Financiën, fiscaliteit en accountancy

Aandacht voor de informatiebehoefte

Voor lokale besturen zijn veel boekhoudprincipes en -normen vastgelegd in de beleids- en beheerscyclus (BBC). Bovendien is de keuze aan boekhoudsoftware eerder beperkt. Het vinden van een juist evenwicht tussen het financiële en het beleidsmatige luik bij de opbouw van de budgetsleutel is essentieel en wordt mede bepaald door de informatiebehoefte van uw bestuur.

Bij het opzetten van een analytische boekhouding moet de nodige aandacht worden besteed aan:

• Het doel: Wat willen we bereiken met de analytische boekhouding?
• De weg: Hoe vertalen we dit in een duidelijke structuur?
• De bestemming: De uiteindelijke integratie in het boekhoudsysteem en de processen.

Bij het opzetten van een boekhoudkundige en administratieve organisatie moet rekening worden gehouden met de specifieke situatie van het bestuur. Door de juiste keuzes te maken, legt u een solide basis voor een effectieve (analytische) boekhouding die waardevolle inzichten biedt voor uw organisatie.

Bij deze oefening moeten steeds een aantal afwegingen worden gemaakt:

• Wegen de voordelen (informatiebehoefte) van een analytische boekhouding op tegen de nadelen (implementatiekosten, stijgende complexiteit in de dagelijkse verwerking, …)?
• Is de structuur flexibel genoeg voor toekomstige wijzigingen?
• Is de structuur niet onnodig complex?
• …

Als expert en compagnon de route kunnen wij u ondersteunen bij het opzetten van de boekhoudkundige en administratieve organisatie en het maken van de juiste afwegingen.

Lokale besturen maken conform de BBC-regelgeving een meerjarenplan op met beleidsdoelstellingen en acties. Ze registreren wat ze doen in de boekhouding en rapporteren hierover zowel tussentijds als via de jaarrekening. Het meerjarenplan bevat de beleids- en financiële planning voor zes jaar en bestaat uit een strategische nota, een financiële nota en een toelichting. Het is met andere woorden de vertaling van het beleidsluik naar het financieel luik, waarbij de doelstellingenboom wordt omgezet in concrete acties.

Financiële haalbaarheid als hoeksteen
Een financieel haalbaar meerjarenplan vormt de basis van een realistisch beleid. Een goede opvolging van de financiële toestand vereist allereerst een correct referentiekader. Een evenwichtige toewijzing van de middelen is essentieel en stelt het lokaal bestuur in staat om budgetten nauwkeurig te koppelen aan beleidsdoelstellingen en actieplannen. Dit resulteert in een financieel duurzaam plan dat ruimte biedt voor verantwoorde groei.

Op basis van de vastgestelde prioriteiten voeren wij een uitgebreide financiële analyse uit om de investeringscapaciteit en potentiële risico’s in kaart te brengen. Dit helpt bij een evenwichtige toewijzing van middelen en stelt de gemeente in staat om beleid effectief te koppelen aan concrete acties.

Daarnaast toont het meerjarenplan ook ‘de staat van het financieel evenwicht’, opgesplitst in:

• Toestandsevenwicht: Het beschikbare budgettaire resultaat.
• Structureel evenwicht: De gecorrigeerde autofinancieringsmarge.

Van doelstelling naar transactie
Het omzetten van de doelstellingenboom in concrete transactiekredieten is vaak geen evidente oefening. Met andere woorden: Wat gaan we als lokaal bestuur doen, en wanneer? Dit vormt steevast een grote uitdaging voor beleid en bestuur.

Onze rol als partner
Als expert en compagnon de route ondersteunen wij u in elke fase van de opmaak van het meerjarenplan. Wij begeleiden lokale besturen doorheen het volledige proces van de opbouw of aanpassing van meerjarenplan of budget. Daarnaast voeren wij een grondige controle uit vóór de finalisatie van het meerjarenplan om de juistheid van de belangrijkste transacties en logische samenhang te waarborgen.

Aandacht voor een correcte presentatie financiële situatie

Lokale besturen stellen conform de BBC-regelgeving een meerjarenplan op met beleidsdoelstellingen en acties. Zij registreren hun activiteiten in de boekhouding en rapporteren daarover zowel tussentijds als via de jaarrekening. Afhankelijk van de specifieke situatie van de entiteit resulteert dit in:

1. Een jaarrekening volgens de BBC-regels.
2. Een jaarrekening volgens het NBB-schema (zoals voor ‘private’ vennootschappen).
3. Een combinatie van beide.

Boekhouding op maat
Elk type boekhouding heeft specifieke aandachtspunten en valt onder zijn eigen regelgeving. Dankzij onze uitgebreide expertise in lokale besturen en onze directe contacten met ABB, de FOD Financiën en softwareleveranciers, kunnen wij op een (pro)actieve manier aandachtspunten en risico’s signaleren en afstemmen.

Pragmatische ondersteuning
Wij benaderen het afsluitproces als een samenwerking, op een laagdrempelige en toegankelijke manier. Onze werkwijze is pragmatisch, met een intensieve betrokkenheid van de medewerkers van de (financiële) dienst. Dit zorgt niet alleen voor transparante communicatie, maar ook voor kennisdeling en opleiding. Onze doorgedreven kennis van verschillende softwarepakketten vormt hierbij een belangrijke meerwaarde.

Onze rol als partner
Als expert en compagnon de route ondersteunen wij u in elke fase van het afsluitproces, afgestemd op uw specifieke behoeften. Of het nu gaat om een korte aftoetsing of de volledige begeleiding van het afsluitproces, onze focus ligt op een nauwkeurige opmaak van de jaarrekening(en) en een heldere presentatie.

Onze ondersteuning omvat:

• Tussentijdse controles ter voorbereiding van de eindejaarsafsluiting.
• Verwerking van opmerkingen van de toezichthoudende overheid.
• Opmaak en neerlegging van de statutaire jaarrekening.
• …

Met onze aanpak zorgen wij ervoor dat uw afsluitproces efficiënt, correct en in lijn met de regelgeving verloopt.

Aandacht voor de naleving van fiscale formaliteiten

De fiscaliteit voor Vlaamse lokale besturen is de afgelopen jaren aanzienlijk complexer geworden, zowel op het vlak van directe als indirecte belastingen:

• Directe belastingen: vennootschaps- en rechtspersonenbelasting, aangifte van roerende voorheffing, bedrijfsvoorheffing, fiscale fiches, …
• Indirecte belastingen: diverse btw-aspecten specifiek voor de publieke sector en haar verzelfstandigde entiteiten. Het kennen van uw btw-statuut is essentieel om aan de fiscale verplichtingen te voldoen.

Onze ondersteuning
Als expert en compagnon de route begeleiden wij lokale besturen bij uiteenlopende fiscale uitdagingen. Onze diensten omvatten onder meer:

• Uitvoeren van een fiscale scan om uw statuut en bijhorende verplichtingen in kaart te brengen.
• Controleren, opmaken en indienen van periodieke btw-aangiften.
• Opstellen en indienen van aangiften voor vennootschapsbelasting of rechtspersonenbelasting.
• Berekenen en bijsturen van prijssubsidies.
• Ondersteunen bij vragen om inlichtingen of bij controles door de fiscale administratie (btw, vennootschapsbelasting, …).
• Aanvragen van (voorafgaande) akkoorden bij de administratie of de Dienst Voorafgaande Beslissingen.
• Ad hoc advies rond boekhoudkundige en fiscale topics.
• …

Pragmatische en proactieve aanpak
Wij bieden niet alleen ondersteuning bij naleving van fiscale formaliteiten, maar zorgen ook voor transparantie, kennisdeling en een pragmatische aanpak. Onze expertise stelt u in staat fiscale verplichtingen efficiënt en correct af te handelen, zodat u zich kan focussen op de kernactiviteiten van uw bestuur.

Aandacht voor de informatiebehoefte

Het Decreet Lokaal Bestuur (DLB) bevat momenteel geen concrete bepalingen over managementrapportering of het opzetten van een managementinformatie- en rapporteringssysteem. Het is aan de lokale besturen zelf om de invulling van de organisatiebeheersing binnen hun bestuur vorm te geven. Dit betekent dat de inhoud en vorm van managementrapporten, evenals de wijze van rapporteren, afhankelijk zijn van factoren zoals beschikbare rapporteringstools, data, en personeelscapaciteit binnen elk bestuur.

De wettelijke verplichtingen rondom de jaarrekeningen bieden vaak onvoldoende of onvolledige informatie. Om een gedegen financieel beleid te voeren, is er behoefte aan gerichte interne en externe rapportages die nauwkeurig, tijdig en relevant zijn.

Onze ondersteuning
Wij denken onder andere aan de volgende rapportages:

• Halfjaarlijkse en kwartaalrapportages: updates over de financiële toestand en actiepunten binnen de entiteit.
• Kasstroomoverzichten en debiteurenanalyses: ter ondersteuning van effectief liquiditeitenbeheer.
• Budgetrapportages: ter monitoring van prestaties en het nemen van corrigerende maatregelen.
• Kostenanalyses: inzicht in variabele en vaste kosten om efficiëntie en winstgevendheid te verbeteren.
• Managementrapportages: met belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) en trends in financiële gegevens.
• Rapportering ter verantwoording van ontvangen subsidies van externe partners of hogere overheden.
• …

Proactieve en maatwerkbenadering
Als expert en compagnon de route kunnen wij lokale besturen ondersteunen bij het opstellen van zowel interne als externe rapportages. Deze rapporten helpen bestuurders om geïnformeerde beslissingen te nemen en het financieel beleid op de juiste koers te houden.

Aandacht voor capaciteit

De arbeidsmarkt kampt met een grote krapte, en net zoals de privé-sector, ondervinden ook lokale besturen moeilijkheden bij het aantrekken en behouden van geschikt personeel. Er zijn verschillende redenen waarom tijdelijke mankracht nodig kan zijn, zoals vervangingen door ziekte, eenmalige projecten of personeelsverloop. Dit leidt vaak tot een behoefte aan extra ondersteuning.

Het is cruciaal om te kunnen rekenen op een partner die niet alleen uw specifieke noden begrijpt, maar ook de sector goed kent, zodat snel en efficiënt kan worden geschakeld.

Onze aanpak
Bij Moore Public kunt u rekenen op de juiste expertise, ervaring en persoonlijkheid om zowel operationele als strategische taken in te vullen. Wij bieden een praktijkgerichte en pragmatische aanpak, met speciale aandacht voor kennisoverdracht, zowel op operationeel als managementniveau.

Tijdelijke capaciteitsoplossingen
Als expert en compagnon de route kunnen wij u ondersteunen bij tijdelijke capaciteitsproblemen. Outsourcingopdrachten kunnen verschillende vormen aannemen: voltijds, deeltijds of variërend in intensiteit en duur. Wij passen onze dienstverlening aan op uw specifieke behoeften, zodat we samen de meest kostenefficiënte oplossing realiseren.

Aandacht voor kwaliteit en opleiding

Er bestaat een rechtstreeks verband tussen kwaliteit en opleiding. Naast de noodzakelijke basiskennis en de ontwikkeling van essentiële vaardigheden is het cruciaal om bij te blijven met de laatste ontwikkelingen in uw vakgebied. Opleidingen helpen medewerkers om vertrouwd te raken met de kwaliteitsstandaarden en procedures die essentieel zijn voor het waarborgen van de kwaliteit van het werk.

Onze expertise in de sector
Gezien onze specialisatie kennen we niet alleen de laatste trends en ontwikkelingen binnen de sector, maar kunnen we deze ook praktisch vertalen naar de specifieke behoeften van lokale besturen.

Opleidingen op maat
Als expert en compagnon de route kunnen we jullie ondersteunen bij het verzorgen van opleidingen over diverse onderwerpen, zoals:

• Btw-opleiding toegepast op uw specifieke dossier
• BBC-opleiding voor (nieuwe) medewerkers/mandatarissen
• … en andere relevante thema's

In tegenstelling tot een externe audit, die wordt uitgevoerd door auditors van buiten de organisatie (zoals Audit Vlaanderen), wordt een interne audit binnen de organisatie zelf uitgevoerd.

Interne audits in lokale besturen
Steeds meer lokale besturen kiezen ervoor om een eigen interne auditfunctie op te zetten. Hiermee wordt op periodieke basis binnen de organisatie onderzocht of de bedrijfsprocessen en werkwijzen goed en betrouwbaar functioneren. Tegelijkertijd wordt nagegaan of de naleving van deze processen correct wordt uitgevoerd.

Het doel van een interne audit is om de werking van één of meerdere processen te controleren. Een belangrijke voorwaarde voor een goede audit is dat het onderzoek systematisch en gedisciplineerd wordt aangepakt. De inzichten die uit interne audits voortkomen, bieden de organisatie de mogelijkheid om processen te verbeteren. Dankzij de extra kwaliteitscontrole krijgt men een beter overzicht van zowel operationele als strategische verbeterpunten.

Verschillende soorten interne audits
Afhankelijk van de focus kunnen interne audits verschillende scopes hebben:

• Compliance-audit: Voldoen we als organisatie aan de geldende wet- en regelgeving?
• Proces-audit: Evaluatie van de bedrijfsprocessen. Hierbij wordt de ‘papieren werkelijkheid’ getoetst aan de praktijk. Wat gaat er goed, en waar liggen er verbeterpunten? Hoe kunnen we processen sneller, efficiënter en goedkoper inrichten?
• Thema-audit: Een specifiek onderwerp binnen de organisatie belichten. Dit gaat vaak om strategische thema’s zoals klant- of burgertevredenheid, privacy-management, informatieveiligheid, etc.

Onze ondersteuning bij interne audits
Als expert en compagnon de route kunnen we jullie ondersteunen bij het opzetten van interne controlesystemen en/of het versterken van de interne auditfunctie. We stellen procedures en werkinstrumenten beschikbaar die jullie helpen bij het uitvoeren van interne audits op een effectieve manier.