Is transfer pricing documentatie een jaarlijkse verplichting voor uw onderneming?

Transfer pricing (of verrekenprijzen) staat hoog op de agenda van bedrijven met grensoverschrijdende activiteiten. Structurering van intra-groeptransacties heeft namelijk een directe impact op de verdeling van de groepswinst tussen verschillende landen. En dus ook op de fiscale inkomsten van die landen. Dat verklaart waarom belastingautoriteiten graag mee over de schouder kijken om te kunnen beoordelen of Belgische en multinationale groepen een marktconform transfer pricing beleid hanteren.

Sinds 2016 zijn ondernemingen die deel uitmaken van een multinationale groep en de voorgeschreven drempels overschrijden, verplicht om transfer pricing documentatieregels op te volgen. Ze moeten jaarlijks een zogenaamd groepsdossier (Master File) en een lokaal dossier (Local File) indienen. In bepaalde gevallen omvat deze verplichting eveneens een landenrapport (Country-by-Country File) of een CbC-notificatie.

Groepsdossier en lokaal dossier

Voorwaarden

De verplichting om een groepsdossier en een lokaal dossier in te dienen, geldt voor groepsentiteiten van multinationale groepen die één van de volgende criteria overschrijden tijdens het voorgaande boekjaar op basis van hun enkelvoudige jaarrekening:

• Een totaal van 50 miljoen euro bedrijfs- en financiële opbrengsten (met uitsluiting van de niet-recurrente opbrengsten) of;
• Een balanstotaal van 1 miljard euro of;
• Een jaargemiddelde van het personeelsbestand van 100 voltijdse equivalenten (vte's). Stel, uw onderneming telde op 31 december 2020 minstens 100 vte's, dan moet u in 2021 een groeps- en lokaal dossier indienen.

Inhoud

• Het groepsdossier geeft een algemeen overzicht van de multinationale groep zoals de aard van de bedrijfsactiviteiten, immateriële vaste activa, financiële intra-groepverrichtingen …
• Het lokaal dossier is gericht op de Belgische groepsentiteit. Overschrijdt die de drempelwaarde van 1 miljoen euro aan transacties met verbonden ondernemingen, dan moet ook een gedetailleerd inlichtingenformulier ingediend worden. Dat formulier is onderdeel van het lokaal dossier en geeft inzicht in verbonden transacties, inclusief de gehanteerde transfer pricing methodologie.

Wanneer indienen?

• Het groepsdossier moet ingediend wordenbinnen de 12 maanden na de laatste dag van de rapporteringsperiode van de multinationale groep.
• Het lokaal dossier moet samen met de aangifte vennootschapsbelasting ingediend worden.

Voor boekjaren die eindigen op 31 december 2020 betekent dit dat het lokaal dossier moet worden ingediend voor 28 oktober 2021. De deadline voor het groepsdossier valt op 31 december 2021.

Landenrapport

Voorwaarden

Het landenrapport moet enkel ingediend worden door grote groepen die de drempel van 750 miljoen euro aan geconsolideerde bruto-opbrengsten overschrijden.

Ook al treft deze verplichting slechts een beperkt aantal multinationale ondernemingen met hoofdhuis in België, het blijft aangewezen om na te gaan of de Belgische groepsentiteit een CbC-notificatie (Country-by-Counttry) moet indienen. Dat CbC-notificatiedocument geeft aan welke onderneming binnen de multinationale groep (en in welk land) het landenrapport zal indienen.

Om de administratieve last wat te verminderen, is het ondertussen niet meer nodig om jaarlijks de CbC-notificatie te voorzien. Dat is enkel nodig wanneer zich een wijziging voordoet, zoals een wijziging van de identiteit van de moederentiteit.

Wanneer indienen?

Net als het groepsdossier moet het notificatiedocument worden ingediend binnen de 12 maanden na de laatste dag van de rapporteringsperiode.

Boetes bij niet-naleving van de regels

Het niet naleven van de transfer pricing documentatieverplichtingen blijft niet zonder gevolgen. Het niet, onvolledig of laattijdig indienen van de documenten wordt beschouwd als een overtreding. Daarop staan administratieve boetes gaande van 1.250 euro tot 25.000 euro.

Vul transfer pricing formulieren zorgvuldig in

Als transfer pricing formulieren foutief, onvolledig of ondoordacht ingevuld of ingediend worden, riskeert u sancties. U vergroot echter ook aanzienlijk de kans op een transfer pricing controle. Schenk daar dus zeker voldoende aandacht aan.

Voor boekjaar 2020 (en mogelijks ook volgende) zal het bijvoorbeeld belangrijk zijn om eventuele afwijkingen van het transfer pricing beleid ten gevolge van de coronapandemie voldoende te onderbouwen en te documenteren.

Zie de jaarlijkse opmaak van deze formulieren daarom als een ideaal moment om uw huidige transfer pricing beleid onder de loep te nemen en aan te passen waar nodig.

Hebt u graag begeleiding bij uw transfer pricing documentatie of algemene transfer pricing beleid, aarzel niet om contact op te nemen met onze experten.