Met de invoering van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) werd de belangenconflictregeling strenger. Zowel het toepassingsgebied als eventuele sancties bij niet-naleving werden verruimd. Nauwgezet de procedures volgen, is de boodschap.
De wetgever heeft verschillende situaties opgesomd waarin de belangenconflictprocedure gevolgd moet worden. Als u die regels schendt, riskeert u sancties. Elke vennootschap heeft er daarom alle belang bij om de verschillende procedures correct toe te passen.
Belangenconflictregeling
- Elke bestuurder, zowel in vennootschappen als in verenigingen,
- met een rechtstreeks of onrechtstreeks belang van vermogensrechtelijke aard dat strijdig is met het vennootschapsbelang,
- in het kader van een bepaalde beslissing of verrichting die tot de bevoegdheid van het bestuursorgaan behoort,
- moet dit tijdig en op een correct wijze bekendmaken.
Doel van deze regeling
Een bestuurder mag zijn of haar eigen (vermogensrechtelijk) belang niet laten primeren op het belang dat hij of zij zou moeten behartigen als bestuurder van de vennootschap.
Het moet gaan om een materieel voordeel verkregen door de geconflicteerde bestuurder. Of om een te vermijden materieel nadeel. Bovendien hoeft dit vermogensrechtelijk belang niet vast te staan, het is voldoende dat de mogelijkheid bestaat.
Wanneer is sprake van een belangenconflict?
Een belangenconflict in hoofde van een bestuurder komt vaker en sneller voor dan u denkt. Bij transacties zoals de overdracht van aandelen, het (ver)kopen van een onroerend goed, (ver)huren (van een gedeelte) van een onroerend goed, het sluiten van bestuurders- en managementovereenkomsten, het verlenen van geldleningen … tussen de vennootschap en haar bestuurder(s) en/of diens vaste vertegenwoordiger(s), moet doorgaans de belangenconflictprocedure nageleefd worden.
Op welke bestuurders van toepassing?
De belangenconflictregeling is uitvoerig geregeld in het WVV. Ze is van toepassing op bestuurders in een naamloze vennootschap, een besloten vennootschap, een coöperatieve vennootschap en een vzw. Ze is ook van toepassing op vereffenaars of vaste vertegenwoordigers van rechtspersoon-bestuurders, ongeacht of die laatste zelf een belangenconflict hebben.
Wat te doen bij een belangenconflict?
- Als een of meer bestuurders een belangenconflict hebben, moeten de andere, niet geconflicteerde bestuurders de beslissing voor de vennootschap nemen.
- Als het bestuursorgaan een collegiaal orgaan is, mag de geconflicteerde bestuurder niet deelnemen aan de beraadslaging, noch aan de besluitvorming.
- De betrokken bestuurder moet het bestuursorgaan inlichten voordat het bestuur een beslissing neemt. Zijn of haar verklaring moet opgenomen worden in de notulen van de vergadering van het bestuursorgaan.
- Zijn alle bestuurders geconflicteerd, dan moet de algemene vergadering de beslissing nemen.
- Is er slechts één bestuurder, dan moet die persoon de beslissing laten nemen door de algemene vergadering.
- In situaties waarin de bestuurder en de aandeelhouder een en dezelfde persoon is, mag de enige bestuurder-aandeelhouder de beslissing zelf nemen.
- Het bestuursorgaan omschrijft in de notulen de aard van de beslissing of verrichting, de vermogensrechtelijke gevolgen ervan voor de vennootschap en verantwoordt het genomen besluit.
- De verslaggeving moet in zijn geheel opgenomen worden in het jaarverslag. Indien de vennootschap geen jaarverslag moet opmaken, mag dat in een stuk dat samen met de jaarrekening wordt neergelegd. Is de enige bestuurder ook de enige aandeelhouder, dan moet de overeenkomst als bijlage bij het verslag gevoegd worden.
- Er moet kennisgeving gebeuren aan de commissaris.
Uitzonderingen
De hierboven uiteengezette regels zijn niet van toepassing in twee uitzonderlijke gevallen.
- De beslissingen of verrichtingen zijn tot stand gekomen tussen vennootschappen waarvan de ene rechtstreeks of onrechtstreeks ten minste 95% bezit van de stemmen verbonden aan het geheel van de door de andere uitgegeven effecten. Of tussen vennootschappen waarvan ten minste 95% van de stemmen verbonden is aan het geheel van de door elk van hen uitgegeven effecten in het bezit van een andere vennootschap. Echter indien de enige bestuurder ook de enige aandeelhouder is, is deze uitzonderingsgrond niet van toepassing.
- Beslissingen van het bestuursorgaan die betrekking hebben op gebruikelijke verrichtingen die plaatsvinden onder de voorwaarden en tegen de zekerheden die op de markt gewoonlijk gelden voor soortgelijke verrichtingen.
Sancties
De sancties die gelden bij het overtreden van een wettelijk belangenconflict zijn enerzijds de nietigverklaring of opschorting van het besluit of de verrichting. En anderzijds de persoonlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid van de bestuurders voor de schade geleden door de vennootschap of door derden.
Deze aansprakelijkheid blijft gelden na het volgen van de juiste procedure indien het verkregen financieel voordeel onrechtmatig is ten nadele van de vennootschap. Het is heel belangrijk om nauwkeurige verslaggeving op te stellen in geval van een belangenconflict.
Iedere belanghebbende kan zo’n vordering tot nietigverklaring instellen. Dat kan ook door de vennootschap of vereniging zelf en dat tot 6 maanden na kennisname van de verrichting of de datum waarop de verrichting tegenwerpelijk is. Met andere woorden de datum van de neerlegging van het jaarverslag of de jaarrekening. Voor vorderingen met betrekking tot de bestuurdersaansprakelijkheid is dat 5 jaar vanaf de verrichting of ontdekking.
