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#Tax & Legal #HR

Demandez à vos travailleurs de prendre leurs congés à temps

Lundi 28/09/2020
Vraag werknemers tijdig om vakantiedagen op te nemen

Chaque année, les employeurs se retrouvent confrontés à des travailleurs qui ont encore (trop) de jours de congé en fin d’année. Ce chiffre sera probablement encore plus élevé cette année en raison du COVID-19.

Beaucoup de gens attendent des jours meilleurs avant de prendre leurs congés. En tant qu'employeur, il importe toutefois que vous demandiez à temps à vos travailleurs de prendre leurs jours de congés restants. Sinon, vous risquez des amendes.

Prise de congés obligatoire

En ce qui concerne les jours de congés légaux, il existe une obligation de prendre ceux-ci avant la fin de l’exercice de vacances. Les jours de congés légaux ne peuvent pas être reportés à l’année suivante. C’est uniquement si le travailleur ne peut pas prendre ses jours de congés, en raison par exemple d’un congé de maternité ou d’une incapacité de travail, que l’employeur peut lui verser le solde des jours de congés en fin d’année.

Il importe donc de demander à temps à vos travailleurs de prendre leurs jours de congés restants. Vous pourrez ainsi répartir ces jours de congés sur les derniers mois de l’année et éviter qu'un trop grand nombre de vos travailleurs soient absents à la fin du mois de décembre pour prendre leurs jours de congés restants.

Sanctions à l’encontre des employeurs

Un employeur qui n’offre pas à ses travailleurs la possibilité de prendre leurs jours de congés peut encourir une amende pénale de 400 à 4 000 euros par travailleur, ou une amende administrative de 200 à 2 000 euros par travailleur. Cette amende est multipliée par le nombre de travailleurs concernés, avec un maximum de 100 fois l’amende maximale. L’amende peut donc être élevée.

Premier conseil

L’obligation de prendre tous les jours de congés durant l’exercice de vacances s'applique uniquement aux jours de congés légaux et non aux jours de congés extralégaux. Il faut donc toujours s'assurer que le travailleur prend d’abord ses jours de congés légaux et ensuite seulement ses jours de congés extralégaux. Prévoyez cette façon de faire dans la procédure de demande de congés.

Dans un souci d’exhaustivité, nous mentionnons qu’il est également utile d’inclure dans cette procédure la prise des jours de repos compensatoires. Bien qu’il ne s’agisse pas de véritables jours de congés, mais de jours de compensation pour dépassement des heures de travail, ces jours de repos doivent obligatoirement être pris au cours de la période de référence. Dans la plupart des cas, il est obligatoire de prendre ces jours de repos compensatoires sur une base annuelle, afin que la durée moyenne hebdomadaire de travail soit respectée.

Deuxième conseil

Prévoyez des accords clairs dans le règlement de travail en ce qui concerne la prise de jours de congés. Stipulez par exemple que le travailleur doit prendre au moins deux semaines de vacances pendant les mois d’été ou que les trois quarts des jours de congés doivent être pris avant la fin du mois de septembre.

Troisième conseil

Informez à temps le travailleur du nombre de jours de congés restants et exhortez-le à prendre ceux-ci avant la fin de l'année. Si, en tant qu’employeur, vous pouvez prouver que vous avez clairement demandé au travailleur de prendre ses congés mais que celui-ci ne l’a quand même pas fait, il est possible d’invoquer qu’il y renonce volontairement. Bien entendu, il est important que vous offriez à vos travailleurs des possibilités suffisantes pour prendre leurs jours de congés en cours d’année.

Si vous constatez que vos travailleurs ont encore trop de jours de congés à prendre en 2020 et que vous voulez trouver une solution optimale pour les deux parties, ou si vous souhaitez inclure une procédure de prise de congés dans votre règlement de travail, n’hésitez pas à nous contacter.

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Saskia Lombaerts
Saskia Lombaerts
Director Tax & Legal