Hoe start u uw logistieke keten weer op?

• Wat kunt u doen als reactie op de impact van de uitbraak van COVID-19 op uw logistieke keten?
• Hoe behoudt u het overzicht op wat zich afspeelt in het netwerk van uw logistieke keten?
• Houdt u rekening met de risico's van internationaal gaan?
• Welke lessen kunt u uit deze crisis trekken voor de toekomst?

Wereldwijd ondervinden alle logistieke ketens de nefaste gevolgen van de uitbraak van het coronavirus. Nagenoeg geen enkele sector blijft buiten schot. Complete waardeketens worden onderbroken, leveringsschema's worden overhoop gegooid, fabrieken hebben de productie stilgelegd en buitensporige inventarisschommelingen zijn schering en inslag.

Naarmate de lockdownmaatregelen geleidelijk zullen worden versoepeld mogen bepaalde sectoren een piek verwachten in de vraag naar schaarse middelen, wat de concurrentie op de internationale markten zal aanwakkeren en de leveringen nog meer onder druk zal zetten. Het hamstergedrag dat we over de hele wereld in supermarkten zagen, heeft zich intussen doorgezet naar industriële omgevingen. In andere sectoren zal de vraag mettertijd verschuiven of lager blijven dan voor de crisis, met als gevolg dat bedrijven blijven kampen met onevenwichtige inventarissen, hun omzet zien terugvallen en mogelijk de boeken moeten neerleggen.

Wanneer de netwerken van de wereldwijde logistieke ketens weer op gang komen, zal dat zeker niet onopgemerkt voorbijgaan. Zorg dus dat u voorbereid bent.

Met deze 4 essentiële acties kunt u uw logistieke keten zowel op korte als op lange termijn verbeteren:

1. Beteugel de storm

Paniekaankopen en hamstergedrag veroorzaken gigantische schommelingen in de inventaris. De impact van die 'plotse' vraag wordt des te voelbaarder naarmate we hogerop in de logistieke keten gaan kijken. Dat fenomeen wordt het 'zweepslageffect' genoemd en luidt het begin in van een periode waarin de waardeketen onder buitengewone druk komt te staan. Paniekreacties op de markt wakkeren de disrupties in de logistieke keten aan. De grootste prioriteit op dat moment is te reageren en weer grip te krijgen op de situatie.

Dit is een lijst van stappen die u al meteen kunt nemen:

• Breng de key players van uw logistieke keten samen en stel een virtueel team samen dat alle aspecten van de crisis behandelt, van begin tot eind.
• Zorg ervoor dat elk belangrijk knooppunt van uw logistieke keten vertegenwoordigd is: uw productievestigingen, uw distributiecentra en uw meest ervaren planners.
• Zorg dat ze hun handelingen op elkaar afstemmen zodat ze de dagelijkse brandjes op een georkestreerde manier kunnen blussen.
• Bezorg ze de inzichten die ze nodig hebben om de richting in te slaan naar succesvolle oplossingen: duidelijke toewijzingsregels en duidelijke criteria voor het bepalen van prioriteiten, zodat ze met vertrouwen de steeds langer wordende lijst van backorders kunnen aanpakken.

Die teams moeten een dagelijkse stand van zaken geven over hun plannen want de vraag en het aanbod zullen fluctueren. Wanneer ze duidelijke richtlijnen hebben voor het stellen van prioriteiten, zullen ze tijd winnen. Denk daarbij aan ABC-analyses bijvoorbeeld, die bepalen welke klanten of producten voorrang krijgen en welke nog wel even kunnen wachten. Beleg dagelijkse of wekelijkse escalatiemeetings waar geblokkeerde onderwerpen snel gedeblokkeerd worden.

Als vuistregel geldt: hou het eenvoudig, wees efficiënt en hou u klaar om moedige beslissingen te nemen.

2. Pas uw inventarisbeleid, uw streefhoeveelheden en uw MRP aan

Buitengewone omstandigheden vragen om buitengewone werkwijzen. Heel wat bedrijven hebben een inventarisbeleid geïntegreerd in hun MRP's en planningssystemen In normale tijden zijn die een enorme hulp voor planners om hun inventarissen efficiënt te beheren. Maar als u de parameters achter die systemen niet herbekijkt of aanpast (buffervoorraden, de hoeveelheden die moeten worden bijbesteld, de minimale voorraden vanaf wanneer moet worden bijbesteld, de opslagduur...) aan de nieuwe COVID-19-realiteit, dan zullen heel wat lampjes gaan branden in uw planningssystemen. Zoals vanouds vertrouwen op uw MRP zal heel wat ongewenste suppletiesignalen doen afgaan, en dat zorgt er dan weer voor dat uw sowieso al overbelaste planners massa's manuele rechtzettingen moeten uitvoeren.

Uw oorspronkelijke natuurlijke reflex is om dan meteen in actie te schieten en de brandjes van de dag te blussen, maar in plaats daarvan doet u er goed aan even afstand te nemen en de parameters van uw inventarisbeheer te beoordelen en bij te sturen.

En waarom zou u niet nog een stap verder gaan in deze tijden waarin u het moet stellen met minder capaciteit? Overweeg misschien om (tijdelijk) het aantal SKU's te verminderen en uw productportfolio terug te schroeven zodat u de vraag efficiënt kunt verwerken en u de productiecapaciteit kunt inzetten daar waar nodig.

3. Bouw een Controletoren voor uw logistieke keten zodat u uw pijplijn in de gaten kunt houden. Van begin tot einde

Wanneer deze coronastorm is gaan liggen zult u misschien werk willen maken van dat Supply Chain Reporting-project waar u nooit aan toe bent gekomen. De crisis heeft ons al één belangrijke les geleerd: als u een gedetailleerd overzicht hebt (zoals het zicht vanuit een controletoren) op de voorraden doorheen uw hele waardeketen, dan kan dat doorslaggevend zijn voor de overlevingskansen van uw bedrijf...

U hebt een merkbaar voordeel ten opzichte van de concurrentie

• als u weet hoeveel voorraden u hebt bij uw kleinhandelaars, in lokale depots, centrale distributiecentra
• als u precies weet welke onderdelen uw leveranciers in voorraad hebben
• als u precies weet waar uw voorraad onderweg zich bevindt
• als u een real-time zicht hebt op de vraag

Controletorenrapporten (die gebruikmaken van BI-technologie, blockchain en IoT-gegevens) bieden u die inzichten, en ze zullen u helpen om uw logistieke keten in goede banen te leiden in deze ongewone tijden. De uitbraak van COVID-19 zal een momentum creëren voor de integratie van logistieke ketens, waarbij de laatste nieuwe digitale technologie een belangrijke rol zal spelen om de ketens van begin tot einde in kaart te brengen.

4. Beoordeel en beperk de risico's die inherent zijn aan uw logistieke keten

De keerzijde van wereldwijde logistieke ketens is nu wel pijnlijk duidelijk geworden. De afgelopen decennia werden waardeketens over meerdere landen uitgespreid en heel wat productiebedrijven hebben vestigingen op meerdere continenten. De opkomst van superhavens in Azië is het beste voorbeeld van die evolutie. Al die tijd hebben bedrijven manieren gezocht (en gevonden) om de kosten van hun logistieke keten laag te houden met het oog op economisch succes.

Alles liep gesmeerd. Tot nu. Vandaag worden we geconfronteerd met een wereldwijde lockdown die overal disrupties teweegbrengt. Dat kan ook niet anders wanneer logistieke ketens de hele wereld beslaan. Deze crisis legt de kwetsbaarheid van dat systeem bloot.

Wie kwetsbaar is maar geen plan heeft om risico's te beperken roept een ramp over zich af. Wereldwijde logistieke ketens moeten daarom gepaard gaan met wereldwijde risicobeperkingsstrategieën. Beheerders van logistieke ketens moeten zich wapenen tegen een VUCA wereld (Volatile, Uncertain, Complex, Ambiguous). We moeten meer doen dan ons enkel toeleggen op economische voordelen op korte termijn. We moeten rekening houden met de risico' die verbonden zijn aan internationaal gaan.

Is het dan een slecht idee om internationaal te gaan? Nee. Natuurlijk niet. Toch moeten we beseffen dat wereldwijde logistieke ketens grotere risico's en andere uitdagingen inhouden. Dat is een realiteit waar we mee moeten omgaan. Dus laat een Risk Mitigation-programma los op uw volledige waardeketen, weet wie uw leveranciers zijn en wie de leveranciers van uw leveranciers zijn. Maak een lijst van alle risico's die u op uw weg kunt tegenkomen, op elk knooppunt van uw waardeketen. Maak een inschatting van de implicaties en wat u kunt doen om die te beperken of om erop te anticiperen. Zorg ervoor dat u ook alternatieven hebt voor uw leveranciers en durf de configuratie van uw logistieke keten te veranderen (de locatie van bepaalde kritieke operaties, de terugvalcapaciteit...).

Een goede planning voor de continuïteit van uw activiteiten in combinatie met een efficiënte risicobeperkingsstrategie zal resulteren in een kwaliteitsvollere logistieke keten die uw bedrijf weerbaarder en succesvoller maakt in de VUCA wereld van vandaag.