Update: belangrijke ontwikkelingen in Kruispuntbank van Ondernemingen

Wat veranderde er?

• Omzetting van de NACE-codes van versie 2008 (7 cijfers) naar 2025 (5 cijfers).
• Enkel behoud van effectief uitgeoefende activiteiten en een maximum van 5 hoofdactiviteiten.

3 soorten activiteiten

Sinds 28 maart 2025 gelden nieuwe definities voor hoofd-, neven- en hulpactiviteiten.

Hoofdactiviteit

Een hoofdactiviteit is een activiteit die leidt tot de productie van goederen of de levering van diensten die derden kunnen gebruiken. Ze wordt bepaald door ofwel:

• De hoogste (geschatte) jaaromzet
• Het grootste aantal (geschatte) voltijdse medewerkers
• Een ander criterium dat u als ondernemer zelf bepaalt en dat u moet kunnen bewijzen.

U moet minstens 1 en mag maximaal 5 hoofdactiviteiten per vestigingseenheid inschrijven. Een vestigingseenheid is de plek waar of van waaruit een rechtspersoon of onderneming een economische activiteit uitoefent.

Bestaande ondernemingen krijgen tot eind november 2026 de tijd om hun registratie aan te passen. Ondernemingen met meer dan 5 hoofdactiviteiten kunnen vanaf 28 maart 2025 geen nieuwe hoofdactiviteiten meer toevoegen zonder eerst bestaande hoofdactiviteiten te verwijderen of om te zetten naar nevenactiviteiten.

Nevenactiviteit

Een nevenactiviteit is elke andere activiteit die geen hoofdactiviteit is, maar die ook leidt tot de productie van goederen of de verlening van diensten voor gebruik door derden.

Bijvoorbeeld een yogastudio die als hoofdactiviteit sportactiviteiten heeft en als nevenactiviteit yogakleding, meditatiekussens, yogamatten enz. verkoopt.

Er staat geen limiet op het aantal nevenactiviteiten. Maar u mag enkel de werkelijk uitgeoefende activiteiten laten opnemen in de KBO.

Hulpactiviteit

Een hulpactiviteit is een activiteit die de hoofd- en/of nevenactiviteiten ondersteunt. Ze genereert geen omzet. Voorbeelden van hulpactiviteiten zijn opslag, transport of inkoop bedoeld voor uitsluitend intern gebruik.

Volgens deze nieuwe definitie zijn hulpactiviteitendus geen economische activiteiten die u in de KBO moet laten opnemen. Vanaf 28 maart 2025 verdwijnen ze daarom uit de KBO.

Wat met ingeschreven hulpactiviteiten?

Hebt u hulpactiviteiten ingeschreven in de KBO? Dan moet u actie ondernemen. U zal hierover een officieel schrijven ontvangen van de FOD Economie.

Er zijn 2 scenario’s.

• Een of meer hulpactiviteiten van uw vestigingseenheid zijn in werkelijkheid economische activiteiten.
  Umoet in dat geval een of meer hulpactiviteitenschrappen of omzetten naar een of meer hoofd- of nevenactiviteiten. Onderneemt u niets, dan worden de hulpactiviteiten op 8 mei 2025 in de KBO automatisch geannuleerd.
• Alle hulpactiviteiten van uw vestigingseenheid zijn werkelijk hulpactiviteiten.
  In dat geval moet u de economische hoofd- of nevenactiviteit(en) van de onderneming die ondersteund worden door die hulpactiviteiten inschrijven op die betrokken vestiging.

Hulpactiviteiten aanpassen kan u doen op 2 manieren.

• Gratis via de website van de FOD Economie of via My Enterprise.
• Aan het Ondernemingsloket tegen het wettelijke tarief. U kan dan meteen ook de NACE-codes van uw onderneming volledig laten updaten. Het Ondernemingsloket vraagt geen meerprijs voor die aanpassing voor zover u ze vraagt op hetzelfde moment als de aanpassing van andere gegevens van de vestigingseenheid die betalend zijn, zoals een adreswijziging.

Onaangename gevolgen van een foutieve of onvolledige KBO-inschrijving

Een ontbrekende of foutieve inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) kan in de praktijk verregaande gevolgen hebben voor een onderneming:

(Para)fiscale impact

Tal van overheidsdiensten baseren zich op de gegevens zoals opgenomen in de KBO om te bepalen of een onderneming bepaalde belastingen moet betalen (zoals FAVV, SABAM, provinciebelasting, enz.). Indien onjuiste of verouderde gegevens in de KBO zijn opgenomen, riskeert de onderneming te veel belastingen te betalen. Bovendien kan bij een controle de fiscale aftrek van kosten voor een activiteit die niet in de KBO is vermeld, in het gedrang komen.

Onontvankelijkheid van rechtsvorderingen

Een onderneming kan slechts een rechtsvordering instellen indien zij rechtsgeldig is ingeschreven in de KBO. Waar een foutieve of ontbrekende inschrijving vroeger automatisch leidde tot de onontvankelijkheid van de vordering, voorziet het nieuwe artikel III.26 WER nu in de mogelijkheid tot regularisatie.

Geldboetes

Het Wetboek van Economisch Recht voorziet administratieve geldboetes van 26 tot 10.000 euro voor ontbrekende of onvolledige inschrijvingen. In de praktijk worden deze boetes zelden onmiddellijk opgelegd. Meestal zal de beheersdienst van de KBO de onderneming eerst verzoeken om binnen de dertig dagen de nodige inschrijving, wijziging of schrapping door te voeren.

RSZ-verminderingen

Werkgevers dienen correct op te geven in welke vestigingseenheid een werknemer tewerkgesteld is. Doelgroepverminderingen zijn immers afhankelijk van het gewest waarin de betreffende vestiging zich bevindt. Een foutieve of ontbrekende inschrijving van een vestigingseenheid kan ertoe leiden dat bepaalde RSZ-verminderingen worden geweigerd.

Subsidies en premies

Zowel de federale als de regionale en lokale overheden kennen subsidies en premies toe om ondernemingen te ondersteunen, bijvoorbeeld bij de opstart of bij ecologische investeringen. Voor de toekenning ervan wordt vaak gebruik gemaakt van de gegevens in de KBO. Zo komt een onderneming enkel in aanmerking voor de kmo-portefeuille indien zij is ingeschreven met een ‘aanvaardbare’ hoofdactiviteit.

Dekking via de beroepsaansprakelijkheidsverzekering

Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering afsluiten zonder dat de betrokken activiteiten en – indien van toepassing – de vereiste beroepskennis correct zijn opgenomen in de KBO, kan bij een schadegeval ernstige gevolgen hebben. Zo kan de verzekeraar de uitgekeerde schadevergoeding terugvorderen van de verzekeringsnemer.

Check uw KBO

Voor de meeste ondernemingen is de omzetting vlot verlopen. Als een oude code een duidelijk equivalent had in de 2025-versie, werd die automatisch aangepast. In sommige sectoren zijn er echter nieuwe codes bijgekomen. Als u merkt dat de omzetting niet correct is verlopen, moet u dat laten corrigeren.

Om te vermijden dat u achteraf een betalende wijziging moet aanvragen, controleert u het best of

• de bestaande hulpactiviteit al dan niet een economische activiteit is,
• de omzetting van NACE-code(s) 2008 naar NACE-code(s) 2025 correct verlopen is,
• de huidig ingeschreven hoofd- en nevenactiviteit(en) nog actueel zijn.

Neem zeker contact op met ons voor hulp of advies.