Registratie onderhandse overeenkomsten: wat verandert er en hoe werkt het in de praktijk?
Met de inwerkingtreding van het Koninklijk besluit van 31 januari 2025, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 28 februari 2025, is de registratie van onderhandse akten in België grondig hervormd. De wetgever beoogt een uniforme, digitale en efficiëntere registratieprocedure.
In de praktijk roept de nieuwe regeling echter vragen op over het toepassingsgebied, de bewijswaarde en de verhouding tussen digitale en papieren indiening.
Wat valt onder de registratieplicht?
Een onderhandse akte is een document dat door de partijen zelf wordt opgesteld en ondertekend, zonder tussenkomst van een notaris. Dit omvat onder meer:
- Huurovereenkomsten en plaatsbeschrijvingen;
- Onderhandse verkoopovereenkomsten;
- Leningsovereenkomsten;
- Pactes adjoints bij handgiften;
- Beëindigingsovereenkomsten;
- Zakelijke contracten tussen ondernemingen;
- Oprichtingsakten van een VZW, CommV of VOF.
De registratieplicht volgt uit het Wetboek der Registratierechten en heeft twee functies:
- Fiscale functie: inning van registratierechten waar verschuldigd;
- Bewijsrechtelijke functie: tegenwerpelijkheid aan derden en vaststelling van een vaste datum.
Voor ondernemingen is vooral de tegenwerpelijkheid cruciaal.
Digitale registratie als hoofdregel
Sinds de inwerkingtreding van het KB op 10 maart 2025 geldt digitale indiening als hoofdregel. Voortaan moeten onderhandse akten verplicht digitaal worden ingediend via een erkend platform:
- MyMinFin voor de meeste onderhandse akten;
- MyRent voor huurcontracten en plaatsbeschrijvingen van particulieren;
- MyRent Pro voor professionele verhuurders of vastgoedbeheerders.
De datum van elektronische indiening geldt als registratiedatum. Dit is van belang voor onder meer:
- Fiscale termijnen (bv. Schenkingen, leningen);
- Huurrechtelijke verplichtingen (registratie binnen bijvoorbeeld 2 maanden);
- Bewijsrecht (vaste datum, tegenwerpelijkheid)
Uitzonderingen: beperkte afwijkingen op de digitale hoofdregel
Het KB voorziet slechts twee uitzonderingen waarbij papieren indiening nog mogelijk is:
- Overmacht of technische onbeschikbaarheid
Bij tijdelijke onbeschikbaarheid van het digitale platform kan papieren indiening gebeuren, op voorwaarde dat de onbeschikbaarheid kan worden aangetoond.
- Natuurlijke personen zonder ondernemingsnummer
Deze categorie mag nog op papier indienen. De wetgever erkent hiermee dat niet elke burger toegang heeft tot digitale middelen.
Papieren registratie gebeurt via postverzending naar het adres dat de FOD Financiën daarvoor op zijn website heeft opgegeven.
Of fysieke indiening aan het loket van het kantoor Rechtszekerheid nog toegestaan is, is onduidelijk. Er is namelijk nog steeds de verplichting voor het registratiekantoor om documenten die “onder de wettelijke voorwaarden” worden aangeboden, te registreren.
Voor burgers zonder ondernemingsnummer is het papieren alternatief dus nog mogelijk, maar deze uitzondering zal in de toekomst allicht verder worden afgebouwd.
Hoe verloopt de digitale registratie?
Voorafgaandelijke controle
Vooraleer een document wordt opgeladen, moet worden nagegaan:
- Of registratie wettelijk verplicht is;
- Of het document voldoet aan de vormvereisten;
- Of de handtekening rechtsgeldig is (elektronisch of nat);
- Of bijlagen vereist zijn (bv. Plaatsbeschrijving bij huur).
Uploaden document
Het document wordt vervolgens in PDF-formaat opgeladen op het juiste platform:
- MyRent voor de registratie van huurcontracten
- MyMinFin voor alle andere onderhandse overeenkomsten
Betaling registratie
Na de registratie wordt het betaalbewijs automatisch beschikbaar in MyMinFin.
U vindt dit terug onder ‘Mijn Documenten’, waar u het betaalbewijs kunt downloaden en de betaling meteen kunt uitvoeren.
Registratierechten:
- Voor onderhandse overeenkomsten (zoals leningen, schenkingen, overeenkomsten tussen partijen) bedraagt het registratierecht steeds € 50,00.
- Voor huurcontracten varieert het registratierecht afhankelijk van het type contract (bijvoorbeeld woninghuur, handelshuur, gemengde huur, …)
Registratierelaas
Na verwerking ontvangt de indiener een elektronisch registratierelaas. Dit document vormt het bewijs van registratie en is essentieel voor:
- Bewijsrechtelijke discussies;
- Fiscale controles;
- Geschillen tussen partijen.
Indien de registratie wordt geweigerd, wordt deze beslissing eveneens elektronisch meegedeeld.
Voor huurcontracten is het bewijs van registratie of de weigering zichtbaar in MyRent. Voor alle andere onderhandse overeenkomsten is dit terug te vinden in MyMinFin.
Bijzondere regels voor huurcontracten
Huurcontracten blijven een aparte categorie binnen de registratieplicht:
- Registratie is verplicht en voor woninghuur gratis;
- Indiening buiten de openingsuren geldt als indiening op dat moment.
De digitalisering heeft hier vooral tot doel om de registratieprocedure te uniformiseren en te versnellen, zowel voor verhuurders als voor de administratie.
Praktische knelpunten en risico’s
Hoewel de regelgeving duidelijk is, blijkt de uitvoering in de praktijk minder evident. Veel voorkomende problemen zijn:
- Foutieve platformkeuze (MyMinFin vs. MyRent);
- Documenten die niet voldoen aan de vormvereisten;
- Ontbrekende elektronische handtekeningen;
- Foutmeldingen bij upload;
- Onduidelijkheid over de verschuldigde registratierechten;
- Laattijdige indiening met fiscale gevolgen.
Voor ondernemingen en professionele actoren kan een foutieve of laattijdige registratie leiden tot aansprakelijkheid, sancties of verlies van bewijswaarde.
Moore kan u steeds ondersteunen bij de digitale registratie van verschillende overeenkomsten. Wij hebben hiervoor enkel de ondertekende onderhandse overeenkomst van u nodig.
Na het opladen van het document bezorgen wij u het betaalverzoek en zodra de registratie volledig verwerkt is, ontvangt u van ons het registratierelaas als officieel bewijs van registratie.
