Overslaan en naar de inhoud gaan
#Tax & Legal #HR Legal #Werknemers #Voordeel Alle Aard (VAA) #Sociale Zekerheid

Is een laptop en/of smartphone een interessant loonvoordeel?

donderdag 28/10/2021
Is een laptop en/of smartphone een interessant loonvoordeel?

Heel vaak krijgen werknemers een laptop en/of smartphone ter beschikking voor professionele doeleinden, maar worden deze toestellen ook privé gebruikt. Is dit een interessante manier om aan loonoptimalisatie te doen?

Forfaitaire waardering

Het privégebruik van een smartphone en/of laptop wordt aanzien als een voordeel van alle aard waarop de gewone sociale zekerheidsbijdragen en belastingen verschuldigd zijn, en dat zowel voor u als voor uw werknemer. Voor de waardering geldt een forfaitair bedrag per type.

Voordeel van alle aard bij privégebruik

Smartphone? Yes!

Voorziet u een smartphone met een abonnement en mobiele data, dan wordt dat voordeel geraamd op 12 euro per maand (3 + 4 + 5 euro). Op deze waarde betaalt uw werknemer 13,07% sociale zekerheid en bedrijfsvoorheffing. Dat komt neer op een eigen bijdrage van ongeveer 7 euro per maand. Te weinig om zelf een smartphone mee te betalen. U biedt hiermee zonder twijfel een interessant loonvoordeel aan.

Laptop? Maybe

Voor een laptop is de situatie lichtjes anders. Het voordeel van alle aard van het privégebruik wordt geraamd op 6 euro per maand. Om heffing te vermijden moet aangetoond worden dat er geen privégebruik is. En daar wringt het schoentje. Want wie checkt er nu niet af en toe het weerbericht of het nieuws? En dat privégebruik, hoe minimaal ook, wordt beschouwd als een voordeel van alle aard waarop sociale zekerheidsbijdragen en belastingen verschuldigd zijn.

Enkele tips
  • Maak duidelijke afspraken in het arbeidsreglement of een policy.
  • Bepaal uitdrukkelijk dat privégebruik enkel kan als het geen nadelig effect heeft op de bedrijfsactiviteit en het bedrijfsnetwerk.
  • Benadruk de verantwoordelijkheid i.v.m. het versturen van virusvrije documenten.
  • Leg een verbod op om commerciële, politieke, obscene of bedreigende boodschappen te versturen.
  • Verbiedt u privégebruik, voorzie dan controle en sancties.

Waak over de privacy

Privacybescherming (GDPR of algemene verordening gegevensbescherming) is sowieso belangrijk, maar des te meer als uw werknemer zijn of haar eigen toestel gebruikt en u enkel een telefoonabonnement en/of mobiele data ter beschikking stelt voor professioneel gebruik.

De gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) aanvaardt dat u een controlerecht hebt op het toestel dat uw werknemer professioneel gebruikt. U bent verantwoordelijk voor de beveiliging van de professionele gegevens, zelfs als u geen eigenaar bent van het toestel. U hebt recht op controle en beveiliging van de bedrijfsgegevens. Maar die controle mag wel niet verder gaan dan nodig.

Maar wat met de privacy van uw werknemer? Die bewaart vaak persoonlijke gegevens zoals privémails en foto’s op zijn of haar toestel. U mag uiteraard geen controle uitoefenen op of toegang verkrijgen tot die persoonlijke gegevens.

Gouden raad: Wees transparant

Informeer uw medewerkers duidelijk via een policy. Zo weten ze wat u controleert en welke maatregelen u nam om hun persoonlijke gegevens te beschermen.

Wilt u graag meer weten over alternatief verlonen, download het gratis e-book.

Neem contact op met één van onze adviseurs

Saskia Lombaerts

Saskia Lombaerts

Director Tax & Legal

Contact
Murielle Vlaisloir

Murielle Vlaisloir

Associate Tax & Legal Services

Contact