Vanaf 1 januari 2026 treedt in België een belangrijke wijziging in werking. Alle btw-plichtige ondernemingen zullen verplicht zijn om hun B2B-facturen aan Belgische btw-plichtigen elektronisch uit te wisselen in gestructureerd formaat. Deze maatregel kadert in de verdere digitalisering van facturatie en de strijd tegen btw-fraude.
Wat betekent dit concreet?
Voor een meer gedetailleerde uitleg over wie voor welke handelingen een gestructureerde elektronische factuur moet uitreiken, verwijzen we naar ons eerder artikel.
Hoe moet de factuur worden verzonden?
In de praktijk gebeurt dit normaal via het Peppol-netwerk, in Peppol BIS-formaat. Indien tussen partijen een ander formaat is overeengekomen, wordt dit ook aanvaard, op voorwaarde dat dit formaat in overeenstemming is met de Europese norm EN16931. Dit zal echter de uitzondering zijn: Peppol is de hoofdregel. Ondernemingen die onder de verplichting vallen om elektronische facturen uit te reiken of te ontvangen, moeten technisch in staat zijn om Peppol-facturen te versturen en te ontvangen.
Gevolgen als leverancier
- Facturen die niet via Peppol worden verstuurd terwijl dit wel had moeten gebeuren, kunnen door klanten worden geweigerd.
- Als u niet beschikt over de technische middelen om een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken, kan de btw-administratie een boete opleggen. Bij een eerste overtreding bedraagt deze 1.500 euro, bij een tweede overtreding 3.000 euro en vanaf de derde overtreding 5.000 euro.
- De fiscus kan facturen die niet conform zijn als ongeldig beschouwen, met mogelijke gevolgen voor de btw-aftrek.
- Betalingen kunnen vertraging oplopen tot een correcte Peppol-factuur is ontvangen.
Gevolgen als klant
- U moet in staat zijn om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen.
- Niet kunnen ontvangen via Peppol kan ook leiden tot boetes. U riskeert dezelfde boetes als de verzender.
- U mist de voordelen van automatische verwerking, wat leidt tot meer manuele administratie en een hoger risico op fouten.
- U loopt het risico op btw-discussies bij controles.
Wat moet u doen?
Om compliant te zijn, raden wij aan:
- uw facturatiesoftware aan te passen aan het Peppol BIS-formaat (UBL)
- u aan te sluiten bij een Peppol access point
- uw interne processen af te stemmen op de nieuwe btw-regels, bijvoorbeeld afronding op totaalniveau
Tijdelijke tolerantie
Bij een eerste overtreding waarvoor een boete van 1.500 euro geldt, is er een bufferperiode van drie maanden. Er kan pas een tweede of volgende inbreuk worden vastgesteld ten vroegste drie maanden nadat de vorige inbreuk die aanleiding gaf tot een boete, werd vastgesteld.
De btw-administratie heeft aangegeven dat zij zich ervan bewust is dat dit een grote verandering is. Zij zal niet vanaf de eerste dag van de inwerkingtreding controles uitvoeren en sanctioneren. Een blijvende technische onmogelijkheid om gestructureerde elektronische facturen te versturen of te ontvangen zal wel worden bestraft.
Moore helpt u op weg
Peppol-proof werken is de toekomst. Wacht niet tot de deadline dichterbij komt! Activeer nu Peppol om te garanderen dat u ruim op tijd aan alle vereisten voldoet. De eerste stappen worden best nu gezet. Bij Moore begeleiden we u graag bij de overstap naar Peppol-compliance. Van softwareadvies tot procesoptimalisatie: onze experts staan klaar om u te ondersteunen. Neem contact op met één van onze experts voor een vrijblijvende check-up van uw facturatieproces.
