Vrijstelling bedrijfs-
voorheffing voor onderzoekers: strengere regels sinds 1 augustus 2023

Vroeger standpunt fiscus

De fiscale maatregel rond de vrijstelling van bedrijfsvoorheffing voor onderzoekers betekent voor heel wat bedrijven dat er extra financiële middelen beschikbaar zijn voor innovatie. Om er als bedrijf beroep op te kunnen doen moeten de O&O-projecten of programma’s waarop de werknemers tewerkgesteld zijn, volgens het Wetboek Inkomstenbelastingen voorafgaandelijk aangemeld worden bij BELSPO. De wet voorziet evenwel geen duidelijkheid in verband met het juiste tijdstip van voorafgaandelijke aanmelding, wat ruimte gaf voor interpretatie.

De fiscale administratie volgde tot voor kort het standpunt dat de aanmelding bij BELSPO moet gebeuren voorafgaand aan de toepassing van de vrijstelling van bedrijfsvoorheffing. Concreet betekent dit dat de vrijstelling kon toegepast worden vanaf de maand waarin het project of het programma bij BELSPO aangemeld werd, ongeacht of dit project of programma al eerder gestart was, weliswaar zonder terugwerkende kracht voor de periode vóór de aanmelding.

Nieuw standpunt fiscus na arrest Hof van Cassatie

Het Hof van Cassatie heeft in een arrest van 6 januari 2023 een strenger standpunt ingenomen. Het Hof oordeelde dat de aanmelding moet gebeuren voorafgaand aan de aanvang van het project of programma.

In de circulaire 2023/C/49,gepubliceerd op 27 april 2023, heeft de fiscus aangegeven dit strengere standpunt te zullen volgen met ingang van 1 augustus 2023.Om de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing te kunnen toepassen, moet de werkgever de aanmelding bij BELSPO dus doen vóór de aanvang van een kwalificerend project of programma. Dit heeft verschillende gevolgen:

• Voor projecten of programma’s die vóór 1 augustus 2023 werden aangemeld kan de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing gewoon verder worden toegepast.
• Voor nog niet gestarte projecten of programma’s kan de vrijstelling alleen nog toegepast worden als deze vóór hun aanvangsdatum aangemeld worden bij BELSPO.
• Projecten of programma’s die vóór 1 augustus 2023 werden gestart maar niet aangemeld, vallen definitief uit het toepassingsgebied.

Wanneer aanmelden?

Voor bedrijven die de vrijstelling van bedrijfsvoorheffing willen toepassen voor nieuwe O&O-projecten of programma’s, is het dus van belang om dezeprojecten of programma’s bij BELSPO aan te melden vóór de aanvangsdatum ervan.

Circulaire 2023/C/49 verduidelijkt evenwel niet hoe lang vóór de start van een project of programma de aanmelding vereist is. De vraag stelt zich dus of aanmelding de dag vóór de start van het project of programma voldoende is?

Omdat de toepassing van de maatregel in de regel op maandelijkse basis gebeurt, zou de fiscus kunnen argumenteren dat ook de aanmeldingen steeds per maand moeten worden beschouwd. Om discussie met de fiscus hierrond te vermijden, adviseren we om de aanmelding ten laatste in de maand voorafgaand aan de start van het project of programma volledig in te dienen. Bewijs van deze aanmelding is terug te vinden in de aanmeldingsdatum en het identificatienummer van het project of programma bij BELSPO.

Hoe aanmelden?

De aanmelding bij BELSPO moet alle wettelijk verplichte gegevens bevatten:

• De identificatie van de schuldenaar van de bedrijfsvoorheffing.
• De beschrijving van het project of programma, waarbij wordt aangetoond dat het fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling tot doel heeft.
• De verwachte aanvangsdatum en de vooropgestelde einddatum van het project of programma.

Deels ingevulde aanmeldingen (bv. met een onvoldoende onderbouwde beschrijving) zijn dan ook niet geldig. We gaan er van uit dat de fiscus bij controle zal vragen om te bewijzen dat de aanmelding volledig was vóór de start van het project of programma. Deze bewijslast ligt volledig bij de onderneming zelf; BELSPO houdt enkel een logboek bij van de wijzigingen, maar niet welke wijzigingen er concreet aan een aanmelding worden aangebracht.

Om aan te tonen dat de aanmelding op een bepaalde datum volledig was, adviseren we om een PDF-afdruk te maken op die datum, met aanduiding van de afdrukdatum van het document (bv. in de header). Toekomstige controles door de fiscus zullen moeten verduidelijken of dit als voldoende bewijs wordt aanvaard. Lopende projecten of programma’s die vóór 1 augustus 2023 al correct (i.e. met opgave van alle wettelijk verplichte gegevens) werden aangemeld bij BELSPO blijven geldig, ook al gebeurde de aanmelding na de aanvangsdatum van het project of programma.

Wat met nieuwe projecten als deel van een programma?

Circulaire 2023/C/49 verduidelijkt niet hoe moet worden omgegaan met de aanmelding van nieuwe, individuele projecten die onder een reeds aangemeld O&O-programma vallen. Moet elk individueel project worden aangemeld, en zo ja, dient dit te gebeuren voor de start van het project? Hoe kan dit in de praktijk wanneer een onderneming aan tientallen individuele deelprojecten binnen een O&O-programma werkt? En hoe kan een deelproject correct worden aangemeld vóór de start, in het bijzonder binnen ondernemingen met snelle beslissingsprocessen, bijvoorbeeld wanneer het O&O betreft in functie van klantenprojecten?

Op basis van recente rechtspraak kan er geargumenteerd worden dat projecten die betrekking hebben op een tijdig en correct aangemeld O&O-programma niet afzonderlijk moeten worden aangemeld bij BELSPO (Gent fisc. 5e k. nr. 2021/AR/664, 24/05/2022, TFR 2022, afl. 632, p. 1054). Het valt echter af te wachten of hogere rechtbanken deze rechtspraak zullen bevestigen, en hoe de fiscus hiermee zal omgaan bij controles.

Best practice blijft dan ook om, indien mogelijk, elk deelproject binnen een O&O-programma te vermelden in de aanmelding. Ook hierbij adviseren we om een PDF-afdruk te maken, met aanduiding van de afdrukdatum van het document, als bewijs van tijdige aanmelding. Omdat artikel 275³ WIB92 niet specifieert op welke manier de aanmelding dient te gebeuren, kan dit ook via mail naar BELSPO als alternatief voor aanmelding via de online BELSPO-applicatie. BELSPO voegt de ontvangen informatie vervolgens toe aan het dossier van de onderneming. Deze manier van aanmelding kan tevens een oplossing bieden bij een groot aantal deelprojecten, wanneer de karakterlimiet van de online applicatie te beperkend is.

Verwachte wijzigingen in deze maatregel

Ondanks de toelichtingen beschreven in Circulaire 2023/C/49 blijven meerdere details van de aangewezen aanmeldingsprocedure onduidelijk, waardoor ondernemingen nog steeds geen volledige rechtszekerheid hebben bij de toepassing van de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor onderzoekers.

Deze onduidelijkheid blijkt eveneens uit de diverse parlementaire vragen die hierover aan de minister van Financiën werden gesteld. De minister maakte begin dit jaar plannen bekend voor een brede fiscale hervorming, waarbij ook het fiscaal regime m.b.t. vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor O&O zou worden hervormd.

Het is alvast hoopgevend dat de minister recent op een parlementaire vraag antwoorde dat, indien een O&O-programma correct wordt aangemeld, niet elk O&O-project dat er deel van uitmaakt afzonderlijke moet worden aangemeld. We verwachten dat dit standpunt nog zal worden bevestigd in de koninklijke besluiten die de aangekondigde fiscale hervorming in wetgeving moeten omzetten.

Een eerste wetsontwerp hiervoor werd alvast op 19 september ingediend bij het Belgische parlement. In dit wetsontwerp wordt onder meer de rol van BELSPO voor de aanmelding en voor het verlenen van een bindend advies bevestigd, en wordt een aanmeldingsprocedure bij BELSPO in twee fasen voorgesteld, bestaande uit een voorafgaande aanmelding en een (onderbouwde) oplijsting van de in het voorafgaande kalenderjaar uitgevoerde projecten. Daarnaast erkent het wetsontwerp ook dat de concepten “onderzoeks- of ontwikkelingsprojecten of -programma’s” momenteel onvoldoende duidelijk gedefinieerd zijn.

In afwachting van de verwachte Koninklijke besluiten blijft het heel belangrijk om alle op vandaag gekende vereisten en adviezen bij de aanmelding van O&O projecten of programma’s minutieus te volgen, om de maatregel correct onderbouwd en met voldoende rechtszekerheid te kunnen toepassen:

• Aanmelden van projecten of programma’s bij BELSPO vóór de aanvangsdatum, bij voorkeur ten laatste in de maand voorafgaand aan de start van de activiteiten.
• Aanmelden met alle wettelijk verplichte gegevens, waaronder een beschrijving die aantoont dat het project of programma fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling tot doel heeft.
• Vermelden van elk deelproject binnen een O&O programma.
• Bewaren van een PDF-afdruk met aanduiding van de afdrukdatum van het document.

Hebt u vragen over dit topic? Neem gerust contact met ons op. We helpen u graag verder.