Deze terugbetalingen vormen geen loon en zijn belastingvrij. Toch bieden ze vaak een extra voordeel voor u als bedrijfsleider. Zeker als op die manier kosten vergoed worden die u ook zonder die terugbetaling zou dragen.
Kosten die klassiek forfaitair worden terugbetaald
Het gaat hier bijvoorbeeld om kosten aan de bureauruimte in uw woning om thuiswerk te faciliteren, carwash- en stallingskosten voor uw bedrijfswagen, kleine parkeerkosten, representatiekosten … Wil u vermijden dat u voor kleine bedragen telkens bewijsstukken moet voorleggen, kies dan voor een forfait. Blijf wel realistisch, want anders kan dat tot discussies leiden met de fiscus. Als u volledige zekerheid wil over de aanvaarding aan het toegekende bedrag kan u een voorafgaande beslissing (ruling) aanvragen.
Vergoedingen bovenop de forfaitaire onkostenvergoedingen
Bovenop de forfaitaire onkostenvergoedingen kan u volgende vergoedingen toevoegen:
- Binnenlandse dagvergoedingen tot 21,22 euro per dag wanneer u bijvoorbeeld lange tijd bij een klant bent. De verplaatsing moet wel minimaal 6 uur per dag bedragen. U kan deze vergoeding voor maximaal 16 dagen per maand toekennen bij een voltijdse betrekking. Opgelet: de combinatie met maaltijdcheques is slechts beperkt mogelijk. Laat u adviseren door een expert om te weten wat voor u de meest interessante optie is.
- Dagvergoedingen voor korte buitenlandse dienstreizen (maximaal 30 kalenderdagen): afhankelijk van het land variëren ze van 25 euro (Somalië) tot 125 euro (Denemarken) per dag. Voor reizen van meer dan 30 dagen ligt het bedrag van de dagvergoeding lager dan voor kortere reizen.
- Een vergoeding per kilometer voor professionele verplaatsingen met uw privéwagen.
- Een fietsvergoeding van 0,36 euro per km per dag (inkomstenjaar 2025) dat u de fiets, pedelec (max. 25 km/u) of speed pedelec (max. 45 km/u) neemt voor uw woon-werkverkeer.
Wat als de fiscus uw beroepskosten verwerpt?
Vindt de fiscus het bij een controle onvoldoende bewezen dat het om kosten gaat die aan de werkgever toebehoren, dan wordt het verschil als loon belast. Er volgt dan een bijkomende aanslag verhoogd met een boete, gaande van 10% voor de eerste overtreding, 20% voor de tweede en 30% voor de derde. Voor echt flagrante gevallen waarbij sprake is van opzet om belastingen te ontduiken, loopt de verhoging zelfs op tot 50%.
Wilt u graag meer weten over fiscale optimalisatie, download het e-book.
