Overslaan en naar de inhoud gaan
#Tax & Legal #HR Legal #Werknemers #Thuiswerk #RSZ

Is een kostenvergoeding een goed idee?

donderdag 28/10/2021
Is een kostenvergoeding een goed idee

Bovenop een brutoloon kan u kosten terugbetalen die uw werknemer maakt en die eigenlijk eigen zijn aan u, als werkgever. Deze kostenvergoeding wordt vaak aanzien als onderdeel van het loon. Om te voorkomen dat ze effectief als belast loon beschouwd wordt, moet u zorgen voor een duidelijke structuur en onderbouw.

Werkelijke kosten of forfait?

  • Ofwel betaalt u de effectieve werkkosten terug op basis van de verantwoordingsstukken die uw werknemer binnenbrengt.
  • Ofwel kiest u voor een maandelijkse forfaitaire kostenvergoeding. De inspectiediensten van de RSZ en de fiscus staan daar echter kritisch tegenover. Een kostenvergoeding is immers niet onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen of belastingen. Bruto is gelijk aan netto.

Ruling en richtlijnen

Als u alles volgens het boekje wil doen, kan u voor de belastingen een ruling aanvragen. Die mogelijkheid bestaat niet voor de sociale zekerheid. De RSZ heeft wel een tabel gepubliceerd met bedragen en voorwaarden. Hoewel dit geen bindende wetgeving is, doet u er goed aan deze richtlijnen te volgen als u kiest voor een forfaitaire kostenvergoeding.

Risico op verdoken loon

De basis blijft dat de forfaitaire kostenvergoeding de werkelijke kosten moet dekken. Wordt dat bewijs niet geleverd bij een inspectie, dan kan de vergoeding geheel of gedeeltelijk als ‘verdoken loon’ gekwalificeerd worden. Daarop moeten zowel uw werknemers als u sociale zekerheidsbijdragen betalen en bedrijfsvoorheffing, te verhogen met 7% intresten en 10% bijdrageopslagen voor de achterstallige RSZ-bijdragen. Bovendien kunnen uw werknemers een achterstallige eindejaarspremie, vakantiegeld, enz. op deze bedragen vorderen. Te creatief omspringen met deze kostenvergoeding kan u dus zuur opbreken.

Hoe voorkomt u discussies?

  • Werk een duidelijke en onderbouwde kostenstructuur uit die u opneemt in een kostenpolicy.
  • Sluit met uw werknemer individueel een overeenkomst af over de bedragen en voorwaarden van de kostenvergoeding.
  • Werknemers met eenzelfde of vergelijkbare functie, of die in eenzelfde situatie zitten, ontvangen best dezelfde kostenvergoeding.
  • Aan een werknemer die minstens 1 dag (of 8 uren) per week van thuis werkt, kan u een telewerkvergoeding van 129,48 euro per maand toekennen.
  • Bepaal in de kostenpolicy en de overeenkomst dat betaling van de kostenvergoeding geschorst wordt als de werknemer een tijdje afwezig is door bijvoorbeeld ziekte, zwangerschap of tijdskrediet.

Wilt u graag meer weten over alternatief verlonen, download het gratis e-book.

Neem contact op met één van onze adviseurs

Saskia Lombaerts

Saskia Lombaerts

Director Tax & Legal

Contact
Murielle Vlaisloir

Murielle Vlaisloir

Associate Tax & Legal Services

Contact