Ces remboursements ne constituent pas une rémunération et sont exemptés d’impôts. Ils représentent néanmoins un avantage supplémentaire pour vous en tant que dirigeant, notamment lorsqu’ils couvrent des frais que vous auriez supportés même sans ce remboursement.
Frais remboursés de manière forfaitaire :
Il s’agit, par exemple, de frais liés à l’espace de bureau dans votre habitation pour permettre le télétravail, de frais de car-wash et de stationnement pour votre voiture de société, de petits frais de parking, de frais de représentation, etc. Si vous souhaitez éviter de devoir fournir à chaque fois des pièces justificatives pour de petits montants, optez dans ce cas pour un forfait. Il convient de demeurer réaliste, faute de quoi cela pourrait donner lieu à des contentieux avec l’administration fiscale. Si vous souhaitez vous assurer que le montant accordé sera accepté, vous pouvez introduire une demande de ruling auprès du Service des décisions anticipées.
Indemnités supérieures au remboursement forfaitaire des frais
Des indemnités journalières pour frais de mission en Belgique jusqu’à 21,22 euros par jour (à compter du 1er mars 2025) peuvent être octroyées. Le déplacement doit s’élever à minimum 6 heures par jour. Vous pouvez accorder ces indemnités pour maximum 16 jours par mois pour une occupation à temps plein.
Attention : la combinaison avec les chèques-repas n’est possible que de manière limitée. Faites-vous conseiller par un expert pour connaître l’option la plus intéressante pour vous.
- Indemnités journalières pour des voyages d’affaires de courte durée à l’étranger : en fonction du pays, elles varient de 25 euros (Somalie) à 125 euros (Danemark) par jour. Pour les voyages de plus de 30 jours, le montant de l’indemnité journalière est inférieur à celui des voyages plus courts.
- Indemnités journalières pour des voyages d’affaires de courte durée à l’étranger (maximum 30 jours calendrier) : en fonction du pays, ces indemnités varient
de 25 euros (Somalie) à 125 euros (Danemark) par jour. - Une indemnité par kilomètre pour les déplacements professionnels avec votre véhicule privé.
- Une indemnité vélo de 0,36 euro par kilomètre par jour (année de revenus 2025) où vous vous déplacez à vélo, en pedelec (max. 25 km/h) ou en speed pedelec (max. 45 km/h) pour vos déplacements domicile-travail
Que se passe-t-il si l'administration conteste les frais propres octroyés ?
Lors d’un contrôle, l’administration fiscale estime que vous ne disposez pas de suffisamment de preuves pour considérer qu’il s’agit de dépenses propres à l’employeur. Dans ce cas, la différence est taxée comme une rémunération. S’ajoutent ensuite un accroissement d’impôt et potentiellement une majoration de 10 % pour la première infraction, de 20 % pour la deuxième et de 30 % pour la troisième. Pour les cas très flagrants d’intention d’éluder l’impôt, la majoration d’impôt peut aller jusqu’à 50 %. Une telle requalification entraînerait également l’obligation de payer des cotisations sociales
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