Le dépôt de documents en vue de leur publication au Moniteur belge devient plus complexe

La lutte contre la fraude au Moniteur n’est pas univoque

De nouvelles mesures pour les contrôles d’identité, de compétences et d’adresse du siège ont été mises en place dans le cadre de la lutte contre la fraude au Moniteur. Il n’y a toutefois pas d’uniformité entre les différents tribunaux de l’entreprise. Les procédures à suivre ne sont pas univoques et changent régulièrement. En outre, les directives, une fois publiées, ne se trouvent pas au même endroit dans tous les tribunaux de l’entreprise, ce qui ne favorise certainement pas la transparence et la sécurité juridique.

Les tribunaux de l’entreprise francophones de Bruxelles, du Brabant wallon, du Hainaut et de Liège disposent depuis longtemps de procédures similaires. L’arrondissement de Gand (provinces de Flandre orientale et occidentale) a renforcé les règles dans une directive datée du 1ᵉʳ avril 2022. Depuis lors, cette directive a été revue et adaptée chaque semaine. Les autres arrondissements vont probablement suivre.

Règles générales pour le dépôt de documents dans l’arrondissement de Gand

Dépôt par un professionnel

Depuis le 1eravril 2022, le dépôt de documents par un professionnel – notaire, avocat ou personne exerçant une profession économique, par exemple –, et donc non pas par la société elle-même, exige un certificat. Celui-ci doit contenir l’identificationde la personne qui dépose les documents et une copie de sa carte d’identité. Contrairement au procès-verbal, ce certificat peut être signé par voie électronique.

Cette procédure a depuis peu été renforcée. La personne qui signe le certificat doit disposer d’un numéro d’agréation auprès de l'Institute for Tax Advisors & Accountants (ITAA) ou de l’OVB (Orde van Vlaamse Balies).

Dépôt par un non-professionnel

Le dépôt de documents par un non-professionnel n’exige aucun certificat.

Si la personne est impliquée dans l’entreprise – en tant que fondateur ou administrateur, par exemple –, une preuve de son identité est requise. Elle peut pour ce faire présenter et remettre une copie lisible de ses documents d’identité personnels.

Si la personne n’est pas impliquée – par exemple un coursier ou un facteur dépourvu de toute responsabilité personnelle –, elle ne doit pas prouver son identité.

Vous devez également joindre au dépôt le procès-verbal original paraphé et signé. Veuillez noter que les signatures purement électroniques ne sont pas toujours acceptées. Vous pouvez remédier à l’absence de signature physique en faisant certifier le procès-verbal par une personne qui représente la société à l’extérieur conformément aux statuts ou qui dispose d’une procuration à cet effet.

Licenciement et (re)nomination

Vous devez déposer une copie de la carte d’identité de tous les administrateurs révoqués et nommés. Cette copie est également requise en cas de reconduction d’un mandat.

Vous devez également déposer le procès-verbal original. Celui-ci doit être paraphé non seulement par le bureau, mais aussi par les administrateurs révoqués et (re)nommés sur chaque page et entièrement signé sur la dernière page. Bien entendu, cela n’affecte en rien la signature de la liste de présence, que vous devez également déposer.

Transfert de siège

Une preuve supplémentaire est désormais demandée pour les dépôts effectués plus d’un mois après la date de la décision de transfert du siège. Il s’agit d’une copie de la preuve de propriété ou du contrat de location enregistré. Cela vaut également si le siège a déjà été transféré au moins deux fois dans l’année qui précède le transfert à publier. Ce durcissement s’explique par le fait que le tribunal de l’entreprise craint qu’en cas de transfert fréquent du siège, la société ne devienne introuvable tant pour les créanciers que pour l’administration.

Non-respect des directives ? Retour à la case départ !

Si les documents déposés au greffe ne sont pas conformes aux directives du tribunal de l’entreprise, le dépôt ne sera pas accepté. Les documents seront alors renvoyés à l’expéditeur. Si vous souhaitez malgré tout faire publier ceux-ci aux Annexes du Moniteur belge, vous devrez recommencer le dépôt entier conformément aux directives.

Vous avez des questions sur les directives en application dans votre arrondissement ? N’hésitez pas à contacter nos experts de l’équipe Business Legal.