Vos travailleurs ont pris ou prendront probablement leurs congés annuels cet été. À quoi devez-vous prêter attention en tant qu’employeur durant cette période ? Nous avons établi une checklist pour vous.
Suivez de près le compteur des congés
En Belgique, il est interdit de reporter les jours de congé légaux à l’année suivante. Les travailleurs doivent en principe prendre tous leurs congés légaux avant la fin de l’année. Si ce n’est pas le cas, vous risquez des sanctions financières en tant qu’employeur.
Ce n’est que lorsque le travailleur est dans l’impossibilité de prendre ses congés (par exemple en raison d’un congé de maternité ou d’une incapacité de travail) que vous pouvez lui payer les jours restants à la fin de l’année. Depuis 2024, le travailleur dispose ensuite de 24 mois pour les reprendre ultérieurement.
Invitez vos collaborateurs à planifier leur congé principal à temps afin d’étaler la prise des jours restants sur les derniers mois de l’année. Vous éviterez ainsi qu’un trop grand nombre d’employés soient absents en décembre pour solder leurs jours de congé, tout en restant en conformité avec la législation belge.
Prévoyez des accords clairs
La prise de congé ne peut mettre en péril le bon fonctionnement de votre entreprise. Même si les travailleurs ont droit à leurs congés, ils ne peuvent pas en décider unilatéralement. C’est toujours à vous, en tant qu’employeur, de valider les dates proposées.
Vous pouvez éviter bien des malentendus en intégrant des règles claires dans le règlement de travail concernant la prise de congés. Par exemple :
- Vos collaborateurs doivent prendre au minimum deux semaines de congé pendant les mois d’été
- Trois quarts des jours de congé doivent être pris avant la fin septembre
- Les demandes de congé doivent être introduites au moins trois semaines à l’avance, selon une procédure définie
- Un taux minimal de présence doit être assuré durant les vacances d’été
Prévoyez un système en cascade
Intégrez dans votre règlement de travail un système en cascade pour l’ordre de prise des jours : d’abord les jours de congé légaux, puis les éventuels jours extralégaux, et enfin les jours de récupération. La loi n’interdit pas le report des jours extralégaux, c’est donc ceux-là qui peuvent être pris en dernier. Les jours de récupération doivent quant à eux obligatoirement être pris dans l’année, afin de respecter la durée moyenne hebdomadaire du travail.
Que faire en cas de maladie ?
Si votre collaborateur tombe malade avant ou pendant ses vacances, et qu’il fournit à temps un certificat médical en bonne et due forme, les jours de congé concernés sont convertis en jours de maladie. Veillez à inclure une disposition à ce sujet dans votre règlement de travail.
Étudiants et flexi-jobs
Besoin d’un coup de pouce pour traverser les vacances ? La plupart des collaborateurs prennent leurs congés en été. Pour assurer la continuité du travail, vous pouvez faire appel à du personnel temporaire. Engager des étudiants ou des flexi-jobbers peut se faire de manière fiscalement et socialement avantageuse. Ces dernières années, les deux statuts ont été élargis et sont devenus plus accessibles. Veillez toutefois à respecter les formalités spécifiques qui leur sont applicables.
Bon à savoir
- Le nombre de secteurs dans lesquels vous pouvez engager des flexi-jobbers a été élargi. Vérifiez si votre secteur est concerné. Le gouvernement a en outre annoncé dans l’accord de coalition qu’il souhaite ouvrir le système de flexi-jobs à tous les secteurs, avec une possibilité d’opt-out. Il envisage également de relever le plafond annuel de revenus pour les flexi-jobs de 12 000 à 18 000 euros. Ces intentions doivent toutefois encore être traduites en législation.
- Le plafond d’heures pour le travail étudiant a été relevé à 650 heures par an. Les étudiants et les employeurs peuvent donc bénéficier plus longtemps des avantages liés à ce statut.
- L’ONSS a récemment lancé une plateforme en ligne permettant de vérifier facilement si un candidat peut être engagé comme étudiant ou flexi-jobber.