Dans le cas de livraisons de biens dont le transport est effectué par ou pour le compte de l'acquéreur, des accusés de réception écrits mensuels signés par l'acquéreur, en combinaison avec d'autres documents, constituent une preuve suffisante. Avant le 1er janvier 2020, seul un nombre limité de pays disposait d'un régime élaboré pour ces attestations (p. ex. : en Belgique : le document de destination, en Allemagne : le Gelangensbestätigung). Lorsque les règles européennes ont été introduites dans la législation belge, le régime belge concernant le document de destination a été maintenu comme régime alternatif. En fait, il semble plus intéressant que l'accusé de réception européen, qui n’aura probablement pas autant de succès. Cependant, relativement peu d'entreprises belges font signer un document de destination par leurs clients. Ont-elles raison, ou bien manquent-elles l’occasion d’éviter beaucoup de discussions lors d’un contrôle ?
Dans la nouvelle circulaire 2020/C/50 du 2 avril 2020 relative aux transactions intracommunautaires de marchandises, l'administration belge explique le rôle du document de destination comme preuve du transport. Le régime belge reconnaît également l'importance d'un document de destination pour les livraisons avec transport par ou pour le compte du vendeur et va donc un peu plus loin que les règles européennes. Nous vous résumons l'essentiel : Quand un document de destination est-il intéressant pour vous en tant que fournisseur et quand ne l'est-il pas ?
Qu'est-ce que la déclaration de réception écrite européenne et que devez-vous en faire si on vous l'envoie ?
La « déclaration écrite » confirme la réception des biens dans un autre État membre et peut servir de moyen de preuve supplémentaire pour étayer l'exonération de TVA d'une livraison intracommunautaire en cas de livraison avec transport par l'acquéreur. En effet, quiconque applique l'exonération des livraisons intracommunautaires doit pouvoir prouver, entre autres, que les biens ont été expédiés ou transportés vers un autre État membre de l'UE par ou pour le compte du vendeur ou de l'acquéreur. Lorsque vous recevez un tel document de destination de votre fournisseur, celui-ci demande donc de confirmer que les marchandises que vous lui avez achetées sont arrivées en Belgique. Selon les règles européennes en matière de preuve, le document de destination est essentiel pour fournir une preuve suffisante du transport si l'acquéreur est chargé du transport des marchandises. D'un point de vue européen, ces déclarations écrites doivent être établies une fois par mois. En fait, les règles européennes restent assez strictes. La déclaration doit encore être complétée par au moins 2 autres documents (CMR signée, facture du transport, document d'assurance pour le transport, etc.), ces documents devant en outre provenir de différentes parties afin de constituer une preuve suffisante qui crée une présomption réfragable que les marchandises ont quitté le pays de départ. Ceci fait que la déclaration écrite européenne n'est pas tellement appliquée dans la pratique.
Toutefois, si un fournisseur vous demande de signer une telle déclaration, il nous semble indiqué de le faire. Tâchez cependant de limiter au maximum le travail administratif supplémentaire en demandant à votre fournisseur de déjà mentionner lui-même toutes les informations nécessaires (les plus délicates étant la date et le lieu d'arrivée et l'identification du moyen de transport) sur le document.
Le document de destination belge
Les règles belges en matière de TVA vont plus loin que les règles européennes et donnent une plus grande force probante au document de destination en cas d’expédition EXW/départ usine. Ce document peut ainsi servir de preuve autonome et ne doit pas nécessairement être complété par d'autres documents.
En outre, les règles belges autorisent également l'utilisation du document de destination si le transport est effectué par ou pour le compte du vendeur. Avec une copie de la facture du transport, le document de destination constitue alors une preuve suffisante, qui constitue une présomption réfragable.
Les fournisseurs belges qui vendent EXW ont, à notre avis, tout intérêt à demander à leurs clients de signer des documents de destination.
En cas de vente en chaîne (plusieurs ventes successives où il n'y a qu'un seul transport), le document de destination peut être établi par le cocontractant du fournisseur ou par l'acquéreur final des marchandises (dernier acquéreur dans la chaîne).
Le document de destination belge peut être établi globalement par acquéreur pour une période maximale de 3 mois. Il doit être daté, signé et renvoyé au fournisseur dans les trois mois suivant la période à laquelle le document se rapporte. La signature peut se faire par l'acquéreur lui-même mais aussi par une personne autorisée par lui, comme un comptable, un entrepositaire tiers, un employé de l'entrepôt, etc. Dans ce cas, la signature doit être précédée de la mention « au nom de l’acquéreur ».
À quoi peut vous servir un document de destination ?
Si, dans un contexte intracommunautaire, vous fournissez des biens à un client identifié dans un autre État membre, vous devez toujours apporter la preuve, au moyen d'un ensemble de documents, que les biens ont effectivement été transportés vers un autre État membre. En principe, vous devez toujours être en possession de tous les documents attestant le transport en dehors de la Belgique. En cas de contrôle, le fisc pourra examiner si le fournisseur a fourni des preuves suffisantes.
Le document de destination peut être utilisé par vous pour fournir cette preuve du transport, sans qu'aucun autre document supplémentaire ne doive être présenté. Ceci, bien sûr, pour autant que le document de destination ne soit pas en contradiction avec les autres pièces sous-jacentes à la vente (les contrats, les bons de commande, les factures et les pièces de paiement).
Que doit mentionner le document de destination ?
Le document de destination doit mentionner les informations suivantes :
- le nom, l'adresse et le numéro de TVA belge du vendeur ;
- le nom, l'adresse et le numéro de TVA de l’acquéreur dans l'État membre (autre que la Belgique) où il recevra les marchandises ;
- la confirmation que le document de destination concerne l'arrivée des biens dans le cadre d'une livraison intracommunautaire exonérée de TVA ;
- le lieu d'arrivée des biens (adresse en dehors de la Belgique) ;
- la dénomination usuelle et la quantité des biens et, s’il s’agit des moyens de transport, le numéro d'identification du moyen de transport ;
- la date et le numéro de la facture ou, si la facture n'a pas encore été émise, une autre référence explicitement liée à la facture ;
- la date de la réception des biens livrés.
Quand est-il intéressant d'utiliser un document de destination ?
Il est particulièrement intéressant d'utiliser un document de destination lorsque peu d'autres documents relatifs au transport intracommunautaire sont à votre disposition. Nous pensons en premier lieu à la situation dans laquelle votre client vient lui-même chercher les marchandises achetées en Belgique pour les ramener dans son propre État membre (livraison ‘départ usine’). Comme, dans ce cas, le transport est organisé totalement indépendamment de vous, il est souvent difficile d'avoir suffisamment de pièces justificatives concernant le transport. Toutefois, par le biais du document de destination, votre client peut vous confirmer que les marchandises sont bel et bien arrivées dans un autre État membre, ce qui constitue une présomption réfragable du transport en cas de contrôle.
Lorsque vous allez livrer les marchandises dans un autre État membre avec vos propres moyens de transport, le document de destination peut aussi avoir son utilité, car dans ce cas, par exemple, aucune facture d'une société de transport ne sera disponible. Vous pouvez alors présenter le document de destination à votre client dès l’arrivée. De cette façon, vous avez un certain degré de contrôle sur la signature de ce document. Une alternative est, ici aussi, un document de destination périodique.
… Et quand n'est-ce pas le cas ?
Si vous faites livrer des marchandises au destinataire dans un autre État membre par une société de transport, qui vous remet en outre toujours un document CMR signé pour réception des marchandises livrées, un document de destination n'apportera que peu de valeur ajoutée. La facture de la société de transport et le document CMR signé ainsi que le paiement du transport constituent en effet des preuves suffisantes que le transport a eu lieu.
Dans ce cas, il ne semble pas nécessaire (ni même utile) de demander un document de destination signé au destinataire des marchandises.
Dans de telles situations, un document de destination ne constituera qu'une charge administrative supplémentaire, tant pour vous comme vendeur que pour l’acheteur.
L’exemption de TVA s’applique-t-elle sans plus lorsqu'un document de destination est disponible ?
Dans la mesure où vous saviez ou auriez dû savoir que les biens vendus par vous resteraient en Belgique après la vente, même un document de destination signé ne peut servir de pièce justificative pour l’exemption de la TVA. Pensez à la situation où vous vendez à un entrepreneur polonais des matériaux de construction dont vous savez qu'ils seront utilisés sur un chantier en Belgique. Dans de tels cas, vous devrez toujours facturer la TVA belge (sauf dans les cas où une autre exemption de TVA s'applique).
Par ailleurs, en cas de contrôle, le fisc peut toujours apporter la preuve contraire que le document de destination est incorrect et que les marchandises ne sont pas arrivées comme il a été déclaré.
Conclusion
Dans certains cas, un document de destination peut certainement être un outil utile pour prouver facilement le transport intracommunautaire de biens. Il ne semble cependant pas nécessaire de faire signer le document de destination par l'acquéreur à chaque livraison intracommunautaire.
