Bestuurskracht

Sterke partnerschappen voor effectieve gemeentelijke dienstverlening

In een tijd van groeiende complexiteit en toenemende druk op middelen kijken veel gemeenten naar samenwerking als een manier om hun doelen en kerntaken te realiseren. Moore Public biedt lokale besturen deskundige ondersteuning in het opbouwen van effectieve samenwerkingsverbanden en het versterken van hun bestuurskracht, zodat zij flexibel en efficiënt kunnen inspelen op de uitdagingen van morgen.

Afsprakennota: MAT en bestuurscollege leggen spelregels vast

In lokale besturen is de samenwerking tussen de administratie en de bestuursorganen een sleutelfactor om de dienstverlening aan de inwoners op een efficiënte en transparante manier te realiseren. Toch is het niet altijd vanzelfsprekend om de verschillende rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen naadloos op elkaar af te stemmen. Verschillen in taken en bevoegdheden kunnen leiden tot misverstanden of onduidelijkheden. Om deze uitdagingen te ondervangen en de samenwerking te verstevigen, biedt een duidelijke afsprakennota uitkomst.

De afsprakennota legt de omgangsvormen vast tussen bestuur en administratie en over de manier waarop ze samen de beleidsdoelstellingen van het bestuur willen realiseren. De afsprakennota is, naast de beleids- en beheerscyclus, het organisatiebeheersingssysteem en de afzonderlijke deontologische codes, dan ook een belangrijk document, zowel voor de politieke mandatarissen als voor de personeelsleden van gemeente en OCMW.

Een afsprakennota schept duidelijkheid en helpt om de wederzijdse verwachtingen te concretiseren. Het document fungeert als een gedeelde basis, waarin afspraken over verantwoordelijkheden en werkafspraken zijn vastgelegd, zodat beiden op een constructieve manier kunnen samenwerken aan de beleidsdoelen. Een afsprakennota voorkomt niet alleen miscommunicatie, maar bouwt ook aan een vertrouwensbasis die zich vertaalt in een efficiëntere dienstverlening aan de inwoners.

Kerntakendebat: Strategische en operationele keuzes maken

Het grondig kritisch screenen van de veelheid aan taken en prioriteiten gebeurt via een kerntakendebat voor het afbakenen van de dienstverlening. In een kerntakendebat evalueren we op basis van politieke verwachtingen en ambtelijke ambities welke taken door de gemeente moeten worden uitgevoerd en waar mogelijkheden liggen voor efficiëntieslagen. Moore Public begeleidt dit proces door middel van benchmarks en praktijkvoorbeelden van andere besturen.

Concreet bespreken we welke dienstverlening we zelf willen aanbieden, uitbesteden, stopzetten en in welke dienstverlening we de lead willen nemen, faciliteren of coördineren. We kijken naar financiële duurzaamheid: welke taken zijn financieel haalbaar binnen de beschikbare middelen van het bestuur? We schatten de maatschappelijke impact in: we houden rekening met de maatschappelijke waarde van bepaalde taken, ook al zijn ze niet wettelijk verplicht. We buigen ons over de veranderende context: we bereiden ons voor op nieuwe uitdagingen zoals demografische veranderingen, technologische innovaties of nieuwe beleidskaders op hoger niveau. Tenslotte overwegen we samenwerkingsmogelijkheden met andere gemeenten of externe partners voor taken die minder kernactiviteiten betreffen.

De gevalideerde conclusies vormen input voor de opmaak van de doelstellingenboom van het meerjarenplan.

Bestuurskrachtanalyse: Voldoende capaciteit voor uitvoering taken

Een effectieve samenwerking begint met een diepgaand inzicht in de eigen bestuurskracht. Onze bestuurskrachtanalyse is een bewezen methodiek waarmee we de sterke en verbeterpunten van een bestuur grondig in kaart brengen. Deze analyse helpt lokale besturen te begrijpen in welke mate zij hun beleidsdoelen en kerntaken kunnen waarmaken. De bestuurskrachtanalyse moet antwoord bieden op de vraag of een lokaal bestuur sterk genoeg staat om in de toekomst efficiënt te blijven draaien, en of het klaar is om toekomstige uitdagingen aan te gaan.

Onze aanpak begint met een verkenning van de bestuurlijke context, waarin zowel interne als externe factoren worden onderzocht die invloed hebben op de bestuurskracht. Door middel van interviews, workshops en data-analyse beoordelen we de kerncompetenties en prestaties van het bestuur, inclusief besluitvaardigheid en samenwerkingscultuur. Stakeholderbetrokkenheid staat centraal in dit proces; door in gesprek te gaan met het college en de medewerkers zorgen we voor een breed draagvlak en waardevolle input. Op basis van deze inzichten formuleren we een actieplan met praktische aanbevelingen voor zowel strategische als operationele verbeteringen.

Fusie of samenwerking: strategische scenario’s kiezen

Op basis van de resultaten van de bestuurskrachtanalyse helpen we gemeenten om richting te geven aan hun toekomstvisie, waarbij verschillende opties in kaart worden gebracht:

• Fusie ter versterking van de bestuurskracht: Een fusie is bedoeld om de slagkracht van een gemeentelijke organisatie te vergroten. Met onze expertise in fusies en integraties begeleiden we gemeenten bij het ontwikkelen van een gezamenlijke organisatievisie, het integreren van diensten, en het praktisch uitwerken van de gevolgen van een fusie. Deze ondersteuning kan zowel ingeschakeld worden door gemeenten die willen fuseren als door recent gefusioneerde gemeenten die nood hebben aan analyse met betrekking tot de integratie van de besturen. In dit traject bekijken we in het bijzonder de 7 kritische aspecten om capaciteit in overeenstemming te brengen met de nieuwe opdracht (Transitiecapaciteit):
  • Digitalisering: digitaal programmamanagement m.b.t. integratie van verschillende systemen van gemeenten
  • Eenvoudigere beleidsharmonisering bij fusies tussen gemeenten van vergelijkbare grootte
  • Culturele integratie (is belangrijker dan structurele integratie): complementariteit, gezamenlijk DNA, identiteit
  • Het gecombineerde belang van een ruimere beleidsagenda en meer beleidscapaciteit (financiële middelen en personele middelen)
  • Middenmanagement als katalysator voor betere dienstverlening en verhoogde capaciteit
  • Moeizame aanpassing aan fusie van medewerkers die voorheen reeds in de gemeente werkten
  • Beleidseffecten op korte termijn werken door op de lange termijn
• Beleidsmatige consolidatie: BBC (Beleids- en BeheersCyclus) omvat de regels over de strategische planning en het financieel beheer van de lokale besturen: niet enkel de financiële aspecten van de beleidsvoering, maar ook de inhoudelijke planning (beleidsdoelstellingen, actieplannen, acties...), de uitvoering en de evaluatie van beleid.
• Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden: Voor gemeenten die hun doelen willen realiseren zonder een fusie aan te gaan, bieden samenwerkingsverbanden een waardevol alternatief. Onze samenwerkingsscan beoordeelt de prestaties en capaciteiten van huidige of potentiële samenwerkingsverbanden, zodat de gemeente weloverwogen beslissingen kan nemen over hun bijdrage aan de gemeentelijke ambities. Dit kan in een aantal gevallen de meest aangewezen manier zijn om budgettaire druk, personeelsproblemen en de nood aan majeure investeringen in fysieke en digitale infrastructuur op te lossen.