Bij leveringen van goederen waarbij het vervoer verricht wordt door of voor rekening van de koper zorgen maandelijkse schriftelijke ontvangstbevestigingen ondertekend door de koper, in combinatie met andere documenten, voor een afdoende bewijs. Voor 1 januari 2020 hadden slechts een beperkt aantal landen een uitgewerkte regeling voor dergelijke attesten (bvb.: in België: het bestemmingsdocument, in Duitsland: de Gelangensbestätigung). Bij de invoering van de Europese regels in de Belgische wetgeving werd de Belgische regeling rond het bestemmingsdocument behouden als een alternatieve regeling. Deze blijkt in feite interessanter te zijn dan de Europese ontvangstbevestiging, die waarschijnlijk niet zo veel succes zal kennen. Toch laten relatief weinig Belgische ondernemingen een bestemmingsdocument ondertekenen door hun afnemers. Is dit terecht, of laten ze hiermee een opportuniteit liggen die veel discussie kan voorkomen bij controle?
De Belgische Administratie licht in de nieuwe uitgebreide circulaire 2020/C/50 van 2 april 2020 over intracommunautaire goederentransacties de rol van het bestemmingsdocument als bewijs voor het vervoer toe. De Belgische regeling erkent ook het belang van een bestemmingsdocument bij leveringen met vervoer door of voor rekening van de verkoper en gaat dus nog wat verder dan de Europese regels. We vatten de essentie voor u samen: Wanneer is een bestemmingsdocument voor u als leverancier interessant en wanneer niet?
Wat is de Europese schriftelijke ontvangstverklaring en wat moet u er mee doen indien u het toegezonden krijgt?
De “schriftelijke verklaring” bevestigt de ontvangst van goederen in een andere lidstaat en kan als een bijkomend bewijsmiddel dienen om de btw-vrijstelling van een intracommunautaire levering te staven bij leveringen met vervoer door de koper. Wie de vrijstelling intracommunautaire levering toepast, moet immers onder meer kunnen bewijzen dat de goederen naar een andere EU Lidstaat verzonden of vervoerd werden door of voor rekening van de verkoper of de koper. Wanneer u dergelijk bestemmingsdocument ontvangt van uw leverancier, vraagt deze dus de bevestiging dat de goederen die u bij hem heeft aangekocht zijn toegekomen in België. Onder de Europese bewijsregels is het bestemmingsdocument essentieel om een voldoende bewijs van het vervoer te leveren indien de koper instaat voor het vervoer van de goederen. Vanuit Europees oogpunt moeten deze schriftelijke verklaringen 1 maal per maand opgemaakt worden. In feit blijven de Europese regels vrij streng. De verklaring moet nog steeds aangevuld worden door minimaal 2 andere documenten (ondertekende CMR, vervoerfactuur, verzekeringsdocument voor het vervoer, …), waarbij deze documenten dan nog moeten uitgaan van verschillende partijen opdat ze een voldoende bewijs zouden kunnen vormen dat een weerlegbaar vermoeden creëert dat de goederen het land van vertrek verlaten hebben. Dit maakt dat de Europese schriftelijke verklaring in de praktijk niet zo veel toegepast wordt.
Als een leverancier u evenwel vraagt om een dergelijke verklaring te ondertekenen, lijkt het ons aangewezen om dit effectief ook te doen. Probeer de extra administratie wel zo veel mogelijk te beperken door uw leverancier te vragen om alle noodzakelijke informatie (de meest delicate zijn: datum en plaats van aankomst en identificatie van het vervoermiddel) zelf reeds op het document te willen vermelden.
Het Belgische bestemmingsdocument
De Belgische btw-regels gaan verder dan de Europese en kennen het bestemmingsdocument bij EXW/af fabriek zendingen een grotere bewijswaarde toe, waarbij het als een zelfstandig bewijs kan gelden, dat niet per se moet aangevuld worden met andere documenten.
Daarnaast staan de Belgische regels het gebruik van het bestemmingsdocument ook toe indien het vervoer verricht wordt door of voor rekening van de verkoper. Samen met een kopie van de factuur voor het vervoer vormt het bestemmingsdocument dan een afdoende bewijs, dat een weerlegbaar vermoeden vormt.
Belgische leveranciers die EXW verkopen hebben er o.i. alle belang bij om hun klanten te vragen om bestemmingsdocumenten te ondertekenen.
In het geval van een kettingverkoop (meerdere opeenvolgende verkopen waarbij er maar één vervoer plaatsvindt), kan het bestemmingsdocument worden opgesteld door de medecontractant van de leverancier of door de eindafnemer van de goederen (laatste afnemer in de ketting).
Het Belgische bestemmingsdocument mag globaal opgemaakt worden per afnemer voor een periode van maximaal 3 maanden. Het moet worden gedateerd, ondertekend en terug aan de leverancier worden bezorgd, binnen de drie maanden na de periode waarop het document betrekking heeft. De ondertekening mag gedaan worden door de afnemer zelf maar ook door een door hem gemachtigd persoon, bv. een accountant, een derde-entrepothouder, een magazijnmedewerker,…… De handtekening moet in dat geval worden voorafgegaan door de vermelding ‘in naam van de afnemer’.
Waarvoor kan u zelf een bestemmingsdocument gebruiken?
Indien uzelf in een intracommunautaire context goederen levert aan een in een andere lidstaat geïdentificeerde afnemer, dient u steeds aan de hand van een geheel van documenten het bewijs te leveren dat de goederen inderdaad naar een andere lidstaat werden vervoerd. In principe moet u steeds in het bezit zijn van alle documenten waaruit het vervoer buiten België blijkt. Bij controle kan de fiscus beoordelen of de leverancier het bewijs op voldoende wijze geleverd heeft.
Het bestemmingsdocument kan in dit verband door u gebruikt worden om dit bewijs van vervoer te leveren, zonder dat enig ander bijkomend document moet worden voorgelegd. Dit voor zover het bestemmingsdocument natuurlijk niet strijdig is met de andere onderliggende stukken aan de verkoop (de contracten, de bestelbonnen, de facturen en de betalingsstukken).
Wat moet het bestemmingsdocument vermelden?
Het bestemmingsdocument moet volgende gegevens vermelden:
- de naam, het adres en het Belgische btw-nummer van de verkoper;
- de naam, het adres en het btw-nummer van de afnemer in de lidstaat (andere dan België) waar hij de goederen zal ontvangen;
- de bevestiging dat het bestemmingsdocument betrekking heeft op de aankomst van goederen in het kader van een btw-vrijgestelde intracommunautaire levering;
- de plaats van aankomst van de goederen (adres buiten België);
- de gebruikelijke benaming en de hoeveelheid van de goederen en, indien het vervoermiddelen betreft, het identificatienummer van het vervoermiddel;
- de datum en het nummer van de factuur, of wanneer de factuur nog niet is uitgereikt, een andere referentie die ondubbelzinnig aan de factuur is verbonden;
- de datum van de ontvangst van de geleverde goederen.
Wanneer is een bestemmingsdocument interessant om te gebruiken?
Het is in het bijzonder interessant om gebruik te maken van een bestemmingsdocument wanneer weinig andere documenten voor u beschikbaar zijn met betrekking tot het intracommunautaire vervoer. Wij denken hierbij in eerste instantie aan de situatie waarin uw afnemer zélf de aangekochte goederen komt ophalen in België om ze terug naar zijn eigen lidstaat te brengen (levering ‘Ex works’). Aangezien het vervoer in dit geval volledig buiten u om wordt georganiseerd, is het vaak moeilijk om voldoende bewijsstukken te hebben van het vervoer. Via het bestemmingsdocument kan uw klant echter aan u bevestigen dat de goederen wel degelijk zijn toegekomen in een andere lidstaat en vormt dit een weerlegbaar vermoeden van het vervoer bij controle.
Ook wanneer u zelf met uw eigen transportmiddelen de goederen gaat afleveren in een andere lidstaat kan een het bestemmingsdocument een meerwaarde bieden, aangezien in dit geval bv. geen facturen van een transportfirma beschikbaar zullen zijn. Het bestemmingsdocument kan u dan meteen bij aankomst voorleggen aan uw afnemer. Op deze manier heeft u zelf enige mate van controle over de ondertekening van dit document. Alternatief is ook hier een periodiek bestemmingsdocument.
…. En wanneer niet?
Wanneer u goederen naar de ontvanger in een andere lidstaat laat leveren door een transportfirma, die u bovendien steeds een voor ontvangst ondertekend CMR-document bezorgt voor de afgeleverde goederen, zal een bestemmingsdocument weinig meerwaarde kunnen bieden. De factuur van de transportfirma en het ondertekende CMR-document en de betaling van het vervoer vormen hier immers voldoende bewijs dat het transport heeft plaatsgevonden.
In dit geval lijkt het niet nodig (of zelfs nuttig) om nog een ondertekend bestemmingsdocument op te vragen van de ontvanger van de goederen.
Een bestemmingsdocument zal in dergelijke situaties slechts een bijkomende administratieve last vormen zowel voor u als verkoper als voor de koper.
Kan zonder meer de btw-vrijstelling worden toegepast wanneer een bestemmingsdocument beschikbaar is?
Voor zover u echter wist of had moeten weten dat de door u verkochte goederen in België zouden blijven na de verkoop, kan zelfs een ondertekend bestemmingsdocument niet als bewijsstuk voor de btw-vrijstelling worden gebruikt. Denk hierbij aan de situatie waarbij u bouwmaterialen verkoopt aan een Poolse aannemer waarvan u weet dat deze materialen zullen worden gebruikt op een werf in België. In dergelijke gevallen dient u steeds Belgische btw aan te rekenen (uitgezonderd in de gevallen waarbij een andere btw-vrijstelling van toepassing is).
Verder kan de fiscus bij controle ook steeds het tegenbewijs leveren dat het bestemmingsdocument niet correct is en dat de goederen niet aangekomen zijn zoals verklaard.
Conclusie
In bepaalde gevallen kan een bestemmingsdocument zeker een nuttig instrument zijn om makkelijk het intracommunautair vervoer van goederen te bewijzen. Het lijkt evenwel niet nodig om het bestemmingsdocument bij elke intracommunautaire levering te laten ondertekenen door de afnemer.
