Procédure de conflit d’intérêts au sein du Code des sociétés et associations (CSA)

Quelles sont les situations visées ? 

Sont concernés par le respect de cette procédure  :

• Tout administrateur, tant dans les sociétés que dans les associations,
• ayant un intérêt patrimonial direct ou indirect qui est en conflit avec l’intérêt de la société,
• dans le cadre d’une décision ou opération relevant de la compétence de l’organe d’administration,

Quel est l’objectif de cette réglementation ? 

Un administrateur ne peut pas faire primer son intérêt patrimonial personnel sur l’intérêt de la société qu’il est censé défendre. 

Cet intérêt patrimonial n’a pas besoin d’être certain, il suffit qu’il puisse exister.

Quand est-il question de conflit d’intérêts ?

Un conflit d’intérêts relatif à un administrateur survient plus fréquemment qu’imaginé. A titre d’exemples , les situations suivantes peuvent présenter des situations de conflits d’intérêts :

• les cession d’actions,
• l’achat/la vente ou la location (même partielle) d’un bien immobilier,
• la conclusion de conventions de management ou de mandat,
• l’octroi de prêts, etc.,

Dans telles situations, il s’avère que la procédure de conflit d’intérêts doit généralement être respectée.

Quels sont les administrateurs concernés ? 

La procédure est explicitement prévue dans le CSA. Elle s’applique aux administrateurs de :

• sociétés anonymes (SA),
• sociétés à responsabilité limitée (SRL),
• sociétés coopératives (SC),
• associations sans but lucratif (ASBL).

Elle s’applique également :

• aux liquidateurs,
• aux représentants permanents des personnes morales administrateurs,

Que faire en cas de conflit d’intérêts ?

• Les administrateurs non concernés par le conflit d’intérêts doivent prendre la décision pour la société.
• Si l’organe d’administration est un organe collégial, l’administrateur concerné ne peut participer ni à la délibération ni à la décision.
• L’administrateur concerné doit informer l’organe  d’administration avant toute décision ; sa déclaration est actée dans le procès-verbal.
• Si tous les administrateurs sont en conflit d’intérêts, l’assemblée générale doit prendre la décision.
• S’il y a un seul administrateur, celui-ci doit soumettre la décision à l’assemblée générale.
• Si l’administrateur est également  l’actionnaire, , il peut prendre la décision lui-même.
• Le procès-verbal doit décrire la nature de l’opération, ses conséquences patrimoniales pour la société et motiver la décision prise.
• Ce rapport doit être intégré dans son intégralité dans le rapport de gestion ou, à défaut, joint aux annexes des comptes annuels.
• Si l’administrateur est aussi l’unique actionnaire, le contrat concerné doit être joint en annexe au rapport.
• Le commissaire doit être informé.

Exceptions à la procédure ? 

Les règles décrites ci-dessus ne s’appliquent pas dans deux cas spécifiques :

• Entreprises liées : si les opérations ont lieu entre sociétés dont l’une détient directement ou indirectement au moins 95 % des droits de vote de l’autre, ou si les deux sociétés sont détenues à 95 % par une même société tierce.
  Exception non applicable si l’unique administrateur est aussi l’unique actionnaire.
• Opérations usuelles : Les décisions de l’organe d’administration concernent des opérations habituelles , conclues dans des conditions et sous les garanties usuelles du marché.

Quelles sanctions en cas de non-respect ? 

En cas de non-respect de la procédure légale :

• la décision ou l’opération peut être annulée ou suspendue ;
• les administrateurs peuvent être tenus personnellement et solidairement responsables des dommages causés à la société ou à des tiers.

Même si la procédure est respectée , les administrateurs peuvent être considérés comme  responsables si la décision ou l'opération leur a procuré ou a procuré à l'un d'eux un avantage financier abusif au détriment de la société.

Une action en annulation peut être intentée par toute partie concernée, y compris la société elle-même, dans un délai de 6 mois à compter de la connaissance de l’opération ou de la date de dépôt du rapport de gestion ou des comptes annuels.

Pour les actions en responsabilité, le délai est de 5 ans à partir de l’opération ou de sa découverte.