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À présent que la modification la plus récente en matière d'impôts directs sur le plan de l'imputation de frais automobiles est déjà un peu derrière nous, il est toujours bon de rafraîchir un peu, dans l'ensemble, les règles relatives à l'imputation de frais.

En effet, dans la pratique les règles fiscales sont encore bien trop souvent ignorées dans la refacturation de frais. Cela peut entraîner des surprises désagréables lors d'un contrôle fiscal. Ci-après, nous citons brièvement les principes de base en ce qui concerne les impôts directs, et nous donnons aussi des exemples concrets de la pratique. Vous trouverez les principes de base en ce qui concerne la TVA dans cette article.

Refacturation de frais - impôts sur le revenu

S'applique ici le principe clé que la limitation de déduction est appliquée dans le chef de celui qui fait les frais et reprend ces dépenses dans ses frais professionnels, et ce indépendamment de la question de savoir si les frais imputés sont mentionnés séparément sur la facture. La limitation de déduction ne s'applique donc pas dans le chef de l'entreprise à qui les marchandises sont livrées ou les services sont prestés. Pour ce client-entreprise, ces frais imputés sont en effet considérés comme la rémunération de la prestation de services ou de la livraison de biens.

Nous approfondissons ci-après 2 types spécifiques de frais :

Frais automobiles

Jusqu'à l'exercice d'imposition 2018 inclus, la limitation de déduction des frais automobiles devait toujours être appliquée conformément au principe précité. La limitation de déduction devait donc être appliquée auprès de celui qui a encouru les frais, même si ces frais automobiles ont été imputés à des tiers tels que, par ex., des clients.

Depuis l'exercice d'imposition 2019, à savoir à partir de la période imposable qui commence au plus tôt le 1er janvier 2018 (par le biais de l'adaptation de l'article 66, § 2 CIR, par laquelle le point 4° a été ajouté), pour les frais automobiles la limitation de déduction ne s'applique pas aux frais qui sont imputés à des tiers, pourvu que ces frais soient expressément et séparément mentionnés sur facture.

Cette modification de loi récente apporte dès lors une exception au principe clé mentionné plus haut. La limitation de déduction fiscale des frais automobiles (imputés) ne doit plus avoir lieu auprès du contribuable qui a encouru les frais et impute ceux-ci, mais bien dans le chef du tiers à qui les frais sont imputés.

Il y a toutefois des conditions liées pour que la limitation de déduction ne soit pas appliquée auprès de celui qui impute. Il doit notamment s'agir de frais automobiles qui sont re-facturés à des tiers, pour le même montant et au moyen d'une mention expresse et séparée sur la facture. On pourrait en déduire qu'il doit s'agir d'imputations une sur l'autre, de sorte que l'exception au principe général ne pourrait être appliquée que dans le cas d'une imputation forfaitaire.

Les émissions CO2 et le carburant utilisé devront également être obligatoirement repris sur la facture, de sorte que le tiers à qui les frais automobiles sont imputés, soit en mesure d'appliquer la limitation de déduction fiscale correcte en ce qui concerne les frais (qui lui sont imputés).

Frais de restaurant

Une autre exception, qui existe depuis belle lurette, est l'imputation de frais de restaurant. Par ex. un consultant exécute pour un client un projet qui fait l'objet d'une discussion pendant un repas d'affaires. Si le consultant reprend d'abord les frais de restaurant en tant que frais professionnels dans sa comptabilité, puis les impute à son client au moyen d'une facture sans artifice et pour le même montant, la limitation de déduction (31 %) ne s'appliquera qu’auprès du client.

En outre, l'application de cette exception s'applique uniquement si la limitation de déduction est aussi réellement appliquée auprès du client qui est assujetti, en Belgique, à l'impôt des personnes physiques, à l'impôt des sociétés ou à l'impôt des non-résidents (PV n° 511, 26.4.1990, Volksv. De Croo, Bull., 701 p. 112).  Veuillez noter que l'impôt des personnes morales n'a pas été repris dans la liste précitée. Il convient de remarquer que cette condition n'est pas posée dans le régime récemment modifié dont il est question plus haut, concernant les frais automobiles imputés. Au cas où une entreprise belge imputerait donc des frais de restaurant à un client étranger séparément sur facture, la limitation de déduction devra néanmoins être appliquée dans le chef de l'entreprise belge pour autant que le client étranger ne dispose pas d'un établissement belge dans le chef duquel la limitation de déduction pourrait encore être appliquée.

La facture que l'exécutant établit doit au moins mentionner la nature du service, le nom du restaurant et la date du dîner, avec en annexe une copie de la note de restaurant.

Conclusion

Dès qu'une entreprise souhaite mettre certains frais à charge d'un client, il faut chaque fois analyser de quelle manière (mentions de la facture, taux de TVA, etc.) ces frais doivent être portés en compte. Sinon, on pourrait faire face à des surprises désagréables lors d'un contrôle fiscal.

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Bert Derez
Bert Derez
Partner Tax & Legal Services
Marisol T'Kint
Marisol T'Kint
Senior Associate Tax & Legal Services