Est-il permis d’assurer le suivi de la messagerie d’un employé en son absence ?

Soyez prudent et vigilant

Vérifier et assurer le suivi de la messagerie d’un employé absent n’est pas forcément une bonne idée. Il est préférable de procéder avec prudence et vigilance. Il importe de trouver un équilibre entre vie privée et continuité.

• Vous devez, tout d’abord, observer un certain nombre de règles, en l’occurrence les règles du Règlement général sur la protection des données (RGPD), la réglementation belge en matière de communication électronique, ainsi que la CCT nationale n° 81. Celles-ci mettent l’accent sur la protection de la vie privée des employés.
• Le suivi doit également avoir un finalité légitime et se faire dans le respect des principes de proportionnalité et de transparence.
• Vous devez également informer à l’avance votre employé de l’utilisation de la messagerie, ainsi que de la procédure à suivre en cas d’absence.

En surveillant illégalement la messagerie de vos employés absents ou de vos anciens employés, vous vous exposez à des sanctions.

Que faire si votre employé est absent ?

L’absence (soudaine) d’un employé ne doit pas compromettre le bon fonctionnement de votre entreprise. Afin d’éviter cela, vous pouvez, en tant qu’employeur, assurer le suivi de la messagerie de votre employé absent.

La continuité de l’entreprise constitue donc une finalité légitime. Vous ne pouvez toutefois atteindre cette finalité que de manière transparente et proportionnée. La question de savoir si c’est le cas fait l’objet d’une évaluation concrète.

Prévention et équilibre entre les intérêts

Vous pouvez, en tant qu’employeur, prendre un certain nombre de mesures visant à renforcer votre position en cas de démêlé avec un employé, et notamment des mesures préventives pour rendre inutile ou limiter l’accès à la messagerie. Ou encore formuler une politique claire, désigner une personne de confiance autorisée à assurer le suivi de la messagerie, ou obliger vos employés de définir un message d’absence en cas d’absence.

Il est également préférable, avant de vous précipiter sur la messagerie de votre employé, de peser les intérêts. Combien de temps votre employé sera-t-il absent ? Certaines tâches doivent-elles obligatoirement faire l’objet d’un suivi ? Mieux vaut donc documenter les raisons pour lesquelles il importe que certains messages soient suivis et la manière dont cela se fera, afin d’en disposer en cas d’éventuelle discussion future.

Que faire si votre employé quitte l’entreprise ?

Si votre employé quitte l’entreprise, les mêmes règles de base s’appliquent : finalité légitime, transparence et proportionnalité.

Dans une décision datée du 29 septembre 2020, l’Autorité de protection des données (APD) a publié quelques orientations supplémentaires qui sont également pertinentes pour vous en tant qu’employeur.

1. En tant qu’employeur, vous êtes tenu de bloquer immédiatement la messagerie électronique d’un employé lorsque celui-ci cesse ses fonctions. Il est permis, en cas de nécessité absolue, d’encore envoyer des réponses automatiques pendant un mois. Dans certains cas, ce délai peut être porté à trois mois. L’ancien employé doit être informé de cette prolongation.
2. Vous devez donner à l’employé la possibilité de trier ses messages avant de quitter ses fonctions, et de supprimer les éventuels messages privés ou de transférer ceux-ci vers une messagerie personnelle.
3. Mieux vaut récupérer les messages importants pour la bonne marche de votre entreprise en présence de l’employé concerné.

Conseils pratiques

• Élaborez une politique claire en matière de messagerie. Cela permettra à vos employés de connaître les règles en application au sein de l’entreprise, une condition essentielle pour obtenir la transparence requise. Vous pouvez également inclure ces règles dans le règlement du travail. Les administrateurs ou autres employés indépendants doivent également obtenir les informations nécessaires.
• Assurez un suivi proportionné des messages. Ne les examinez pas tous, mais uniquement ceux qui sont en lien évident avec le travail.
• Demandez à vos employés de conserver les éventuels messages privés dans un dossier distinct. Vous éviterez ainsi de consulter des messages privés par accident.
• Demandez toujours à vos employés de rédiger, en cas d’absence, un message d’absence spécifiant qui est responsable des affaires urgentes durant leur absence.

Le suivi de la messagerie d’un employé absent ou d’un ancien employé n’est pas aussi simple qu’il y paraît. Veillez à avoir des accords clairs au sein de votre entreprise. Vous avez des questions quant à l’élaboration d’une bonne politique de messagerie ? Nos conseillers sont à votre disposition. N’hésitez pas à contacter HR Legal.