Overslaan en naar de inhoud gaan
#Tax & Legal #HR-Legal #Werknemers

Mag u de mails van een werknemer opvolgen bij afwezigheid?

donderdag 20/05/2021
Multi-ethnic teamwork in coworking office

Als uw werknemer afwezig is of het bedrijf verlaat, is het soms belangrijk de mailbox op te volgen zodat belangrijke of tijdsgevoelige zaken verder opgenomen worden. Maar mag dat wel? Het antwoord is genuanceerd.

Wees voorzichtig en doordacht

Zomaar de mailbox bekijken en opvolgen van een afwezige werknemer is geen goed idee. U gaat best voorzichtig en doordacht te werk. Er moet een balans zijn tussen privacy en continuïteit.

  • U moet om te beginnen een aantal regels in acht nemen nl. de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR), de Belgische regelgeving inzake elektronische communicatie en de nationale CAO nr. 81. Zij leggen de nadruk op de bescherming van de privacy van werknemers.
  • De opvolging moet ook met een rechtmatig doel gebeuren en alles moet proportioneel en transparant verlopen.
  • U moet uw werknemer ook vooraf inlichten over het gebruik van de mailbox en de procedure bij afwezigheid.

Volgt u op een onrechtmatige manier de mailbox van uw afwezige werknemers of ex-werknemers op, dan riskeert u sancties.

Wat als uw werknemer afwezig is?

De (plotse) afwezigheid van een werknemer mag er niet toe leiden dat de goede werking van uw onderneming in het gedrang komt. Om dat te vermijden, mag u als werkgever de mailbox van uw afwezige werknemer opvolgen.

De continuïteit van de onderneming is dus een gerechtvaardigd doel. Dat doel mag u wel enkel bereiken op een transparante en proportionele manier. Of dat het geval is, wordt concreet beoordeeld.

Preventie en belangenafweging

U kan als werkgever een aantal zaken doen om sterker in uw schoenen te staan als het tot een discussie komt met uw werknemer. Preventieve maatregelen nemen bijvoorbeeld om inzage in de mailbox onnodig te maken of te beperken. Denk aan een duidelijke policy, het aanduiden van een vertrouwenspersoon die de mailbox mag opvolgen en de verplichting voor uw werknemers om een out of office-bericht in te stellen bij afwezigheid.

En voor u in de mailbox van uw werknemer duikt, weegt u best de belangen af. Hoe lang zal uw werknemer afwezig zijn of hoe belangrijk is het dat bepaalde taken opgevolgd worden? Documenteer daarom best waarom het belangrijk is dat bepaalde mails worden opgevolgd en hoe dat zal gebeuren, zodat dit beschikbaar is bij eventuele toekomstige discussies.

Wat als uw werknemer het bedrijf verlaat?

Als uw werknemer het bedrijf verlaat, gelden dezelfde basisregels: een rechtmatig doel, de nodige transparantie en proportionaliteit.

De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) gaf in een beslissing van 29 september 2020 enkele bijkomende richtlijnen die ook voor u als werkgever van belang zijn.

  1. Als werkgever moet u de mailbox van een werknemer bij uitdiensttreding meteen blokkeren. Als het absoluut noodzakelijk is, mogen gedurende een maand nog automatische antwoorden verstuurd worden. In sommige gevallen kan dat verlengd worden tot drie maanden. De ex-werknemer moet van deze verlenging op de hoogte gebracht worden.
  2. U moet de werknemer voor hij of zij uit dienst treedt, de kans geven om zijn of haar mails te sorteren en eventuele privémails te verwijderen of door te sturen naar een persoonlijk e-mailadres.
  3. Mails die van belang zijn voor de goede werking van uw onderneming, recupereert u best in aanwezigheid van de betrokken werknemer.

Praktische tips

  • Stel een duidelijke e-mailpolicy op. Zo zijn uw werknemers op de hoogte van de regels die gelden binnen de onderneming. Dat is belangrijk voor de vereiste transparantie. U kan deze regels ook opnemen in het arbeidsreglement. Ook bestuurders of andere zelfstandige medewerkers moeten de nodige informatie ontvangen.
  • Volg de mails proportioneel op. Bekijk ze niet allemaal, maar enkel die waarvan het duidelijk is dat ze betrekking hebben op het werk.
  • Vraag uw werknemers om eventuele privémails in een aparte map te bewaren. Zo voorkomt u dat u toevallig privémails bekijkt.
  • Laat uw werknemers bij afwezigheid altijd een out of office-bericht instellen, waarin vermeld wordt wie verantwoordelijk is voor dringende zaken tijdens hun afwezigheid.

Het opvolgen van de mailbox van een afwezige of ex-werknemer is niet zo eenvoudig als het lijkt. Zorg voor heldere afspraken binnen uw onderneming. Hebt u vragen bij het opstellen van een degelijke e-mailpolicy? Onze adviseurs zijn er voor u. Aarzel niet om contact op te nemen met HR-Legal.

Neem contact op met één van onze adviseurs

Saskia Lombaerts

Saskia Lombaerts

Director Tax & Legal

Contact