Le deuxième semestre académique approche, et avec lui, l’arrivée de nombreux stagiaires dans les entreprises. Le stage constitue souvent une situation de « win-win » : le stagiaire acquiert une expérience pratique, tandis que l’employeur bénéficie d’un renfort au sein de son équipe. Pour éviter les mauvaises surprises, voici les principaux points juridiques auxquels vous devez prêter attention.
Qu'entend-on par stage ?
Tous les stages ne se ressemblent pas. Il existe notamment des :
- stages scolaires : il s’agit de stages dans le cadre d’une formation, souvent organisés par une école secondaire, une haute école ou une université. Le stage fait partie intégrante du cursus.
- stages d’insertion professionnelle (SIP) : ce sont des stages volontaires pour les demandeurs d’emploi souhaitant acquérir des compétences et de l’expérience sur le lieu de travail en Wallonie et dans la Région de Bruxelles-Capitale.
- formations en alternance : il s’agit d’un système de formation combinant école et entreprise, permettant à l’élève d’acquérir des compétences professionnelles.
- Lorsque la formation est duale et que la période en entreprise représente en moyenne moins de 20 heures par semaine (ou se déroule sur un lieu de travail simulé), on parle de Convention de stage.
- Dans les autres cas, il s’agit d’une Convention de formation en alternance.
Différence avec un contrat de travail
Une convention de stage n’est pas un contrat de travail. Il s’agit là d’une distinction essentielle.
Un contrat de travail vise l’exécution de prestations sous l’autorité d’un employeur contre rémunération, tandis qu’un stage a pour objectif principal l’apprentissage, c’est-à-dire l’acquisition de connaissances et d’expérience par le stagiaire.
Dans les faits, la frontière n’est pas toujours claire. Si le stagiaire effectue trop de tâches productives, sans lien suffisant avec l’apprentissage, le stage peut être requalifié en contrat de travail. Cette requalification peut entraîner des conséquences sociales, fiscales et juridiques importantes. Il est donc essentiel de rédiger une convention de stage correcte et de fixer clairement les modalités d’exécution.
Rémunération : obligatoire ou non ?
La rémunération dépend du type de stage :
- Pour les stages d’insertion professionnelle, une indemnité légale minimale est prévue, correspondant à au moins la moitié du revenu minimum mensuel garanti. Cette indemnité n’est pas considérée comme un salaire au sens de la sécurité sociale.
- Les stages scolaires, eux, sont non rémunérés. Il est toutefois permis de rembourser les frais réels ou d’accorder un geste de bienveillance.
- La Convention de stage en alternance est également non rémunérée, contrairement à la Convention de formation en alternance (pour les élèves effectuant des prestations en entreprise).
Attention : si la somme versée dépasse les frais réels ou ne peut plus être considérée comme une simple libéralité, elle pourrait être assimilée à un salaire, avec les conséquences sociales et fiscales correspondantes.
Dans ce dernier cas, l’élève perçoit une indemnité d’apprentissage. Plus d’informations à ce sujet ici.
Obligations administratives
Engager un stagiaire implique certaines formalités administratives :
Assurance accidents du travail
Les stagiaires doivent être assurés contre les accidents du travail. Selon le type de stage, cette responsabilité incombe soit à l’employeur, soit à l’établissement d’enseignement.
Déclaration Dimona
Une déclaration Dimona doit être introduite à temps pour chaque stagiaire. Selon le type de stage, il faut effectuer une déclaration Dimona « STG » ou « OTH ».
Conseils pratiques pour éviter les problèmes
- Rédigez toujours une convention écrite correcte ;
- N’accordez des indemnités que dans les limites légales ;
- Effectuez toutes les formalités administratives à temps ;
- Élaborez une check-list standard pour la gestion des stages dans votre entreprise.
Conclusion
Un stage bien organisé peut apporter une réelle valeur ajoutée, tant pour le stagiaire que pour votre entreprise. Cependant, cette collaboration doit aussi reposer sur une base juridique solide et correcte.Vous envisagez d’accueillir un stagiaire ? L’équipe HR Legal se tient à votre disposition pour la rédaction des documents nécessaires et l’accompagnement adapté.
