Le fisc intervient : les vélos de société sont désormais au centre de l'attention

Depuis le 1er janvier 2024, il est obligatoire de déclarer l'avantage de toute nature dont bénéficie un salarié ou un dirigeant d'entreprise pour la mise à disposition gratuite d'un vélo de société, ainsi que le montant total des indemnités vélo perçues pour les déplacements entre le domicile et le lieu de travail, sur une fiche fiscale (281.10 ou 281.20). Cela permettra aux autorités fiscales de vérifier (plus facilement) s'il s'agit d'avantages et d’indemnités exonérés ou s'ils sont imposables.

Changements dans la législation

Uniquement en cas de déduction de frais professionnels forfaitaires et non réels

En raison d'une modification législative (de l'article 38, §1er, premier alinéa, 14° du Code des impôts sur les revenus 1992), l'exonération fiscale de l'avantage de toute nature du vélo de société et l'exonération fiscale de l'indemnité vélo à partir du 1er janvier 2024 ne sont possibles que pour les contribuables qui optent pour le système de la déduction des frais professionnels forfaitaires (pour l'année de revenus 2024, ce forfait s'élève à 5 750 euros).

Les contribuables qui optent pour la déduction des frais professionnels réels sont donc automatiquement exclus du régime d'exonération. Dans ce cas, les indemnités vélo accordées au travailleur ou au dirigeant d’entreprise et/ou l’avantage du vélo de société constituent un revenu professionnel imposable au taux progressif. Les frais réels du vélo (et des déplacements) sont alors déductibles.

Nouvelle base imposable de l’indemnité vélo

Par ailleurs, depuis le 1er janvier 2024, le montant de base à indexer de l'indemnité kilométrique a été porté à 0,177 euro, encourageant ainsi l'utilisation du vélo. Auparavant, ce montant était encore de 0,145 euro. Par exemple, pour l'année de revenus 2024 (exercice d'imposition 2025), l'indemnité kilométrique indexée est de 0,35 euro par kilomètre parcouru.

Plafond d'exonération de l'indemnité vélo

Ce qui est nouveau, c'est qu'un plafond s'appliquera dorénavant à l'indemnité vélo qui peut être perçue par contribuable et par période imposable avec exonération d'impôt. Ce plafond a un montant de base indexable de 1 285 euros. Pour l'année de revenus 2024 (exercice d'imposition 2025), le plafond indexé est de 2 500 euros. Si le montant maximum de 0,35 euro/km mentionné ci-dessus était accordé, cela signifie qu'une indemnité vélo exonérée pourrait être accordée pour quelque 7 142 kilomètres, ce qui correspond à une distance domicile-travail de 16 kilomètres (aller simple) pour un trajet quotidien pendant 220 jours par an.

Seule la partie de l'indemnité vélo qui ne dépasse pas le plafond annuel d'exonération constitue un revenu non imposable.

Possibilité de contrôle des autorités fiscales en raison de la nouvelle obligation de fiche

Pour pouvoir contrôler les nouvelles conditions, depuis 1er janvier 2024, il est obligatoire de déclarer l’avantage du vélo de société et le montant total des indemnités vélo perçues sur une fiche fiscale (281.10 ou 281.20).

En outre, l'avantage à déclarer pour le vélo de société doit être déterminé en fonction de la valeur réelle chez le bénéficiaire, ce qui signifie qu'il doit correspondre au coût total (du vélo, mais aussi des accessoires, de l'entretien, de l'assurance, etc.) que le bénéficiaire aurait dû supporter s'il avait dû financer lui-même l'avantage. Toutefois, contrairement à l'exonération de l'indemnité vélo, l'exonération fiscale de l'avantage du vélo d'entreprise n'est pas plafonnée.

Dans tous les cas, le montant total des indemnités vélo perçues et/ou l’avantage du vélo de société dans son ensemble doivent figurer sur les fiches fiscales susmentionnées.

Mais comme le contrôle de l'exonération ne peut se faire qu'au niveau de la déclaration à l'impôt des personnes physiques, l'indemnité vélo et l'avantage du vélo de société ne sont pas pris en compte pour la base de calcul du précompte professionnel et aucun précompte professionnel n'est donc dû à ce titre.

Cette nouvelle obligation de fiche permettra à l'administration fiscale, lors de l’établissement de l'impôt sur le revenu, de vérifier si un contribuable ne bénéficie pas deux fois de l'avantage fiscal, en profitant d'une part de l'avantage non imposable du vélo de société et en déduisant d'autre part ses frais de vélo par le biais de la déduction des frais professionnels réels. Elle permet également aux autorités fiscales de vérifier plus facilement si la limite des indemnités kilométriques et le plafond annuel d'exonération ne sont pas dépassés.

S'il y a, pour l'année de revenus 2024 (exercice d'imposition 2025), une indemnité kilométrique supérieure à 0,35 euro par kilomètre parcouru ou si le plafond d'exonération de 2 500 euros est dépassé, cela constituera bien un revenu professionnel imposable pour le travailleur salarié ou le dirigeant d'entreprise pour la partie excédentaire.

Qu'est-ce que cela signifie pour vous et votre entreprise ?

Pour les employeurs et les secrétariats sociaux, la nouvelle obligation de fiche entraînera de nombreuses démarches administratives supplémentaires.

Pour les travailleurs et dirigeants d’entreprise cyclistes, l'augmentation de l'indemnité kilométrique maximale est une bonne chose. Toutefois, certains d'entre eux verront désormais le montant de l’indemnité plafonné. Cela nous semble être une évolution curieuse et malheureuse qui n'encourage pas vraiment l'utilisation du vélo comme moyen efficace, sain et respectueux de l'environnement pour se déplacer entre le domicile et le lieu de travail.

Vous avez des questions sur cette matière fiscale et ses implications pour votre entreprise ? Nos experts sont à votre service.