Documenten neerleggen ter publicatie in het Belgisch Staatsblad wordt complexer

Strijd tegen staatsbladfraude verloopt niet eenduidig

In de strijd tegen staatsbladfraude gelden nieuwe maatregelen voor identiteits-, bekwaamheids- en zeteladrescontrole. Er is echter geen uniformiteit tussen de ondernemingsrechtbanken. De te volgen procedures zijn niet eenduidig en wijzigen regelmatig. De richtlijnen, voor zover al gepubliceerd, zijn bovendien niet voor elke ondernemingsrechtbank op dezelfde plaats te vinden. Dat komt de transparantie en de rechtszekerheid zeker niet ten goede.

De Franstalige ondernemingsrechtbanken van Brussel, Waals-Brabant, Henegouwen en Luik kennen al langer soortgelijke procedures. Het arrondissement Gent (provincies Oost- en West-Vlaanderen) verstrengde in een richtlijn van 1 april 2022 de regels. Sindsdien wordt deze richtlijn wekelijks herbekeken en aangepast. Wellicht zullen ook de andere arrondissementen volgen.

Algemene regels bij neerlegging van documenten in het arrondissement Gent

Neerlegging door een professional

Als een professional, zoals een notaris, advocaat of lid van een economisch beroep, en dus niet de betreffende vennootschap zelf, documenten neerlegt, is sinds 1 april 2022 een certificaat vereist. Dat moet de identificatie bevatten van de persoon die de documenten neerlegt en een kopie van diens identiteitskaart. In tegenstelling tot de notulen, mag dit certificaat wel elektronisch ondertekend zijn.

Sinds kort kent die procedure een bijkomende verstrenging. De persoon die het certificaat ondertekent, moet in het bezit zijn van een erkenningsnummer bij het Institute for Tax Advisors & Accountants (ITAA) of de OVB (Orde van Vlaamse Balies).

Neerlegging door een niet-professional

Legt een niet-professional de documenten neer, dan is geen certificaat vereist.

Is deze persoon betrokken bij de onderneming, bijvoorbeeld als oprichter of bestuurder, dan is een bewijs vereist van diens identiteit. Dat kan door voorlegging en overhandiging van een leesbare kopie van de persoonlijke identiteitsdocumenten.

Is deze persoon niet betrokken, denk bijvoorbeeld aan een koerier of postbode die geen persoonlijke verantwoordelijkheid draagt, dan moet die zijn of haar identiteit niet bewijzen.

Ook de origineel geparafeerde en ondertekende notulen moet u toevoegen bij de neerlegging. Let op, louter elektronische handtekeningen worden niet altijd aanvaard. Het ontbreken van een fysieke handtekening kan u oplossen door de notulen voor eensluidend te verklaren door een persoon die de vennootschap extern vertegenwoordigt volgens de statuten of die daarvoor een volmacht heeft.

Ontslagen en (her)benoemingen

U moet een kopie van de identiteitskaart neerleggen van alle ontslagen en benoemde bestuurders. Ook bij een herbenoeming is die kopie vereist.

Ook de originele notulen moet u neerleggen. Ze moeten niet alleen door het bureau, maar ook door de ontslagen en (her)benoemde bestuurders op elke bladzijde geparafeerd en op de laatste bladzijde voluit ondertekend zijn. Dat doet uiteraard geen afbreuk aan de ondertekening van de aanwezigheidslijst die u mee moet neerleggen.

Zetelverplaatsing

Voor neerleggingen die meer dan een maand na datum van de beslissing tot zetelverplaatsing gebeuren, wordt voortaan bijkomend bewijs gevraagd. Het gaat om een kopie van het eigendomsbewijs of de geregistreerde huurovereenkomst. Dat geldt ook wanneer de zetel gedurende het jaar voorafgaand aan de te publiceren zetelverplaatsing al minstens twee keer verplaatst werd. De reden voor deze verstrenging is dat de ondernemingsrechtbank vreest dat het vaak verplaatsen van de vennootschapszetel de vennootschap onvindbaar zou kunnen maken voor zowel schuldeisers als de overheid.

Richtlijnen niet gevolgd? Alles opnieuw!

Als de bij de griffie neergelegde documenten niet voldoen aan de richtlijnen van de ondernemingsrechtbank, wordt de neerlegging niet aanvaard. De documenten worden teruggestuurd naar de afzender. Wilt u ze alsnog laten publiceren in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, dan moet de volledige neerlegging opnieuw gebeuren volgens de richtlijnen.

Hebt u vragen over de richtlijnen die gelden in uw arrondissement? Aarzel dan niet om contact op te nemen met onze experten van Business Legal.