Rolverdeling bij testmanagement: de valkuilen en hoe ze te vermijden

Het belang van testmanagement bij een ERP-implementatie

Het testen van een ERP-systeem gaat verder dan het controleren of het systeem technisch werkt. De kern ligt in de validatie of de software de dagelijkse bedrijfsvoering ondersteunt en of de verschillende modules en interfaces naadloos samenwerken. Dit vereist nauwe samenwerking tussen de klant en de implementatiepartner, met een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden.

Toch ontstaat hier vaak een grijze zone: wie is verantwoordelijk voor welke testen? Wie bepaalt de testscenario’s? En wie draagt de eindverantwoordelijkheid als het misgaat? Onduidelijke rolverdeling kan leiden tot fouten, vertragingen en onverwachte kosten.

De rol van de testmanager

De testmanager speelt een cruciale rol in het coördineren en aansturen van het testproces. Deze persoon fungeert als spil tussen de klant en de implementatiepartner en zorgt ervoor dat alle testactiviteiten gestructureerd en volgens planning verlopen. De belangrijkste verantwoordelijkheden van de testmanager zijn:

• Opstellen van de teststrategie: bepalen welke soorten tests nodig zijn, hoe ze worden uitgevoerd en wie verantwoordelijk is.
• Coördineren van testactiviteiten: zorgen dat alle tests tijdig worden voorbereid en uitgevoerd, met voldoende beschikbare middelen.
• Bewaken van voortgang en kwaliteit: monitoren van testresultaten, signaleren en escaleren van risico’s, en zorgen dat kritieke problemen tijdig worden opgelost.
• Communicatie en rapportage: stakeholders informeren over de status van testen en adviseren over de impact van testbevindingen op de projectplanning.

Een effectieve testmanager zorgt ervoor dat testactiviteiten niet ondergesneeuwd raken binnen het project en draagt zo bij aan een geslaagde implementatie.

Veelvoorkomende valkuilen bij testmanagement

Vertrouwen op de implementatiepartner zonder eigen betrokkenheid

Sommige bedrijven gaan ervan uit dat de implementatiepartner volledig verantwoordelijk is voor het testen. Hoewel deze partner technische expertise heeft, kent alleen de klant de specifieke bedrijfsprocessen en uitzonderingen. Zonder actieve betrokkenheid van de klant kunnen kritieke fouten pas na de go live aan het licht komen.

Oplossing: de klant moet actief deelnemen aan het testproces, zowel bij de voorbereiding als bij de uitvoering van de user acceptance testing (UAT). Key users spelen hierin een sleutelrol, aangezien zij de dagelijkse processen het beste begrijpen.

Eenzijdige focus op technische tests door de implementatiepartner

Implementatiepartners richten zich vaak op technische tests zoals unit- en integratietests. Hoewel deze belangrijk zijn, garanderen ze niet dat het systeem goed aansluit op de bedrijfsvoering van de klant. Procesflows, uitzonderingen en realistische scenario’s blijven dan onderbelicht.

Oplossing: ontwikkel een teststrategie waarin naast technische en functionele tests ook business tests zijn opgenomen. Laat de implementatiepartner de technische validatie uitvoeren, terwijl de klant de leiding neemt in de proces- en bedrijfsgerichte tests met behulp van key users.

Onvoldoende betrokkenheid van key users

Key users zijn essentieel om het ERP-systeem in de praktijk te valideren. Als hun betrokkenheid beperkt is, kunnen belangrijke scenario’s ongetest blijven, wat het risico op fouten na livegang verhoogt. Oorzaken hiervan kunnen zijn:

• Te weinig beschikbare tijd naast hun reguliere werk.
• Onduidelijkheid over hun rol binnen het testproces.
• Weerstand tegen verandering, omdat het nieuwe systeem vaak een andere manier van werken vereist.

Oplossingen:

• Betrek key users vanaf het begin bij het testproces en geef hen voldoende tijd om testscenario’s op te stellen en uit te voeren.
• Zorg voor voldoende training, zodat zij hun rol en het belang van testen begrijpen.
• Hun betrokkenheid leidt tot sneller vertrouwen in het systeem, snellere acceptatie en effectiever gebruik.
• Hun feedback helpt om procesfouten vroegtijdig te signaleren en op te lossen.

Gebrek aan mandaat en te late betrokkenheid van de testmanager

Zonder voldoende mandaat of ondersteuning vanuit het management wordt het voor de testmanager lastig om testactiviteiten goed te coördineren en te handhaven. Wordt deze persoon bovendien pas laat in het project betrokken, dan worden tests vaak onvoldoende geïntegreerd in de projectplanning.

Oplossing: erken de testmanager formeel als volwaardig onderdeel van het projectteam en voorzie hem of haar van de nodige middelen en autoriteit. Betrek de testmanager vroegtijdig, zodat het testproces vanaf de start gestructureerd wordt ingericht.

Te weinig tijd en middelen voor testen

Testen wordt vaak onderschat en naar het einde van het project geschoven. Daardoor is er vaak te weinig tijd en capaciteit om grondige tests uit te voeren. Het gevolg: gehaaste testtrajecten, oppervlakkige controles en een verhoogde kans op fouten.

Oplossing: neem het testmanagementproces op in de algemene projectplanning. Voorzie voldoende tijd en middelen zodat testactiviteiten tijdig als volwaardige projecttaken worden behandeld.  

Conclusie

Een succesvolle ERP-implementatie vereist nauwe samenwerking tussen klant en implementatiepartner, waarbij het testmanagementproces centraal staat. Het systeem moet niet alleen technisch functioneren, maar ook naadloos aansluiten op de bedrijfsprocessen en gebruikersbehoeften.

De testmanager speelt hierbij een sleutelrol. Deze persoon bewaakt de teststrategie, coördineert de uitvoering en zorgt voor betrokkenheid van de juiste stakeholders. Door de testmanager tijdig en met voldoende mandaat te betrekken, kunnen testen doeltreffend worden opgezet en uitgevoerd en wordt voorkomen dat testen als een bijzaak wordt behandeld.

Tot slot is actieve betrokkenheid van de klant, en met name de key users, essentieel. Door hen vanaf het begin goed te informeren, trainen en betrekken, voorkom je veelvoorkomende valkuilen en vergroot je de kans op een succesvolle en probleemloze go live.