Vanaf 1 januari 2026 zijn veel ondernemingen onderworpen aan de nieuwe regels voor e-facturatie. Om daarmee te kunnen starten, moet uw bedrijf aangesloten zijn op Peppol, voluit Pan-European Public Procurement On-Line. Wat betekent dat precies?
E-facturatie is niet per se digitale facturatie
Facturen die u vandaag al digitaal verstuurt, bijvoorbeeld pdf’s, kunnen allerlei structuren aannemen. U verstuurt ze via reguliere netwerken, zoals e-mail. Ze zijn gemakkelijk leesbaar en u moet ze niet omzetten naar een leesbaar formaat.
E-facturatie houdt in dat u facturen opmaakt en verstuurt in een gestructureerd dataformaat en ze vervolgens uitwisselt via een veilig e-delivery netwerk. Deze e-facturen zijn enkel leesbaar door machines.
Peppol zorgt voor veilige elektronische uitwisseling
Als u wil starten met de nieuwe vorm van e-facturatie, moet u aangesloten zijn op Peppol. Dat is een gestandaardiseerd netwerk voor het digitaal uitwisselen van documenten zoals facturen, bestelopdrachten en leveringsbevestigingen tussen bedrijven onderling en met overheden. Het is een platform dat zorgt voor een veilige elektronische uitwisseling van deze documenten, ongeacht het systeem dat beide partijen gebruiken.
Wat zijn de voordelen van Peppol?
Dit systeem zorgt ervoor dat bedrijven en overheden efficiënter met elkaar kunnen communiceren. Bovendien zorgt het voor een lager papiergebruik en verkleint het de kans op fouten bij de verwerking van documenten.
Hoe werkt Peppol?
Peppol maakt gebruik van gestandaardiseerde berichtenformaten die zorgen voor een uniform formaat. Dat betekent dat een leverancier een factuur kan versturen naar een overheid of een klant, zonder zich zorgen te maken over de verschillende formaten die mogelijk vereist zijn.
Peppol Access Points fungeren als dé toegangspoort tot het Peppol-netwerk. Ze vormen een essentiële schakel voor zowel het accountantskantoor als voor bedrijven om elektronische facturen te kunnen verzenden en te ontvangen.
Voor het ontvangen van facturen via Peppol moet een bedrijf geregistreerd zijn bij een enkel Peppol Access Point. Dat kunnen er niet meerdere zijn. Het versturen van facturen kan wel via meerdere Peppol Access Points.
Zo’n Peppol Access Point is noodzakelijk om op het netwerk te komen. Het vormt een digitale brug tussen de verschillende partijen en zorgt voor een rechtstreekse verzending van facturen vanuit boekhoudsoftware X naar boekhoudsoftware Y.
Goed om te weten: het Peppol-netwerk is beveiligd en vertrouwelijk. Alleen gecertificeerde Access Points mogen berichten verzenden, wat zorgt voor een veilige uitwisseling van gegevens. U hoeft zich dus geen zorgen te maken over het feit dat documenten in verkeerde handen kunnen vallen.
Hoe begint u eraan?
- Beheert een accountant uw boekhouding? Dan zal die u contacteren om de aansluiting bij Peppol tijdig te verzekeren.
- Hebt u hier nog vragen over of wenst u hulp of advies? We staan voor u klaar.
