Tips & tricks tijdens vakantieperiodes

Houd de vakantieteller bij

In België geldt een verbod op het overdragen van wettelijke vakantiedagen. Werknemers moeten in principe hun wettelijke vakantiedagen verplicht opnemen voor het einde van het jaar. Gebeurt dat niet, dan riskeert u als werkgever financiële sancties.

Enkel wanneer uw werknemer niet in de mogelijkheid is om zijn of haar vakantiedagen op te nemen, omwille van bijvoorbeeld zwangerschapsrust of arbeidsongeschiktheid, kan u als werkgever de resterende vakantiedagen op het einde van het jaar uitbetalen. Sinds 2024 heeft de werknemer dan nog een periode van 24 maanden om deze onbetaalde vakantiedagen zelf op te nemen.

Spoor tijdig uw werknemers aan om hun hoofdvakantie in te plannen, zodat de opname van de resterende vakantiedagen gespreid is over de laatste maanden van het jaar. Zo vermijdt u dat te veel van uw werknemers eind december afwezig zijn om hun saldo aan vakantiedagen op te nemen. En voorkomt u ook dat u niet in regel bent met de Belgische wetgeving omdat de vakantiedagen niet tijdig opgenomen konden worden.

Maak heldere afspraken

De opname van vakantie door uw werknemers mag er niet voor zorgen dat de werking van uw onderneming in het gevaar komt. Hoewel werknemers recht hebben op hun vakantiedagen, mogen ze deze dagen niet zomaar naar believen opnemen. Het is altijd aan u als werkgever om uw goedkeuring te geven voor de voorgestelde data.

U kan problemen voorkomen door duidelijke afspraken op te nemen in het arbeidsreglement over de opname van vakantiedagen. Bepaal bijvoorbeeld dat:

• Uw werknemers minimaal 2 weken vakantie moeten nemen in de zomermaanden
• 3/4 van de vakantiedagen voor eind september opgenomen moeten zijn
• Uw werknemers hun vakantie minimaal 3 weken op voorhand moet aanvragen volgens een bepaalde procedure
• Er een zekere minimale bezetting moet zijn tijdens de zomermaanden

Voorzie een cascadesysteem

Voorzie in uw arbeidsreglement een cascadesysteem voor de opname van de vakantiedagen, eventuele extralegale dagen en eventuele inhaalrustdagen. De wet verbiedt de overdracht van extralegale dagen naar volgend jaar niet. Laat uw werknemers die dus pas als laatste opnemen. Inhaalrustdagen moeten ze daarentegen wel verplicht op jaarbasis opnemen, zodat de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur gerespecteerd wordt.

Wat bij ziekte?

Wordt uw werknemer ziek voor de start of tijdens zijn of haar vakantie? Als hij of zij tijdig en correct een ziektebriefje binnenbrengt, worden de vakantiedagen van het attest omgezet naar ziektedagen. Neem daarover zeker iets op in uw arbeidsreglement.

Studenten en flexi-jobbers

EHBO (Eerste Hulp Bij Overbruggen van vakantieperiodes) nodig? De meeste werknemers gaan op vakantie in de zomer. Om hun werk op te vangen, kan u een beroep doen op tijdelijke werkkrachten. Als u studenten of flexi-jobbers inzet, kan dat op een sociaal en fiscaal voordelige manier. De laatste jaren zijn beide systemen uitgebreid en toegankelijker gemaakt. Hou wel rekening met de specifieke formaliteiten die gelden voor studenten en/of flexi-jobbers.

Goed om te weten

• Het aantal sectoren waarin u flexi-jobbers kan tewerkstellen is de laatste jaren uitgebreid. Ga dus na of dat in uw onderneming mogelijk is. In het regeerakkoord gaf de regering bovendien al aan dat ze de mogelijkheid tot flexi-job wil opentrekken naar alle sectoren, met de mogelijkheid van een opt-out. Daarnaast wil de regering het jaarlijks flexi loonplafond optrekken van 12.000 naar 18.000 euro. Het is wel nog wachten tot deze intenties effectief wetgeving worden.
• De grens voor studentenarbeid werd opgetrokken tot maximaal 650 uur per jaar. Studenten en werkgevers genieten dus langer van een voordelige behandeling van het studentenloon.
• De RSZ lanceerde onlangs een online platform. U kan daar eenvoudig zelf nagaan of de kandidaat in aanmerking komt voor een tewerkstelling als student of flexi-jobber.

Hebt u vragen of wenst u hulp? We helpen u met plezier. Neem gerust contact met ons op.