- Disposez-vous des outils adéquats pour gérer les liquidités de votre entreprise ?
- Comment utiliser des prévisions en continu sur 13 semaines pour prendre de meilleures décisions ?
Pour les activités qui relèvent du fonctionnement quotidien, il existe des techniques soigneusement conçues qui permettent de planifier les entrées et les sorties de fonds, de se faire une idée des liquidités et de leur disponibilité, de gérer les besoins à court terme et, enfin, de prendre des décisions à moyen terme.
Les points qui suivent devraient être des pratiques intégrées à votre routine et des moteurs bien connus de votre gestion globale des liquidités :
- Discutez avec vos principaux clients et fournisseurs. Tentez d’évaluer leur santé financière et comment ils vont s’adapter à la réalité nouvelle.
- Améliorez vos contrôles de crédit. Fixez des limites, communiquez-les et mettez tout en œuvre pour les respecter.
- Méfiez-vous des commandes ou demandes de service sortant de l’ordinaire ou risquées. Insistez pour obtenir des paiements anticipés.
- Consacrez du temps chaque jour à des entretiens de recouvrement. Ce processus devrait se dérouler sans heurts. Désignez aussi une personne chargée d’accélérer le recouvrement des dettes. Veillez à ne pas devenir la banque d’autrui.
- Tachez de résoudre rapidement les litiges concernant les factures et les questions des clients.
- Vérifiez les conditions de paiement de vos fournisseurs et cherchez des possibilités pour économiser de l’argent en négociant des remises ou en obtenant des délais de paiement plus long.
- Parlez à votre banquier dans le but de voir si vous pouvez disposer d’un financement supplémentaire.
Les liquidités dans des circonstances exceptionnelles
Que faire si vous vous retrouvez dans une situation exceptionnelle ? Comment devez-vous agir en cas de crise, si le « business as usual » disparaît et que la gestion quotidienne ne s’avère plus du tout suffisante ? Dans ces moments-là, plus que jamais il faut faire tout le nécessaire pour disposer de liquidités suffisantes pour garantir le bon déroulement des activités de l’entreprise. Les prévisions de trésorerie, et en particulier les prévisions en continu (ou Rolling forecast) sur 13 semaines, constituent des outils essentiels et extrêmement précieux pour générer la vision indispensable à la gestion de votre cash-flow dans ces périodes de turbulences.
Des prévisions de trésorerie en continu sur 13 semaines fournissent un aperçu de la période allant de la semaine suivante jusqu’à la fin du trimestre. Ces prévisions sont probablement moins précises que les informations dont vous disposez cette semaine ou la semaine prochaine, mais il s’agit d’un excellent outil qui vous permet d’ajuster chaque semaine les hypothèses des prévisions. Ce qui vous permet de vous adapter directement à un environnement en constante évolution.
Les éléments clés pour obtenir de bonnes prévisions :
Connaissez l’histoire de votre entreprise
Comprenez les pratiques et tendances antérieures en matière de recouvrement et de conditions de paiement. Les certitudes n’existent évidemment pas mais les expériences passées sont un bon point de départ.
Connaissez l’écosystème
Envisagez des changements éventuels dans l’environnement et les activités de votre entreprise. Parlez à vos principaux clients, fournisseurs et concurrents et procurez-vous des informations en temps réel sur la réalité du terrain.
Faites preuve de discipline
Soyez prudent et consciencieux quand vous donnez des prévisions concernant vos activités financières, ou lorsque vous les évaluez et actualisez. Les prévisions doivent être revues et évaluées en temps réel en collaboration avec votre équipe de direction et votre (ou vos) conseiller(s). Instaurez la discipline indispensable pour évaluer ces informations et utilisez-les pour prendre des décisions de gestion avec effet immédiat.
Impliquez les bonnes personnes
Malgré l’importance des systèmes, c’est véritablement l’implication et le sentiment « d’ownership » de votre équipe de direction qui vont déterminer le succès de votre processus de prévision de trésorerie. Impliquez les bonnes personnes clés si vous désirez vraiment effectuer des changements et veillez à ce que cette décision soit portée par le plus grand nombre.
Des prévisions de trésorerie en continu sont très précieuses dans la prise de décision. Même si elles ne sont pas toujours d’une précision irréprochable, elles sont malgré tout nettement plus rigoureuses que la boule de cristal de Madame Soleil. Après tout, elles sont d’une grande utilité pour identifier les tendances, comprendre le calendrier estimé des besoins en liquidités et en guise d’outil d’évaluation des changements opérationnels.
Vos équipes de direction devront discuter des risques et déterminer les ressources requises pour éviter les problèmes potentiels ou saisir au mieux les opportunités, le tout, en se basant sur les prévisions. En procédant de la sorte, vous créerez un environnement propice pour développer et exécuter la stratégie judicieuse et les plans adéquats.
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