Verplichte registratie van helpers en werkende vennoten in KBO sinds 1 juli 2024

In de strijd tegen sociale fraude richt de wetgever zich specifiek op praktijken waarbij er sprake is van misbruik van het statuut van een werkende vennoot of helper voor de uitvoering van arbeidsprestaties.

Wie valt onder de verplichting?

Vennootschappen actief in de bouw- en schoonmaaksector moeten hun werkende vennoten inschrijven en deze informatie bijwerken in de KBO. Ook zelfstandigen in die sectoren moeten hun helpers registreren en deze informatie updaten in de KBO.

Op termijn is een uitbreiding naar andere sectoren mogelijk.

Werkende vennoot

Een werkende vennoot is iedereen die

• ten minste één aandeel in een vennootschap bezit
• in België een activiteit uitoefent in die vennootschap,
• maar voor die activiteit niet is aangegeven als werknemer.

Het gaat ook over zelfstandigen die deze rol combineren met die van vertegenwoordiger binnen dezelfde onderneming.

Helper

Een helper is iedereen die

• in België een zelfstandige helpt of vervangt bij de uitoefening van haar of zijn beroep,
• zonder verbonden te zijn door een arbeidsovereenkomst.

Ongehuwde helpers jonger dan 20 jaar, toevallige helpers en meewerkende echtgenoten vallen buiten de verplichting.

Mandatarissen van vennootschappen

Bestuurders, zaakvoerders, … die tevens aandeelhouder zijn van een vennootschap en naast louter bestuurlijke handelingen ook operationele activiteiten uitoefenen binnen die vennootschap, vallen ook onder de registratieverplichting.

Meewerkende vennoten

Ook voor meewerkende vennoten die louter administratieve taken uitvoeren binnen een bouwonderneming of schoonmaakbedrijf geldt een registratieverplichting.

Voorbeeld
De heer X oefent zijn activiteit als schilder uit in een besloten vennootschap (bv). Naast zijn rol als bestuurder van de bv, is hij ook aandeelhouder. De heer X voert ook zelf schilderwerken en administratieve taken uit. Hij is dus niet alleen bestuurder van de vennootschap, maar ook werkende vennoot. De vennootschap is actief in de bouwsector. Dus moet de vennootschap de heer X als werkende vennoot registreren in de KBO.

Let wel, de registratie staat los van de verplichting van de werkende vennoot of helper om zich bij een sociaal verzekeringsfonds aan te sluiten.

Wanneer moet u vennoten en helpers registreren?

Een werkende vennoot of helper moet u in de KBO registreren voordat die persoon begint te werken of helpen. U moet die informatie bijwerken binnen de 15 dagen nadat die persoon zijn of haar activiteiten voor het bedrijf beëindigt.

Voor werkende vennoten en helpers die al actief waren voor 1 juli 2024 geldt een overgangsperiode. Ze moeten zich in de KBO registreren voor 1 januari 2025.

Hoe schrijft u vennoten en helpers in?

Elke onderneming kan werkende vennoten en helpers zelf gratis inschrijven via My Enterprise.  Op onze website vinden bedrijven en zelfstandigen een handige handleiding die hen door alle stappen gidst.

Wat als u de registratieverplichting niet nakomt?

Niet de werkende vennoten of helpers moeten aan de registratieverplichting voldoen, maar wel de vennootschap of de zelfstandige. Het is dus de vennootschap of zelfstandige die verantwoordelijk is en ook de sancties moet dragen als de registratieplicht niet wordt nageleefd.

Niet tijdig registreren, kan een administratieve boete opleveren die varieert van 500 tot 4.000 euro per vastgestelde inbreuk.

Zaakvoerders en bestuurders van een vennootschap zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van de boete(s) opgelegd aan de vennootschap.

Het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSVZ) is bevoegd om inbreuken vast te stellen en boetes op te leggen. De inning van die boetes gebeurt door de sociale verzekeringsfondsen.

Registratieplicht en inhoudingsplicht

Deze registratieplicht kadert in bestaande reglementering, namelijk de inhoudingsplicht voor sociale schulden in het stelsel van de zelfstandigen. Die maatregel komt erop neer dat (professionele) opdrachtgevers van werken in de bouw- of schoonmaaksector in de toekomst moeten nagaan of de aannemer van de werken sociale schulden heeft in het stelsel van de zelfstandigen. Als dat het geval is, wordt 15% van het factuurbedrag ingehouden en doorgestort aan het RSVZ. Een gelijkaardig systeem bestaat al voor RSZ-schulden en fiscale schulden.

U legt het best een betrouwbaar register van werkende vennoten en helpers aan om die inhoudingsplicht correct en efficiënt te organiseren.

Let wel, in tegenstelling tot de registratieplicht voor helpers en werkende vennoten geldt de inhoudingsplicht nog niet sinds 1 juli 2024. De overheid mikt op 1 januari 2026 om deze maatregel in werking te laten treden.