De kunst van het kiezen van een ERP-systeem: wat moet u zeker weten?

Wat is ERP en waarom is het belangrijk?

Enterprise Resource Planning (ERP) is een geïntegreerd softwareplatform dat bedrijven helpt om hun kernprocessen – zoals financiën, supply chain, productie en human resources – te beheren en te optimaliseren. Door data en workflows te centraliseren, biedt een ERP-systeem inzicht en controle over uw gehele organisatie. Dit maakt het niet alleen mogelijk om efficiënter te werken, maar ook om sneller in te spelen op veranderingen in de markt. Het kiezen van het juiste ERP-systeem is daarom een strategische beslissing die de toekomstige groei en flexibiliteit van uw bedrijf kan ondersteunen.

Analyseer uw bedrijfsbehoeften

Begin met een grondige analyse van uw bedrijfsprocessen. Identificeer de pijnpunten en bepaal welke functies u nodig heeft in een ERP-systeem om deze aan te pakken. Maak een lijst van 'must-haves' en 'nice-to-haves'. Het is daarbij van belang niet alleen de 'wat' maar ook de 'waarom' achter elke behoefte goed te definiëren. Leg vooral de nadruk op specifieke eisen die niet standaard in een ERP-systeem aanwezig zijn, omdat deze vaak belangrijker zijn dan de algemene functionaliteiten.

Aangezien leveranciers tegenwoordig minder tijd besteden aan uitgebreide lastenboeken, is het essentieel om een balans te vinden tussen wat zij specifiek moeten behandelen en welke cruciale, niet-standaard functionaliteiten uw bedrijf nodig heeft. Deze lijst helpt u om uw zoektocht te focussen en te voorkomen dat u wordt afgeleid door overbodige functies.

Onderzoek de leverancier

Bij het kiezen van een ERP-systeem is het essentieel om een leverancier te vinden die past bij de cultuur en kernwaarden van uw bedrijf. Naast de betrouwbaarheid en marktpositie van de leverancier is het team van consultants dat zij aandragen minstens zo belangrijk. Dit team begeleidt de implementatie en vormt de brug tussen uw visie en de technische uitwerking van het ERP-systeem.

Controleer de schaalbaarheid

Uw bedrijf zal groeien en veranderen, en een toekomstbestendig ERP-systeem moet die ontwikkeling ondersteunen. Vraag naar de mogelijkheden om gebruikers en functies uit te breiden en ontdek of het systeem eenvoudig integreert met low-code platforms. Dit biedt flexibiliteit in de samenstelling van het systeem, zodat uw ERP mee kan groeien met uw bedrijf zonder onnodige technische complexiteit.

Test de gebruiksvriendelijkheid

Vraag altijd om een demo en betrek medewerkers uit verschillende afdelingen bij deze test. Een gebruiksvriendelijke interface bespaart veel tijd en frustratie. Controleer of het systeem intuïtief werkt en of de juiste informatie gemakkelijk te vinden is. Dit verhoogt de acceptatiegraad en zorgt voor een soepele invoering in het dagelijkse werkproces.

Let op verborgen kosten

De kosten van een ERP-systeem gaan vaak verder dan de initiële aanschafprijs. Denk hierbij aan training, implementatie, maatwerk, upgrades en onderhoud. Vraag de leverancier om een volledig kostenoverzicht, zodat u niet voor verrassingen komt te staan. Een helder inzicht in de totale eigendomskosten voorkomt onaangename verrassingen tijdens de levensduur van het systeem.

Verantwoordelijkheden binnen het project

Een duidelijke rolverdeling is essentieel voor een succesvolle ERP-implementatie. Maak vooraf afspraken over wie welke taken op zich neemt, zoals datamigratie, testen en het beheer van infrastructuur. Dit zorgt ervoor dat de verwachtingen aan beide kanten duidelijk zijn en dat de samenwerking soepel verloopt.

Vergelijk aanbieders met een gestandaardiseerde template

Om een objectieve en efficiënte vergelijking tussen verschillende aanbieders te maken, is het handig om een gestandaardiseerde antwoordtemplate op te stellen. Door elke leverancier dezelfde vragen te laten beantwoorden in een uniforme structuur, kunt u de opties gemakkelijker en eerlijker beoordelen. Dit beperkt ook de administratieve werklast, zowel voor uw team als voor de leveranciers.

Besluit

Het kiezen van een ERP-systeem is een uitdaging, maar door deze concrete stappen te volgen, kunt u een weloverwogen beslissing nemen die aansluit bij de behoeften en doelstellingen van uw bedrijf.

Heeft u vragen? Onze experts staan klaar om u verder te helpen.