Neem contact op met één van onze experten
Het tweede semester in de scholen komt eraan, en daarmee ook de instroom van stagiairs in heel wat ondernemingen. Een stage is in veel gevallen een win-win situatie: de stagiair doet praktijkervaring op terwijl u als werkgever extra ondersteuning in het team krijgt. Om verrassingen te vermijden, zetten we de belangrijkste juridische aandachtspunten voor u op een rij.
Wat verstaan we onder een stage?
Niet elke stage is hetzelfde. Zo bestaan er onder andere:
- Schoolstages: dit is een stage in het kader van een opleiding, vaak georganiseerd via een middelbare school, hogeschool of universiteit. Deze stage maakt deel uit van de opleiding.
- Beroepsinlevingsstages: dit is een vrijwillige stage voor werkzoekenden die competenties en vaardigheden op de werkvloer wil opdoen in Vlaanderen en Nederlandstalig BHG.
- Alternerend leren: dit is een opleidingssysteem waarin de leerling afwisselend op school en op de werkvloer professionele vaardigheden aanleert. Alternerend leren kan worden opgezet in de vorm van een Stageovereenkomst indien de opleiding duaal is en de stage op de werkplek zelf gemiddeld minder dan 20u per week bedraagt of wanneer de opleiding enkel plaatsvindt op een gesimuleerde werkplek. Anders spreekt men van de gewone Overeenkomst Alternerend Leren.
Onderscheid met een arbeidsovereenkomst
Een stageovereenkomst is geen arbeidsovereenkomst, en dat verschil is belangrijk. Waar een arbeidsovereenkomst gericht is op het verrichten van prestaties onder gezag tegen loon, staat bij een stage het leerproces centraal: het opdoen van kennis, vaardigheden en beroepservaring door de stagiair.
In de praktijk is dat onderscheid echter niet altijd even duidelijk. Vervult de stagiair te veel (of uitsluitend) productieve taken met slechts een beperkt verband met de verwerving van professionele competenties, dan bestaat het risico op herkwalificatie als arbeidsovereenkomst. Dat kan leiden tot aanzienlijke arbeidsrechtelijke, sociale en fiscale gevolgen.
Een goed opgestelde stageovereenkomst en duidelijke afspraken omtrent de uitvoering ervan zijn dus een must.
Vergoeding: verplicht of niet?
Of een stage wordt vergoed, hangt af van het type stage. Zo geldt voor beroepsinlevingsstages een wettelijke stagevergoeding: de stagiair ontvangt een minimumvergoeding die minimaal de helft van het gewaarborgd minimum maandinkomen betreft. Deze vergoeding wordt niet als “loon” wordt beschouwd voor de RSZ..
Bij schoolstages ligt dat anders: deze stages zijn onbezoldigd. Het is wel toegestaan om reële kosten te vergoeden of een vrijgevigheid toe te kennen.
Let op: wanneer een vergoeding hoger is dan de werkelijke kosten of niet meer als een “vrijgevigheid” kan worden beschouwd, kan deze als loon worden aangemerkt. Dit kan zowel gevolgen hebben voor de kwalificatie van de stage als voor de sociale zekerheids- en fiscale verplichtingen van de werkgever.
Ook de Stage Alternerende Opleiding is onbezoldigd, dit in tegenstelling tot de leerling die prestaties verricht in het kader van de Overeenkomst Alternerende opleiding. Deze laatste ontvangt immers een leervergoeding die afhangt van het opleidingsjaar van de leerling en maximaal 728,70 euro per maand (bedrag februari 2025) bedraagt. Er dient dus een duidelijk onderscheid gemaakt te worden tussen deze twee vormen van alternerend leren.
Administratieve verplichtingen
Ook aan het inzetten van stagiairs zijn enkele administratieve verplichtingen verbonden. Denk bijvoorbeeld aan de aansluiting bij de arbeidsongevallenverzekering en de Dimona-aangifte.
Arbeidsongevallenverzekering
Stagiaires moeten worden verzekerd tegen arbeidsongevallen. Afhankelijk van het type stage ligt deze verantwoordelijkheid bij u als werkgever of bij de onderwijsinstelling.
Dimona
Voor de stagiairs geldt bovendien de verplichting een tijdige Dimona-aangifte in te dienen. Afhankelijk van het type stage moet er een Dimona type ‘STG’ of ‘OTH’ worden uitgevoerd.
Praktische tips om problemen te vermijden
- Zorg ervoor dat er een correcte schriftelijke overeenkomst wordt opgesteld;
- Ken enkel vergoedingen toe in de mate dat dit is toegestaan;
- Maak tijdig de administratieve verplichtingen in orde;
- Maak een standaardchecklist voor stages in uw bedrijf.
Conclusie
Een goed georganiseerde stage kan veel meerwaarde bieden voor zowel de stagiair als uw onderneming, maar alleen als de juridische basis correct zit. Denkt u er aan om binnenkort een stagiair in te zetten? Het HR Legal team ondersteunt u graag met het opmaken van de juiste documenten en de nodige begeleiding.
