De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) is een register van de FOD Economie waarin alle basisgegevens van ondernemingen en hun vestigingseenheden verzameld zijn. Ze centraliseren de basisgegevens en vestigingseenheden en verspreiden deze naar de verschillende bevoegdheidsinstanties. De KBO heeft een dubbel doel:
- De werking van de overheidsdiensten efficiënter maken.
- De administratieve procedures voor ondernemingen vereenvoudigen.
Elke onderneming moet zich verplicht inschrijven in de KBO vóór de start van de activiteiten. Eveneens krijgt elke onderneming en elke vestigingseenheid een uniek identificatienummer van de KBO. Met dit identificatienummer kunnen overheden onderling gegevens uitwisselen. Zo moet de ondernemer slechts één keer dezelfde gegevens aan de overheid overmaken.
Naast de basisgegevens (niet-limitatief): de (commerciële) naam, de rechtsvorm, de vestiging(en), het bankrekeningnummer, kapitaal, datum jaarvergadering, datum einde boekjaar, de leden van het bestuur, de identiteit van alle personen die de ondernemingsvaardigheden (Brussel en Wallonië) aantonen, bevat de KBO ook de gegevens over de activiteiten van de onderneming ingedeeld volgens de NACE codes. De volledige tabel kan u terugvinden op de website van het Nationaal instituut voor de Statistiek.
De wijze waarop u kan inschrijven bij de KBO is afhankelijk van het type onderneming. Zo worden vennootschappen, internationale verenigingen en stichtingen in de KBO opgenomen via de ondernemingsrechtbank en een erkend ondernemingsloket. Vzw’s worden dan weer enkel opgenomen via de ondernemingsrechtbank. Ondernemingen zonder rechtspersoonlijkheid (maatschappen,…. ) eneenmanszaken hoeven niet via de ondernemingsrechtbank te passeren. Voor deze ondernemingen volstaat het om contact op te nemen met een erkend ondernemingsloket.
Ondernemingen evolueren zodat de vermelde gegevens niet noodzakelijk dezelfde blijven als bij de start van de onderneming. Vele ondernemers passen hun KBO-informatie echter niet tijdig aan. Ze beschouwen dit als een formaliteit en zijn zich niet bewust van het belang van een (juiste) inschrijving in de KBO.
Door de invoering van het geregistreerde kassasysteem, de elektronische aangifte van de vennootschapsbelasting, BIZTAX, het UBO-register,…. hebben veel ondernemers de gevolgen van een onvolledig KBO ondervonden. Voor de elektronische registraties heeft/had dit enkel een vertraging van de registratie tot gevolg, maar het gebrek aan of een foutieve inschrijving kan tot heel wat andere vervelende situaties leiden in de praktijk…
Geldboetes
Het wetboek van economisch recht voorziet geldboetes voor onvolledige of ontbrekende inschrijvingen van 26 tot 10.000 euro. Deze boetes worden zelden opgelegd. In eerste instantie zal de KBO beheersdienst de onderneming verzoeken om binnen de dertig dagen over te gaan tot inschrijving, wijziging of schrapping van haar gegevens.
Kosten en teveel belastingen
Tal van overheidsdiensten baseren zich op de gegevens zoals vermeld in de KBO om na te gaan of een onderneming bepaalde belastingen dient te betalen (vb. FAVV, SABAM, Provinciebelasting,...). De onderneming kan te veel belastingen betalen indien onjuiste of verouderde gegevens zijn opgenomen in de KBO.
Voorbeeld:
De belastingcontroleur bediscussieert de beroepskosten die werden gemaakt voor de aanschaf van bouwmateriaal, omdat de onderneming enkel is ingeschreven voor schilderwerken. Naast het adres van de maatschappelijk zetel, had de onderneming een tweede vestiging, maar deze is al lang gesloten. Als de KBO niet wordt aangepast zal de onderneming een overbodige factuur ontvangen voor de provinciebelasting.
RSZ verminderingen
Het is voor elke werkgever belangrijk om op te geven in welke vestiging van het bedrijf een werknemer werkzaam is. Zo zijn doelgroepverminderingen voor werkgevers afhankelijk van het gewest waarin de exploitatiezetel waaraan de werknemer verbonden is. De niet (correcte) inschrijving van de vestigingseenheid kan leiden tot een weigering van bepaalde bijdrageverminderingen.
Subsidies-premies
Om ondernemingen te steunen en aan te moedigen, geven zowel de federale overheid als de gewesten en de lokale overheden premies/subsidies aan wie investeert om een eigen onderneming op te starten bijvoorbeeld aan werkgevers, aan milieuvriendelijke investeringen…. De overheden maken voor de toekenning van deze premies gebruik van de gegevens in de KBO. Zo kan een onderneming bijvoorbeeld slechts genieten van een kmo portefeuille wanneer deze is ingeschreven met een “aanvaardbare” hoofdactiviteit.
Onontvankelijkheid van de rechtsvordering
Vooreerst kan een onderneming maar een rechtsvordering instellen indien zij rechtsgeldig is ingeschreven in de KBO. Waar vroeger een niet-(correcte) inschrijving in het KBO leidde tot de onontvankelijkheid van de rechtsvordering, is dit wel regulariseerbaar gemaakt. (nieuw artikel III.26 WER)
Dekking door de beroepsaansprakelijkheid
Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering afsluiten zonder de activering in de KBO van de noodzakelijke activiteiten en (afhankelijk van het gewest) beroepskennis, kan bij een schadegeval leiden tot terugvordering van de betaalde vergoeding bij de verzekeringsnemer.
Regularisatie
Uit het bovenstaande blijkt niet alleen het belang van een correcte inschrijving bij de oprichting, maar ook de noodzaak de nodige gegevens steeds bij te werken bij wijzigingen binnen de onderneming (vb. zetel, naam, activiteiten, beheerskennis, beroepskennis, vestigingen,…). Regularisatie is in de meeste gevallen mogelijk, doch brengt vaak extra kosten met zich mee. Voorkomen is beter dan genezen!
Het loont zeker de moeite om na te gaan of de gegevens van uw onderneming in de KBO nog stroken met de werkelijkheid. De KBO-inschrijving kan u online raadplegen via Public Search van de FOD Economie.
