De installatievergadering organiseren
De eerste vergadering van de ondernemingsraad en/of het CPBW wordt gehouden uiterlijk binnen 45 dagen na de sociale verkiezingen. De voorzitter organiseert de vergaderingen. Voor een orgaan dat voor het eerst samengesteld moet worden, is er vanzelfsprekend nog geen voorzitter en neemt het ondernemingshoofd deze taak op zich.
Alle effectieve werknemersafgevaardigden en werkgeversafgevaardigden moeten op deze installatievergadering uitgenodigd worden. Het is niet verplicht om de plaatsvervangers uit te nodigen, maar voor de eerste vergadering is dat wel gebruikelijk.
Verloop van de eerste vergadering
Tijdens de startvergadering kunnen de werknemers- en werkgeversafgevaardigden kennismaken. De voorzitter en secretaris worden aangeduid.
Het overlegorgaan wordt voorgezeten door het ondernemingshoofd of door zijn gemachtigde voor het voorzitterschap. Als werkgever moet u iemand aanduiden die u kan vertegenwoordigen, verbinden en die namens u spreekt.
De secretaris van de ondernemingsraad behoort tot de werknemersafvaardiging en wordt door hen aangeduid. Het secretariaat van het CPBW wordt waargenomen door de Interne Dienst voor Preventie en bescherming op het werk. De preventieadviseur neemt dus de taak van secretaris op zich.
Tip: Neem polshoogte
Doe tijdens deze vergadering eventueel al een eerste rondvraag naar te behandelen onderwerpen.
Huishoudelijk reglement
Bij een eerste oprichting moet een huishoudelijk reglement opgesteld worden. In dat huishoudelijk reglement staan de spelregels voor het optimaal functioneren van het overlegorgaan. Het moet duidelijk, efficiënt en zo eenvoudig mogelijk zijn. Het is een praktische handleiding voor een vlotte en correcte werking van het overlegorgaan.
In sommige paritaire comités zijn huishoudelijke modelreglementen opgesteld die als basis kunnen dienen. Bij de vernieuwing van de ondernemingsraad of het CPBW actualiseert u best het bestaande reglement.
Planning
De ondernemingsraad en/of het CPBW vergadert minstens één keer per maand op de datum en het uur dat het ondernemingshoofd vastlegt.
Tip: Stel een vaste planning op
Stel tijdens de eerste vergadering al een planning op, zoals elke eerste maandag van de maand.
Arbeidstijd
Deelname aan de vergadering van de ondernemingsraad of het CPBW wordt als arbeidstijd beschouwd en zo vergoed, zelfs als de prestaties buiten de werkuren vallen. Ze worden echter niet beschouwd als overuren die aanleiding geven tot betaling van een toeslag.
