Strenge regels bij vrijstelling bedrijfsvoorheffing voor onderzoekers

Sinds augustus 2023 gelden strengere regels voor de toepassing van de vrijstelling voor onderzoekers. Maakt of wilt u gebruik blijven maken van dit fiscaal voordeel, dan houdt u daar het beste rekening mee.

Vroeger standpunt fiscus

De fiscale maatregel rond de vrijstelling van bedrijfsvoorheffing voor onderzoekers (art. 275³ WIB92 en art. 95³ KB/WIB92) betekent voor heel wat bedrijven dat er extra financiële middelen beschikbaar zijn voor innovatie. Wil u er als bedrijf een beroep op doen? Dan moet u de O&O projecten of programma’s waarop de werknemers tewerkgesteld zijn, volgens het Wetboek Inkomstenbelastingen ‘voorafgaandelijk’ aanmeldenbij BELSPO.

De wet voorziet evenwel geen duidelijkheid over het juiste tijdstip van de voorafgaandelijke aanmelding, wat ruimte gaf voor interpretatie.

De fiscale administratie volgde tot voor kort het standpunt dat de aanmelding bij BELSPO moet gebeuren voorafgaand aan de toepassing van de vrijstelling van bedrijfsvoorheffing. Concreet betekent dit dat de vrijstelling van toepassing was vanaf de maand waarin de aanmelding van het project of het programma bij BELSPO gebeurde. En dat ongeacht of dit project of programma al eerder gestart was. Weliswaar zonder terugwerkende kracht voor de periode voor de aanmelding.

Nieuw standpunt fiscus na arrest Hof van Cassatie

Het Hof van Cassatie heeft in een arrest van 6 januari 2023 een strenger standpunt ingenomen. Het Hof oordeelde dat de aanmelding moet gebeuren voorafgaand aan de aanvang van het project of programma. In de circulaire 2023/C/49,gepubliceerd op 27 april 2023, gaf de fiscus aan dit strengere standpunt te zullen volgen met ingang van 1 augustus 2023.

Om de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing toe te passen, moet de werkgever de aanmelding bij BELSPO dus doen voor de aanvang van een kwalificerend project of programma. Dat heeft verschillende gevolgen:

• Voor projecten of programma’s aangemeld voor 1 augustus 2023 is de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing gewoon verder van toepassing.
• Voor nog niet-gestarte projecten of programma’s is de vrijstelling alleen nog van toepassing als de aanmelding gebeurt bij BELSPO voor hun aanvangsdatum.
• Niet-aangemelde projecten of programma’s gestart voor 1 augustus 2023, vallen definitief uit het toepassingsgebied.

Wanneer moet u aanmelden?

Voor bedrijven die de vrijstelling van bedrijfsvoorheffing willen toepassen voor nieuwe O&O projecten of programma’s, is het dus van belang om deze projecten of programma’s bij BELSPO aan te melden voor de aanvangsdatum ervan. Circulaire 2023/C/49 verduidelijkt evenwel niet hoe lang voor de start van een project of programma de aanmelding vereist is. De vraag stelt zich dus of aanmelding de dag voor de start van het project of programma voldoende is?

Omdat de toepassing van de maatregel doorgaans op maandelijkse basis gebeurt, zou de fiscus kunnen argumenteren dat ook de aanmeldingen per maand moeten gebeuren. Om discussie met de fiscus te vermijden, adviseren we om de aanmelding ten laatste in de maand voorafgaand aan de start van het project of programma te doen. Bewijs van deze aanmelding is terug te vinden in de aanmeldingsdatum en het identificatienummer van het project of programma bij BELSPO.

Hoe moet u aanmelden?

De aanmelding bij BELSPO moet alle wettelijk verplichte gegevens bevatten:

• De identificatie van de schuldenaar van de bedrijfsvoorheffing.
• Een beschrijving van het project of programma die aantoont dat het doel fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling is.
• De verwachte aanvangsdatum en de vooropgestelde einddatum van het project of programma.

Deels ingevulde aanmeldingen (bv. met een onvoldoende onderbouwde beschrijving) zijn niet geldig.

Bij een controle zal fiscus vragen om te bewijzen dat de aanmelding volledig was voor de start van het project of programma. Deze bewijslast ligt volledig bij de onderneming zelf. BELSPO houdt een logboek bij van de wijzigingen. Maar niet de concrete wijzigingen aan een aanmelding. Om aan te tonen dat de aanmelding op een bepaalde datum volledig was, adviseren we om een pdf-bestand te maken op die datum, met aanduiding van de afdrukdatum van het document (bv. in de header).

Toekomstige controles door de fiscus moeten verduidelijken of dit aanvaardbaar is als voldoende bewijs. Lopende projecten of programma’s die voor 1 augustus 2023 met alle wettelijk verplichte gegevens aangemeld werden bij BELSPO, blijven geldig. Ook al gebeurde de aanmelding na de aanvangsdatum van het project of programma.

Wat met nieuwe projecten als deel van een programma?

Circulaire 2023/C/49 verduidelijkt niet hoe u moet omgaan met de aanmelding van nieuwe, individuele projecten die vallen onder een aangemeld O&O programma. Is een aanmelding nodig van elk individueel project? En zo ja, moet dat gebeuren voor de start van het project? Hoe kan dat in de praktijk wanneer een onderneming aan tientallen individuele deelprojecten binnen een O&O programma werkt? En hoe een deelproject correct aanmelden voor de start? In het bijzonder binnen ondernemingen met snelle beslissingsprocessen? Bijvoorbeeld wanneer het O&O betreft in functie van klantenprojecten?

Uit recente rechtspraak kunnen we afleiden dat voor projecten die betrekking hebben op een tijdig en correct aangemeld O&O programma geen afzonderlijke aanmelding nodig is bij BELSPO (Gent fisc. 5e k. nr. 2021/AR/664, 24/05/2022, TFR 2022, afl. 632, p. 1054). Het valt af te wachten of hogere rechtbanken deze rechtspraak zullen bevestigen, en hoe de fiscus daarmee zal omgaan bij controles.

Best practice blijft dan ook om, indien mogelijk, elk deelproject binnen een O&O programma te vermelden in de aanmelding. Ook hier adviseren we om een pdf-bestand aan te maken, met aanduiding van de afdrukdatum van het document, als bewijs van tijdige aanmelding. Omdat artikel 275³ WIB92 niet specifieert op welke manier de aanmelding moet gebeuren, kan dat ook via mail naar BELSPO als alternatief voor aanmelding via de online BELSPO applicatie. BELSPO voegt de ontvangen informatie vervolgens toe aan het dossier van de onderneming. Deze manier van aanmelding kan een oplossing bieden bij een groot aantal deelprojecten, wanneer de karakterlimiet van de online applicatie te beperkend is.

Onduidelijkheid en rechtsonzekerheid blijft

Ondanks de toelichtingen beschreven in Circulaire 2023/C/49 blijven meerdere details van de aangewezen aanmeldingsprocedure onduidelijk. Ondernemingen hebben dus nog altijd geen volledige rechtszekerheid bij de toepassing van de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor onderzoekers.

Deze onduidelijkheid blijkt eveneens uit de diverse parlementaire vragen die de minister van Financiën kreeg. De minister maakte begin dit jaar plannen bekend voor een brede fiscale hervorming. Ook het fiscaal regime m.b.t. vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor O&O zou worden hervormd.

Het antwoord van de minister op een recente parlementaire vraag was alvast hoopgevend. Is er een correcte aanmelding van een O&O programma gebeurd, dan moet niet elk O&O project dat er deel van uitmaakt afzonderlijke aangemeld worden. We verwachten een bevestiging van dit standpunt in de Koninklijke besluiten die de aangekondigde fiscale hervorming in wetgeving moeten omzetten.

In afwachting volgt u het best de adviezen

Het blijft uitkijken naar de aangekondigde hervorming om de maatregel correct onderbouwd en met voldoende rechtszekerheid te kunnen toepassen. In afwachting volgt u het best alle gekende vereisten en adviezen bij de aanmelding van O&O projecten of programma’s minutieus:

• Meld projecten of programma’s aan bij BELSPO voor de aanvangsdatum. Bij voorkeur ten laatste in de maand voorafgaand aan de start van de activiteiten.
• Meld aan met alle wettelijk verplichte gegevens. Dat is onder meer een beschrijving die aantoont dat het project of programma fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling tot doel heeft.
• Vermeld elk deelproject binnen een O&O programma.
• Bewaar een pdf-bestand met aanduiding van de afdrukdatum van het document.

Contacteer ons gerust als u graag meer informatie wenst over dit onderwerp of een concreet advies.