het ondernemingsnummer van de eisende partij moet vermeld worden op de dagvaarding; indien dat niet het geval is, zal de rechtbank een uitstel verlenen om de eiser de mogelijkheid te bieden om aan te tonen dat hij wel degelijk was ingeschreven in de KBO; indien de eiser niet kan aantonen dat hij op de datum van het inleiden van de vordering was ingeschreven in de KBO, wordt zijn vordering als onontvankelijk afgewezen;
  • wanneer de onderneming is ingeschreven in de KBO, maar haar vordering is gesteund op een activiteit waarvoor die onderneming op de datum van de inleiding van de vordering niet is ingeschreven in de KBO of die niet valt onder het maatschappelijk doel waarvoor de onderneming op deze datum is ingeschreven, is de vordering van die onderneming eveneens onontvankelijk. 

Concreet: Een onderneming die activiteiten voert waarvoor er geen inschrijving is in de KBO, zal zich niet tot de rechter kunnen wenden om betaling te bekomen van haar prestaties. De rechtbank neemt geen kennis van de grond van de zaak en zal zich beperken tot het ontoelaatbaar verklaren van de eis. Hoewel de rechtsvordering – mits regularisatie van de inschrijving – opnieuw ingesteld kan worden, dient de onderneming de gerechtskosten te dragen. 

RSZ verminderingen 

Sedert 1 juli 2014 bepaalt het  vestigingseenheidnummer, dat moet ingevuld worden voor elke werknemer, in welke regio hij tewerkgesteld is en welke bijdrageverminderingen dus op hem van toepassing zijn. 

Wanneer het vestigingseenheidnummer ontbreekt of foutief is, zal de RSZ ambtshalve de vermindering voor de betrokken werknemer(s) weigeren.  De vestigingseenheid wordt als volgt omschreven: “elke plaats die men geografisch gezien kan identificeren door een adres, waar tenminste een activiteit van de onderneming wordt uitgeoefend of van waaruit de activiteit wordt uitgeoefend”. Het kan gaan om een filiaal, een magazijn, een fabriek, een atelier, … 

Aanspraak maken op subsidies 

Zowel de federale overheid als de gewesten en lokale overheden voorzien premies voor wie investeert om een eigen zaak op te starten, aan werkgevers, aan milieuvriendelijke investeringen… en maken bij de toekenning van deze subsidies gebruik van de gegevens in de KBO. 

Mogelijke verwerping van beroepskosten 

Niet alle kosten zijn automatisch beroepsmatige kosten en bijgevolg aftrekbaar. Uitgaven die een ondernemer doet, zijn in principe enkel aftrekbare beroepskosten wanneer ze gemaakt worden voor de realisatie van het doel van de ondernemer.

  • Voor een vennootschap is dat in de eerste plaats het statutair doel en vervolgens de activiteiten in KBO.
  • Voor een ondernemer natuurlijk persoon zijn dat enkel de activiteiten in de KBO. 

De kosten van activiteiten die niet vermeld zijn in de KBO kunnen dus verworpen worden. 

Regelmatige controle én indien nodig aanpassen

Voor de praktijk is het bijgevolg van het grootste belang dat de inschrijving in de KBO goed wordt gecontroleerd, en dit best niet alleen bij de opstart van de onderneming. Elke onderneming doet er goed aan om op geregelde tijdstippen na te kijken of de inschrijving nog klopt met de gevoerde activiteiten. Indien er bij de controle fouten worden vastgesteld, worden deze best zo snel mogelijk rechtgezet. Controleer ook of hoofd- en bijdoelen in de statuten nog altijd kloppen. 

KBO gegevens bijwerken

Het Corporate Housekeeping team binnen Business Legal kan in samenspraak met cliënt de gegevens van de KBO doorlichten en bekijken welke gegevens dienen aangepast te worden rekening houdende met het maatschappelijk doel van de onderneming, de link met vergunningen en mogelijke publicaties in het Belgisch Staatsblad.

Neem contact op met een van onze adviseurs
Bert Lutin
Bert Lutin
Partner Tax & Legal Services
Tanja De Naeyer
Tanja De Naeyer
Senior Manager Tax & Legal Services