Wanneer uw onderneming groeit en het personeelsbestand toeneemt, krijgt u als werkgever te maken met nieuwe en bijkomende verplichtingen. Het is belangrijk om hiervan op de hoogte te zijn en tijdig de nodige acties te ondernemen.
In dit overzicht zetten we de belangrijkste verplichtingen voor u op een rij die van toepassing worden zodra u de grens van 20, 50 of 100 werknemers bereikt. Deze drempels zijn vaak bepalend voor wanneer bepaalde wettelijke verplichtingen in werking treden. Vergeet echter niet om ook binnen uw eigen sector en regio na te gaan welke specifieke regels en verplichtingen er gelden wanneer uw personeelsbestand een bepaald aantal werknemers bereikt. Dit kan u helpen om volledig te voldoen aan alle vereisten en om onaangename verrassingen te voorkomen.
Verplichtingen vanaf 20 werknemers
Onthaalbeleid voor nieuwe werknemers
Wanneer u 20 of meer werknemers in dienst heeft, gelden er uitgebreide verplichtingen rond het onthaal van nieuwe werknemers. Zorg ervoor dat uw onthaalbeleid up-to-date is en voldoet aan de geldende regelgeving.
Interne preventieadviseur
Elke onderneming moet beschikken over een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk, met minstens één preventieadviseur. Bij 20 of meer werknemers kan de werkgever deze rol niet langer zelf vervullen. U moet mogelijk een gekwalificeerde werknemer aanwerven.
Recht op deconnectie
In grotere ondernemingen is het verplicht om afspraken te maken over het recht op deconnectie, oftewel het recht van werknemers om buiten werkuren onbereikbaar te zijn. Deze afspraken moeten worden vastgelegd in een collectieve arbeidsovereenkomst of in het arbeidsreglement. Zorg ervoor dat uw arbeidsreglement tijdig wordt aangepast!
Opleidingsrecht
Werknemers in ondernemingen met 20 of meer werknemers hebben recht op minstens 5 opleidingsdagen per jaar. Voorheen was dit slechts 1 opleidingsdag bij 10 werknemers. Ook sectorale afspraken kunnen van toepassing zijn. Het opleidingsrecht moet eveneens in het arbeidsreglement worden opgenomen.
Werkgelegenheidsplan
Elke onderneming met meer dan 20 werknemers moet een werkgelegenheidsplan opstellen om de tewerkstelling van werknemers van 45 jaar en ouder te behouden of te bevorderen.
Collectief ontslag of sluiting van de onderneming
Bij 20 of meer werknemers kunnen specifieke verplichtingen gelden bij collectief ontslag om economische redenen. Bijvoorbeeld, er moet een tewerkstellingscel worden opgericht om werknemers te begeleiden naar nieuw werk. Bij sluiting van de onderneming moet u vooraf de werknemers en bepaalde instanties informeren en een sluitingsvergoeding betalen.
Verplichtingen vanaf 50 werknemers
Comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW)
Elke onderneming met minstens 50 werknemers moet de procedure opstarten om een CPBW op te richten. De werknemersvertegenwoordigers in het CPBW worden - indien er kandidaten zijn - om de vier jaarverkozen tijdens de sociale verkiezingen.
Bereikt uw onderneming de drempel van 50 werknemers tussen twee sociale verkiezingsperiodes? Dan moet de procedure pas bij de volgende sociale verkiezingen worden opgestart, voor zover de onderneming op dat moment nog steeds gemiddeld 50 werknemers tewerkstelt.
De sociale verkiezingen zijn net achter de rug. De volgende verkiezingen vinden (pas) plaats in 2028.
Vertrouwenspersoon
Bij 50 of meer werknemers moet een (interne) vertrouwenspersoon worden aangesteld. Deze persoon is het eerste aanspreekpunt voor werknemers met psychosociale risico’s, zoals stress en burn-out.
Klokkenluidersregeling: intern meldkanaal
Werkgevers met 50 of meer werknemers zijn verplicht een interne meldingsprocedure in te richten voor klokkenluiders.
Startbaanverplichting
Werkgevers die op 30 juni van het voorgaande jaar minstens 50 werknemers in dienst hadden, moeten een aantal jongeren onder de 26 jaar aanwerven via een startbaanovereenkomst. Dit stimuleert de toegang van jongeren tot de arbeidsmarkt.
Gedetailleerde analyse bezoldigingsstructuur
Bij 50 werknemers moet elke twee jaar een gedetailleerde analyse van de bezoldigingsstructuur binnen de onderneming worden uitgevoerd.
Verplichtingen vanaf 100 werknemers
Ondernemingsraad
Elke onderneming met minstens 100 werknemers moet de procedureopstarten om een ondernemingsraad op te richten. De werknemersvertegenwoordigers in de ondernemingsraad worden - indien er kandidaten zijn - om de vier jaar verkozen tijdens de sociale verkiezingen.
Bereikt uw onderneming de drempel van 100 werknemers tussen twee verkiezingsperiodes? Dan moet de procedure pas bij de volgende sociale verkiezingen worden opgestart, voor zover de onderneming op dat moment nog steeds gemiddeld 100 werknemers tewerkstelt.
Federale mobiliteitsenquête
Werkgevers met gemiddeld meer dan 100 werknemers moeten om de drie jaar deelnemen aan de federale mobiliteitsenquête. Hierbij verzamelt u gegevens over onder andere het woon-werkverkeer van uw werknemers en bezorgt deze aan de FOD Mobiliteit.
Wat met de vakbondsafvaardiging?
De werkgever moet zelf geen initiatief nemen tot oprichting van een vakbondsafvaardiging. De procedure voor de oprichting van een vakbondsafvaardiging is vastgelegd op sectoraal niveau. De sector bepaalt vanaf hoeveel werknemers (bijvoorbeeld 20 of 50) een vakbondsafvaardiging moet worden opgericht, hoeveel afgevaardigden er mogen zijn, hoe het verzoek tot oprichting moet gebeuren en welke procedure hiervoor moet worden gevolgd.
Conclusie
Als groeiende onderneming is het cruciaal om uw werkgeversverplichtingen te kennen en na te leven. Zo vermijdt u administratieve of strafrechtelijke sancties. Vaak is het noodzakelijk om ook het arbeidsreglement aan te passen.
Dit is het ideale moment om uw arbeidsreglement een grondige update te geven, zodat het voldoet aan de huidige wetgeving.
Heeft u vragen of behoefte aan begeleiding? Neem gerust contact op met onze HR-Legal experts!
