Overslaan en naar de inhoud gaan
#Tax & Legal #HR

Vraag werknemers tijdig om vakantiedagen op te nemen

maandag 28/09/2020
Vraag werknemers tijdig om vakantiedagen op te nemen

Jaarlijks worden werkgevers geconfronteerd met werknemers die op het einde van het jaar nog (te) veel vakantiedagen op hun teller hebben staan.  Dit aantal zal vermoedelijk dit jaar omwille van Corona nog hoger zijn. 

Veel mensen wachten met de opname van hun vakantiedagen tot betere tijden. Het is echter belangrijk dat u als werkgever uw werknemers tijdig oproept om hun resterende vakantiedagen op te nemen. Anders riskeert u geldboetes.

Verplichte opname vakantiedagen

Wat betreft de wettelijke vakantiedagen geldt er een verplichting om deze dagen op te nemen voor het einde van het vakantiejaar.  Wettelijke vakantiedagen mogen niet overgedragen worden naar het volgende jaar.  Enkel indien de werknemer niet in de mogelijkheid verkeert om zijn vakantiedagen op te nemen omwille van bijvoorbeeld zwangerschapsrust of arbeidsongeschiktheid, kan de werkgever de resterende vakantiedagen uitbetalen op het einde van het jaar.

Het is dus belangrijk om uw werknemers tijdig op te roepen hun resterende vakantiedagen op te nemen.  Zo kan de opname van deze vakantiedagen nog gespreid worden over de laatste maanden van het jaar en vermijdt u dat te veel van uw werknemers eind december afwezig zullen zijn om hun saldo aan vakantiedagen op te nemen. 

Sancties werkgever

De werkgever die de werknemers niet de mogelijkheid biedt om hun vakantiedagen op te nemen kan een strafrechtelijke boete oplopen tussen € 400  en € 4.000  per werknemer, of een administratieve geldboete tussen € 200  en € 2.000  per werknemer. Deze boete wordt vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers, met een maximum van 100 x de maximale boete. De boete kan dus hoog oplopen.

Tip 1

De verplichting om alle vakantiedagen op te nemen in het vakantiejaar geldt enkel voor wettelijke vakantiedagen en niet voor extralegale vakantiedagen. Zorg er dus steeds voor dat de werknemer eerst zijn wettelijke vakantiedagen opneemt en pas nadien zijn extralegale vakantiedagen. Voorzie deze werkwijze in de procedure voor vakantieaanvragen.

Voor de volledigheid vermelden we dat het ook nuttig is om de opname van inhaalrustdagen mee in deze procedure te verwerken.  Hoewel het geen echte vakantiedagen zijn, maar compensatiedagen voor te veel gepresteerde uren, geldt ook hier een verplichte opname van deze inhaalrustdagen binnen de referteperiode.  Veelal dienen de inhaalrustdagen op jaarbasis verplicht opgenomen te worden zodat de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur gerespecteerd wordt.

Tip 2

Maak duidelijke afspraken in het arbeidsreglement omtrent de opname van vakantiedagen. Bepaal bijvoorbeeld dat de werknemer minimaal twee weken vakantie dient te nemen in de zomermaanden of dat 3/4de van de vakantiedagen voor einde september opgenomen moeten zijn.

Tip 3

Informeer de werknemer tijdig inzake het aantal resterende vakantiedagen en maan hem aan deze voor het einde van het jaar op te nemen. Indien je als werkgever kan aantonen dat je de werknemer duidelijk gevraagd hebt om de vakantiedagen op te nemen en hij neemt ze toch niet op, kan aangevoerd worden dat hij hier vrijwillig afstand van doet. Belangrijk is uiteraard wel dat u uw werknemers in de loop van het jaar voldoende mogelijkheden biedt om hun vakantiedagen op te nemen. 

Stelt u vast dat uw werknemers nog te veel vakantiedagen moeten opnemen in 2020 en wenst u hiervoor een optimale oplossing voor beide partijen, of wenst u een procedure inzake opname vakantie op te nemen in het arbeidsreglement, aarzel dan niet ons te contacteren.

Neem contact op met één van onze adviseurs
Saskia Lombaerts
Saskia Lombaerts
Director Tax & Legal