Overslaan en naar de inhoud gaan
#Business Consulting #Proces Optimalisatie #ISO

Vijf misverstanden over ISO 9001

donderdag 21/01/2021
ISO 9001

ISO 9001 is een internationaal erkende standaard die alle ervaring en kennis in verband met kwaliteitsmanagement van de laatste decennia in één document samenbrengt.

Deze ISO-norm is intussen uitgegroeid tot dé referentie op vlak van goed vakmanschap omtrent kwaliteit van producten en diensten. In vrijwel iedere sector is ISO 9001 vandaag dan ook een bekend begrip.

De eerste versie dateert van 1987. Elke 5 à 7 jaar wordt de norm aangepast en geactualiseerd door een expertencommissie, gebaseerd op een internationaal onderzoek bij de gebruikers. Er werd een versie van ISO 9001 gepubliceerd in 1994, 2000, 2008 en de laatste update dateert van 2015.

Elke versie is een verbetering van de vorige versies.  Toch blijven een aantal bedenkingen over de norm bestaan, hoewel deze ondertussen in de nieuwere versies weggewerkt werden.

We zetten de meest gehoorde misverstanden even op een rijtje, en geven de huidige situatie weer, zodat deze onterechte beweringen rechtgezet worden.

1. ISO 9001 is vooral veel papierwerk

De eerste versies van ISO 9001 zorgden voor heel wat « papierwerk » door verplichte procedures en ondersteunende instructies.  Naarmate de feedback van gebruikers bezorgd werd aan de expertencommissie, werd « papier » steeds minder noodzakelijk. Zo werd het aantal verplichte procedures in de versies 2000 en 2008 beperkt tot 6 stuks, terwijl dit in de huidige 2015-versie zelfs volledig verdwenen is.
De filosofie is nu: toon aan dat iedereen in de organisatieop dezelfde manier met kwaliteit omgaat. De aantoonbaarheid wordt bekomen via interviews, of door de organisatie zelf via databases, ingevulde formulieren,… En niet langer op basis van voorschriften.

Conclusie: ISO 9001:1987 vergde veel papierwerk. Sindsdien is deze eis stelselmatig verminderd tot de huidige situatie waarbij de documentatie tot het minimum (theoretisch zelfs nihil) beperkt wordt. Of: ISO 9001:1987 focuste op papierwerk, ISO 9001:2015 focust op aantoonbaarheid, onder gelijk welke vorm.

2. ISO 9001 is een taak voor de quality manager

Voor veel quality managers was en is één van de doelstellingen om het ISO 9001 certificaat te behalen en te bestendigen. Vaak was dit een gevecht tegen windmolens, omdat de medewerking niet steeds ‘van harte’ was bij collega’s en directieleden. ISO 9001 is tenslotte een kwaliteitsstandaard, en wie anders dan de quality manager moet zich hierover ontfermen?

Welnu, in de meest recente versies van ISO 9001 is dit ook achterhaald: nu wordt er een expliciete eis gesteld op vlak van leiderschap. Auditoren wensen hier geen documenten of vage verklaringen, maar willen met de leiding spreken over strategie, aanpak, doel, middelen, organisatie, ….

Conclusie: bij de eerste normversies kon men de verantwoordelijkheid voor het behalen en behouden van het ISO 9001-certificaat in de schoenen van de quality manager schuiven. Dit is in de huidige versie van de norm niet langer het geval. Het integrale leidinggevende team is betrokken partij. Vroeger was dus de kwaliteitsmanager verantwoordelijk, momenteel is dat de hele organisatie.

3. ISO 9001 beknot onze flexibiliteit

Andere gelijkaardige beweringen die we horen, zijn in de stijl van: “We kunnen onze eigen accenten niet meer leggen”, “ISO beperkt onze eigen inbreng”, “ISO bepaalt hoe we moeten werken”,…

In elke versie van de normwas de insteek: de norm bepaalt wat moet verzekerd worden, maar niet hoe dit moet gerealiseerd worden.

Zo vraagt de norm bijvoorbeeld om de belanghebbenden in de organisatie te bepalen, en hun eisen en verwachtingen naar de organisatie vast te stellen. Dat dit moet gebeuren, is vanzelfsprekend, ook los van ISO 9001. Maar de norm legt nergens op hoe dit moet gebeuren. Je bepaalt als organisatie dus zelf op welke manier je dit invult.
Hetzelfde geldt voor de mogelijke risico’s die de organisatie kunnen treffen, en welke maatregelen relevant zijn om deze te beperken. Idem voor de opportuniteiten en de maatregelen om ze in de realiteit om te zetten.

Conclusie: wanneer in eerdere versies veel procedures en werkinstructies van toepassing waren, kon deze uitspraak correct zijn. Vandaag is dit niet langer het geval. ISO 9001 bepaalt dus nooit ‘hoe’ iets moet uitgevoerd worden, wel ‘wat’ zinvol en relevant is voor elk type organisatie om op lange termijn succesvol te zijn.

4. ISO 9001 is voor grote bedrijven, niet voor KMO’s

Ook deze bewering was grotendeels correct voor de eerste versies van de norm, maar voor de huidige versie gaat dit niet meer op. De norm is generiek opgesteld, dat betekent dat dit van toepassing is voor zowel grote internationale bedrijven als voor KMO’s, voor zowel productie- als dienstverlenende organisaties.

Sterker nog: een trend die we de laatste jaren opmerken, is dat het aandeel KMO’s die beschikken over een ISO 9001 certificaat stelselmatig toeneemt. Dat komt omdat de grote organisaties steeds meer van hun leveranciers gaan vragen/eisen dat ze over een dergelijk certificaat beschikken.

Conclusie: de normtekst is algemeen opgesteld, en van toepassing op zowel grote als kleinere organisaties, zowel voor productiebedrijven als voor dienstverlenende organisaties.

5. ISO 9001 invoeren is duur en neemt veel tijd in beslag

Wat is de kost voor het invoeren van een kwaliteitsmanagementsysteem conform ISO 9001? Die vraag kan niet zomaar beantwoord worden. Het hangt af van het type organisatie, de maturiteit, het aantal medewerkers, ….

Welke kosten moeten we beschouwen? Over het algemeen is dit beperkt tot de interne en externe voorbereidingstijd, en de kost van de certificatie (initiële certificatie audit en de jaarlijkse opvolgingsaudit gedurende 3 jaar).

Maar wat zijn de voordelen? Een beter functionerende organisatie, het inbedden van een cultuur van continu verbeteren, hogere klantentevredenheid, betere risicobeheersing, heldere doelstellingen en actieplannen om ze te realiseren, en veel meer.

En duurt de implementatie lang? Ook hier weer hangt dit af van de organisatie, maar over het algemeen verloopt er pakweg 4 tot 8 maand tussen de beslissing om ISO 9001 certificaat te behalen, en het effectief behalen ervan.

Conclusie: het invoeren van een ISO 9001 managementsysteem kost geld, maar moet beschouwd worden als een investering in de toekomst van de organisatie. En welke bedrijfsleider is niet bereid om te investeren in de hierboven vermelde troeven?

Algemene conclusie

Jammer genoeg blijven een aantal hardnekkige misverstanden bestaan over het nut van ISO 9001. Hopelijk heeft bovenstaande argumentatie u overtuigd van het tegendeel. ISO 9001 is een waardevol instrument dat uw organisatie op een gestructureerde manier beter maakt.
Wenst u meer informatie? Neem gerust contact op met onze experten.

Neem contact op met één van onze adviseurs

Dirk Roelens

Dirk Roelens

Partner Business Consulting