Overslaan en naar de inhoud gaan
#Tax & Legal #HR Legal #Werknemers

Arbeidsreglement: noodzakelijk kwaad of nuttig instrument?

maandag 26/04/2021
Business persons talking in the office

Zodra u één werknemer tewerkstelt, moet u een arbeidsreglement opstellen. En best één volgens de regels van de kunst, anders riskeert u een boete.

Toch is zo’n arbeidsreglement veel meer dan pure administratie. U kunt er belangrijke collectieve afspraken in vastleggen die uw onderneming én uw werknemers ten goede komen.

Wettelijk verplicht vanaf één werknemer

Een arbeidsreglement is een verplicht document dat de regels bepaalt die gelden in de arbeidsrelatie tussen u, als werkgever, en uw werknemer(s). Zodra u één werknemer tewerkstelt, zowel in de privé- als de publieke sector, moet u een arbeidsreglement voorzien.

Geldigheidsvoorwaarden van een arbeidsreglement

  • Inhoudelijk alle verplichte vermeldingen bevatten
  • Ingevoerd zijn volgens de wettelijke procedure
  • Bijgehouden worden op de plaats van tewerkstelling

Houd uw arbeidsreglement up-to-date

Het arbeidsrecht is voortdurend in verandering en al die nieuwigheden moet u als werkgever in het arbeidsreglement verwerken. Denk onder meer aan de meest recente opzeggingstermijnen. Of het feit dat u volgens de ‘wet werkbaar en wendbaar werk’ niet meer alle deeltijdse uurroosters moet opnemen. Een algemeen kader voor variabele deeltijdse arbeid, afspraken over occasioneel telewerk: het moet allemaal in uw arbeidsreglement staan.

Wat als uw arbeidsreglement niet in orde is?

Heeft uw onderneming geen, een onvolledig of een verouderd arbeidsreglement? Werd het niet ingevoerd volgens de wettelijke procedure? Dan riskeert u een sanctie. Dat is ofwel een strafrechtelijke geldboete van 400 tot 4.000 euro, ofwel een administratieve boete van 200 tot 2.000 euro. Komt de overtreding aan het licht na een inspectie, dan krijgt u meestal wel de kans om u in regel te stellen en het arbeidsreglement in orde te brengen. Maar dat is zeker niet altijd het geval.

Welke voordelen biedt een arbeidsreglement uw onderneming?

Een arbeidsreglement opstellen, wijzigen of up-to-date houden vraagt wat administratie, maar levert uw bedrijf ook voordelen op. U kunt gemakkelijk bepaalde regelingen collectief opleggen zonder dat u met elk van uw werknemers afzonderlijk tot een akkoord moeten. Sommige van onderstaande regelingen kunt u als werkgever trouwens enkel invoeren in uw onderneming via een arbeidsreglement, en niet via een individuele arbeidsovereenkomst.

Financiële voordelen

  • Stel de betaling van het loon uit tot de 7de werkdag van de maand volgend op de maand waarop de prestaties betrekking hebben.
  • Neem de verplichting op tot onmiddellijke terugbetaling van onrechtmatige betalingen.

Optimalisatie en vereenvoudiging van arbeidstijdorganisatie

  • Werk een regeling van arbeidsduurvermindering uit op basis waarvan de effectieve wekelijkse arbeidsduur verhoogd kan worden als inhaalrustdagen toegekend worden.
  • Voer een flexibele arbeidsregeling in waarbij de normale wekelijkse arbeidsduurgrenzen overschreden mogen worden zonder dat u als werkgever overloon verschuldigd bent.
  • Bepaal de manier, de termijn en de modaliteiten om jaarlijkse vakantie op te nemen, waarbij uw onderneming bepaalde regelingen oplegt zoals een collectieve sluitingsperiode, een minimale bezettingsgraad per afdeling...

Betere afstemming werk- en privéleven

  • Voer glijdende uurroosters in.
  • Stel vervangende feestdagen vast zodat uw onderneming de brug kan maken tussen een weekend en een feestdag.
  • Maak afspraken over occasioneel of structureel telewerk, zoals de tijdsvakken waarin uw werknemers telefonisch of per e-mail bereikbaar moeten zijn.

Verlaging absenteïsme

  • Verplicht het voorleggen van een medisch attest vanaf de eerste dag afwezigheid.
  • Verplicht aanwezigheid tijdens een bepaald tijdvak op de verblijfplaats voor een medische controle (zelf al vermeldt het medisch attest dat de werknemer de woonplaats mag verlaten).

Sensibilisering van uw werknemers

  • Voer een tuchtsanctieregeling in waardoor u o.m. geldboetes of een schorsing kunt opleggen.
  • Voer neutrale kledingvoorschriften in op religieus, politiek en filosofisch vlak.
  • Omschrijf de dringende redenen op grond waarvan de arbeidsovereenkomst onmiddellijk en zonder enige opzeggingsvergoeding beëindigd kan worden. Al blijven de arbeidsrechtbanken bevoegd om de dringende reden te beoordelen, toch houdt de rechter rekening met het arbeidsreglement. Denk aan:
    - Uw werknemer laat zich op sociale media negatief uit over uw onderneming;
    - De veiligheidsvoorschriften worden niet nageleefd;
    - Uw werknemer gaat nonchalant om met vertrouwelijke informatie;
    - Dronkenschap op het werk en/of agressief gedrag (zowel verbaal als fysiek);
    - Niet-correct gebruik prikklok;

Benut uw arbeidsreglement optimaal

Zorg dat uw arbeidsreglement wettelijk in orde is en vorm het om tot een interessant instrument. Onze adviseurs staan alvast klaar om u met beide aspecten te helpen. Aarzel niet om contact op te nemen met HR Legal.

Moet ik mijn arbeidsreglement aanpassen als ik maatregelen neem om mijn onderneming coronaveilig te maken?

En mag u als werkgever uw werknemers verplichten vakantie op te nemen als dat niet in het arbeidsreglement staat? 

Neem contact op met één van onze adviseurs

Saskia Lombaerts

Saskia Lombaerts

Director Tax & Legal

Contact