Btw-vrijstelling kleine ondernemingen: nieuwe regels vanaf 2025

Vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen vandaag

Onder de huidige wetgeving kunnen Belgische ondernemingen de vrijstellingsregeling toepassen voor handelingen die btw-technisch in België belastbaar zijn. Voorwaarde is dat hun jaaromzet in België niet meer bedraagt dan 25.000 euro.

Dankzij deze vrijstellingsregeling moet de onderneming geen btw aanrekenen op leveringen van goederen en diensten verricht in België. De keerzijde van de medaille is dat ze geen recht op aftrek kan uitoefenen voor btw op aankoop van goederen en diensten.

Een kleine onderneming moet geen periodieke btw-aangiftes indienen. Ze is enkel verplicht om bijzondere btw-aangiftes in te dienen. Bijvoorbeeld wanneer ze Belgische btw moet voldoen over diensten die ze ontvangt van een buitenlandse dienstverrichter. Ze is ook verplicht om een jaarlijkse klantenlijst in te dienen als ze transacties verricht voor Belgische btw-plichtige afnemers.

Uitgesloten van de vrijstelling

Niet elke onderneming met een jaaromzet onder de grens van 25.000 euro, kan de vrijstelling toepassen. Btw-eenheden, ondernemingen die ‘werken in onroerende staat’ verrichten of actief zijn in de horecasector, en ondernemingen die handelen in oude materialen en afval zijn uitgesloten van de regeling. Dat geldt ook voor bepaalde activiteiten zoals het verhuren van gemeubelde logies.

Buitenlandse ondernemingen die in België handelingen stellen waarvoor ze Belgische btw verschuldigd zijn en moeten voldoen, kunnen vandaag niet genieten van de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Evenmin kan een Belgische onderneming in een andere lidstaat genieten van een buitenlandse vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen als ze handelingen stelt waarvoor btw verschuldigd is in een andere lidstaat.

Wat wijzigt er vanaf 1 januari 2025?

Onder de huidige Europese regelgeving kiest elke lidstaat vrij of, en op welke manier, ze een vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen invoert. Het gevolg is een uiteenlopende toepassing van deze vrijstellingsregeling in de 27 lidstaten.

Vanaf 1 januari 2025 komt daar verandering in en wordt deze regeling op Europees niveau op een geharmoniseerde manier uitgebreid. De vrijstellingsregeling wordt opengesteld voor ondernemingen die gevestigd zijn in een andere lidstaat dan de lidstaat waar ze gebruik willen maken van de vrijstellingsregeling:

• Belgische ondernemingen kunnen in andere EU-lidstaten opteren voor de vrijstellingsregeling kleine ondernemingen.
• Buitenlandse ondernemingen kunnen in België opteren om de vrijstellingsregeling toe te passen voor handelingen waarvoor normaal Belgische btw verschuldigd is.

Om de regeling in een andere EU-lidstaat te kunnen toepassen dan de lidstaat van vestiging, geldt een dubbele jaaromzetdrempel:

• Een globale Europese drempel
  Ondernemingen wiens jaaromzet in de EU niet meer bedraagt dan 100.000 euro komen in aanmerking.
• Een nationale drempel bepaald door de lidstaat waar de btw verschuldigd is
  Die drempel mag maximaal 85.000 euro bedragen. Voor buitenlandse ondernemingen geldt dezelfde drempel als voor ondernemingen die in het betrokken land gevestigd zijn. Lidstaten kunnen voorzien dat bij een lichte overschrijding van de nationale drempel de vrijstellingsregeling nog tot het einde van het kalenderjaar geldt.

Net zoals voor de nationale vrijstellingsregeling, moet er goed worden nagegaan welke categorieën van uitgaande handelingen de jaaromzet bepalen.

Handelingen die gesteld worden onder de vrijstellingsregeling doen vanzelfsprekend geen recht op btw-aftrek ontstaan.

Voor Belgische kleine ondernemingen die enkel hun handelingen binnen België van btw willen vrijstellen, blijft de drempel van 25.000 euro van toepassing. Ze moeten geen rekening houden met de Europese drempel. De nationale regeling staat dus los van de vrijstellingsregeling in andere EU-lidstaten.

Wat moet een Belgische onderneming in orde brengen om de vrijstellingsregeling te kunnen toe passen in een andere EU-lidstaat?

Een Belgische onderneming moet een aantal zaken in orde brengen om de vrijstelling toe te passen in een andere lidstaat. Het is niet vereist dat de Belgische onderneming voor haar Belgische handelingen toepassing maakt van de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Dus ook als de Belgische onderneming in België onder de normale btw-regeling valt, is dat mogelijk. Enkel de hogergenoemde dubbele drempel is van belang.

Voorafgaande kennisgeving

Een Belgische onderneming moet een voorafgaande kennisgeving sturen naar een nog nader te bepalen elektronisch adres van de Belgische btw-administratie. De modaliteiten van de kennisgeving worden nog uitgewerkt in een KB.

De voorafgaande kennisgeving moet melding maken van:

• De identiteit van de onderneming
• De lidstaten waar de belastingplichtige gebruik wil maken van de btw-vrijstelling
• Het totale bedrag van de in België en in elk van de andere lidstaten verrichte uitgaande handelingen in het kalenderjaar voorafgaand aan de kennisgeving en (in voorkomend geval) van het gedeelte van het lopende kalenderjaar

Bij wijziging van deze gegevens, zoals de uitbreiding naar een andere lidstaat of stopzetting van de regeling in een bepaalde lidstaat, is een voorafgaande actualisering van de gegevens nodig.

Individueel identificatienummer

Een Belgische onderneming kan de vrijstelling slechts toepassen vanaf de datum waarop de Belgische administratie een individueel identificatienummer meedeelt dat het achtervoegsel ‘EX’ bevat. Of, bij actualisering van de voorafgaande kennisgeving, wanneer de Belgische administratie de gewijzigde gegevens bevestigt. Die mededeling of bevestiging gebeurt binnen een termijn van uiterlijk 35 werkdagen na ontvangst van de voorafgaande kennisgeving of actualisering.

Mededeling omzet per kwartaal

Om de drempels te kunnen opvolgen, moet de in België gevestigde onderneming per kwartaal haar Belgische omzet en haar omzet in andere EU-lidstaten meedelen aan de Belgische btw-administratie. Dat moet gebeuren tegen het eind van de maand volgend op dat kwartaal.

Overschrijding jaaromzetdrempel in de Europese Unie

Wordt de jaaromzetdrempel in de Europese Unie van 100.000 euro overschreden, dan moet een onderneming dat binnen de 15 werkdagen melden aan de Belgische btw-administratie. Ze moet het bedrag meedelen van de uitgaande handelingen vanaf het begin van het kwartaal tot de datum waarop de jaaromzetdrempel is overschreden. De overschrijding leidt tot een onmiddellijk verlies van de vrijstellingsregeling in andere lidstaten dan België.

Stopzetting regeling

De stopzetting van de vrijstellingsregeling in een lidstaat, heeft uitwerking op de eerste dag van het kalenderkwartaal volgend op de ontvangst van de informatie van de belastingplichtige. Of, wanneer de informatie in de laatste maand van een kalenderkwartaal wordt ontvangen, op de eerste dag van de tweede maand van het volgende kalenderkwartaal. Dat geeft de administratie voldoende tijd om maatregelen te nemen voor de beëindiging van de toepassing van de vrijstellingsregeling in die lidstaat.

Wat moet een buitenlandse onderneming in orde brengen om de vrijstellingsregeling toe te passen in België?

Ook een buitenlandse onderneming moet een aantal zaken op orde hebben voor ze de vrijstellingsregeling kleine ondernemingen kan toepassen.

Zetel gevestigd in een EU-lidstaat

Een buitenlandse onderneming komt slechts in aanmerking om in België de vrijstellingsregeling toe te passen als de zetel van haar economische activiteit in een EU-lidstaat gevestigd is. Volgens de Memorie van Toelichting wordt een lidstaat waar de onderneming slechts een vaste inrichting heeft beschouwd als een lidstaat waar de onderneming niet is gevestigd.

Omzetdrempels

Een buitenlandse onderneming die de vrijstellingsregeling voor uitgaande handelingen in België wenst toe te passen, moet een jaaromzet hebben in de Europese Unie die niet meer bedraagt dan 100.000 euro. Bovendien mag de jaaromzet in België niet meer bedragen dan 25.000 euro.

Voorafgaande kennisgeving

Om aanspraak te kunnen maken op de vrijstelling, moet de buitenlandse onderneming een voorafgaande kennisgeving richten aan de lidstaat waar ze gevestigd is. De buitenlandse kleine onderneming zal dan een individueel identificatienummer ontvangen met het achtervoegsel ‘EX’ in haar lidstaat van vestiging.

Aangifte in eigen lidstaat

Een buitenlandse kleine onderneming moet geen Belgisch btw-nummer aanvragen, noch Belgische periodieke btw-aangiften indienen. Ze moet enkel een kwartaalaangifte met de gerealiseerde omzet indienen in haar eigen lidstaat. Deze ontheffing van Belgische verplichtingen vervalt echter als de buitenlandse onderneming nalaat de kwartaalaangifte in haar lidstaat van vestiging te doen of nalaat de overschrijding van de Unie-drempel te melden.

Overschrijding drempels

Wordt de Belgische drempel van 25.000 euro overschreden? Dan geldt er een tolerantie. De vrijstelling kan behouden blijven tot het einde van het lopende kalenderjaar als de overschrijding maximaal 10% bedraagt. De overstap naar het normale regime gebeurt dan pas het volgende kalenderjaar. Gaat het om meer dan 10%, dan verliest de onderneming de vrijstellingsregeling vanaf het moment van overschrijding.

Bij overschrijding van de Europese drempel van 100.000 euro verliest de buitenlandse onderneming onmiddellijk het voordeel van de regeling in België. En dat ten minste tot het einde van het daaropvolgend kalenderjaar.

Wat moet een Belgische kleine ondernemingen in orde brengen als die niet in het buitenland actief is?

Belgische ondernemingen die momenteel genieten van de vrijstelling voor kleine ondernemingen moeten geen actie ondernemen als ze geen handelingen in het buitenland stellen of voor hun handelingen in andere lidstaten geen toepassing willen of kunnen maken van de uitgebreide vrijstellingsregeling.

Weliswaar wordt voor deze ondernemingen opnieuw de verplichting ingevoerd om jaarlijks het totale bedrag van de leveringen van goederen en/of diensten tijdens het kalenderjaar in België te melden. Deze mededeling moet ook gebeuren wanneer geen leveringen van goederen of diensten verricht werden. De mededeling moet uiterlijk op 31 maart van het volgende jaar gebeuren.

Hebt u vragen over deze nieuwe vrijstellingsregeling? Aarzel niet om contact op te nemen. Ons btw-team helpt u graag verder.