Doordacht kostenbeheer is daarom geen louter administratieve oefening, maar een strategische noodzaak. Het bepaalt mee hoe weerbaar een notariskantoor is, vandaag én op langere termijn. In dit artikel lichten we toe hoe kostenbeheer er in de praktijk uitziet voor notarissen, welke kostenposten typisch zijn en welke aandachtspunten cruciaal blijven binnen het wettelijke en toezichthoudende kader.
Wat betekent kostenbeheer voor notarissen?
Kostenbeheer voor notarissen omvat het geheel van processen waarmee uitgaven en inkomsten van het notariskantoor worden opgevolgd, gestuurd en geoptimaliseerd. Het doel is niet louter kosten beperken, maar vooral inzicht creëren: weten waar middelen naartoe gaan, welke kosten vast of variabel zijn en hoe deze zich verhouden tot de gerealiseerde omzet.
Een goed kostenbeheer helpt notarissen om rendabel te blijven werken binnen een strikt gereglementeerde omgeving. Het laat toe om tijdig bij te sturen, investeringen beter te plannen en financiële risico’s onder controle te houden, zonder in te boeten aan kwaliteit of compliance.
Welke kosten zijn typisch voor een notariskantoor?
De kostenstructuur van een notariskantoor verschilt op meerdere vlakken van die van andere vrije beroepen. Sommige kosten zijn wettelijk of structureel bepaald, andere laten meer ruimte voor sturing.
Personeelskosten vormen in de meeste notariskantoren de zwaarste uitgave. Het gaat niet alleen om de vergoedingen van de notaris(sen) zelf, maar ook om notariële medewerkers en administratief personeel. De samenstelling van het team, het ervaringsniveau en het personeelsverloop hebben een directe impact op de kosten én op de efficiëntie van het kantoor.
Het loon dat de notaris aan zichzelf uitkeert, is in principe vrij te bepalen. Net daardoor is dit een belangrijke hefboom binnen het globale kostenbeheer, die best in samenhang wordt bekeken met de gekozen vennootschapsstructuur en langetermijnplanning.
De huisvesting van het notariskantoor brengt vaste kosten met zich mee, zoals huur of afschrijving van het gebouw, aangevuld met nutsvoorzieningen en communicatiemiddelen. Ook de inrichting en het gebruik van de beschikbare ruimte spelen hierbij een rol. Efficiënt ruimtegebruik en bewuste keuzes inzake locatie en infrastructuur kunnen op termijn een merkbaar verschil maken in de kostenstructuur.
Notariskantoren zijn in sterke mate afhankelijk van gespecialiseerde software voor onder meer aktebeheer, boekhouding, archivering en compliance. Deze digitale tools verhogen de efficiëntie en betrouwbaarheid van de werking, maar brengen uiteraard licentie-, onderhouds- en updatekosten met zich mee.
De toenemende overstap naar cloudoplossingen en het gebruik van digitale akten, onder meer sinds de coronaperiode, maken IT niet langer een ondersteunende kost, maar een essentieel onderdeel van de kantoorwerking. Betrouwbare systemen, beveiliging en connectiviteit zijn daarbij cruciaal.
Verzekeringen vormen een onvermijdelijke kostenpost binnen het notariaat. Naast de verplichte beroepsaansprakelijkheidsverzekering sluiten notarissen vaak aanvullende verzekeringen af, zoals brandverzekering of gewaarborgd inkomen. Deze bieden bescherming tegen financiële gevolgen van onverwachte gebeurtenissen en maken deel uit van een gezond risicobeheer.
Notarissen zijn wettelijk verplicht om jaarlijks erkende opleidingsuren te volgen. Daarnaast is het voor de goede werking van het kantoor noodzakelijk dat ook medewerkers continu bijgeschoold blijven. Wetgeving en procedures wijzigen snel, en correcte toepassing vergt actuele kennis. Opleiding is dus geen vrijblijvende kost, maar een investering in kwaliteit en compliance.
Naast vaste interne kosten doen notariskantoren regelmatig een beroep op externe partijen, zoals consultants of juristen. Dit kan een bewuste keuze zijn om flexibiliteit te behouden en vaste personeelskosten te beperken, zeker in drukke periodes.
Ook de erelonen confraters maken deel uit van deze kosten. Bij confraternele akten waarbij het kantoor als minuuthouder optreedt, wordt een deel van het ereloon doorgestort aan de tussenkomende notaris. Hoewel deze kosten eigen zijn aan de werking van het notariaat, verdienen ze een correcte opvolging binnen het globale kostenbeheer.
Tot de overige kosten behoren fiscale verplichtingen, boekhoudkundige begeleiding, bankkosten en intresten op kredieten. Tijdige voorafbetalingen in de vennootschapsbelasting zijn belangrijk om belastingvermeerderingen te vermijden en een realistische inschatting te maken van de eindafrekening.
Daarnaast zijn er de aktekosten: kosten verbonden aan het opstellen en registreren van notariële akten. Deze variëren naargelang het type akte en de concrete omstandigheden. Een correcte en volledige doorrekening aan de cliënt is essentieel om te vermijden dat deze kosten op de rendabiliteit van het kantoor wegen.
Hoe worden notariskosten gefinancierd?
De inkomsten van notarissen zijn grotendeels wettelijk bepaald. Voor de meeste akten liggen de erelonen vast of worden ze berekend volgens vooraf vastgelegde barema’s. Daarnaast mag een forfaitaire aktekost worden aangerekend, die bedoeld is om de algemene kantoorkosten te dekken en ruimte te laten voor reserveopbouw.
Kosten die rechtstreeks aan een specifieke akte kunnen worden toegewezen, mogen afzonderlijk worden doorgerekend. Denk aan kosten voor opzoekingen, attesten of externe platformen. Het is belangrijk dat deze kosten systematisch en correct worden doorgerekend, zodat ze volledig worden gerecupereerd. Moderne boekhoudsoftware kan dit proces ondersteunen en automatiseren.
Risico’s die het kostenbeheer beïnvloeden
Kostenbeheer staat niet los van risicobeheer. Reputatieschade door ontevreden cliënten, schommelingen in de vastgoedmarkt, personeelsverloop of strategische keuzes kunnen een directe impact hebben op de kostenstructuur. Ook het risico op malversaties met cliëntengelden of schadegevallen vereist waakzaamheid en interne controles.
Goede informatiesystemen, duidelijke procedures en regelmatige overlegmomenten binnen het kantoor zijn essentieel om deze risico’s tijdig te detecteren en te beheersen.
Toezicht, maandstaat en beschikbaar saldo
Elke notaris is verplicht maandelijks een financiële maandstaat op te stellen voor de Commissie van Toezicht op de Boekhouding. Deze maandstaat geeft inzicht in onder meer inkomsten, uitgaven, cliëntenbalansen en het beschikbaar overschot.
Het beschikbaar saldo moet minstens 7,5% bedragen van de gemiddelde omzet van de voorbije drie jaar, tenzij uitzonderlijk anders toegestaan. Hoewel bepaalde schulden niet worden meegerekend in deze berekening, blijven ze wel relevant voor het globale kosten- en liquiditeitsbeheer. Een te eenzijdige focus op het beschikbaar saldo kan dus een vertekend beeld geven.
Sinds 2023 verloopt de opmaak en controle van de maandstaat grotendeels digitaal, wat de transparantie verhoogt, maar ook een correcte en tijdige opvolging vereist.
Kostenbeheer in de praktijk: vergelijken en bijsturen
Een sterk kostenbeheer vraagt om regelmatige analyse en vergelijking. Door cijfers jaar op jaar naast elkaar te leggen, krijgen notarissen inzicht in evoluties zoals de verhouding tussen personeelskosten en omzet, de werkelijke impact van aktekosten of de ontwikkeling van externe kosten.
Deze analyses vormen de basis om gefundeerde beslissingen te nemen en tijdig bij te sturen waar nodig.
Moore als partner voor notarissen
Bij Moore staan we notarissen bij als méér dan alleen boekhoudkundig en compliance-expert. We fungeren als een betrokken sparringpartner die meedenkt over kostenbeheer en financiële optimalisatie.
Dankzij onze uitgebreide ervaring met notariskantoren beschikken we over waardevolle vergelijkingscijfers. Daarmee kunnen we uw financiële ratio’s, zoals die gebruikt worden in de driejaarlijkse rentabiliteitsanalyse van de Kamer, spiegelen aan die van gelijkaardige kantoren, volledig geanonimiseerd.
Klaar om structureel en helder inzicht te krijgen in uw cijfers? Contacteer één van onze experten, ontdek hoe u uw kantoor duurzaam en toekomstgericht kan organiseren.
Neem contact op met één van onze experten
