Overslaan en naar de inhoud gaan
#Corona #RSZ #Thuiswerk

Kan ik mijn werknemers een bijkomende vergoeding geven voor thuiswerk?

donderdag 19/03/2020
Vergoeding thuiswerk

Om de verdere verspreiding van het Coronavirus tegen te gaan, verplicht de overheid via alle mogelijke kanalen thuiswerk.

Thuiswerk brengt voor de werknemers enkele bijkomende kosten mee die meestal privé gedragen worden. Denk aan extra verwarming van de woning overdag, een hoger elektriciteitsverbruik, het gebruik van een privé gefinancierde internetverbinding. Hoewel dat allemaal kosten zijn die in een context van samenhorigheid marginaal zijn, zijn ze in principe wel eigen aan de werkgever.

Dat houdt een fiscale/rsz opportuniteit in. Als deze kosten door de werkgever vergoed worden, gaat het om een belastingvrije vergoeding (aftrekbaar voor de werkgever, niet belast als loon bij de werknemer). Er moet in dat geval wel een dubbel bewijs geleverd worden: dat de kosten eigen zijn aan de werkgever én dat de vergoeding daar ook daadwerkelijk aan besteed werd. Wat de sociale zekerheid betreft gelden gelijkaardige principes.

Het aantonen van de grootte van deze kosten zal niet altijd eenvoudig zijn. Daarom dat de terugbetaling ook op een forfaitaire basis kan gebeuren, voor zover deze terugbetaling voldoet aan ernstige normen.

Specifiek voor de vergoeding van bovengenoemde kosten, stelt de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) een maximumbedrag voorop dat vandaag 126,94 euro per maand bedraagt. Ook in voorafgaande beslissingen in fiscale zaken (rulings) wordt het maximumbedrag van de RSZ vaak als maximumbedrag gehandhaafd. Daarbovenop kunnen ook de kosten voor het professionele gebruik van de internetverbinding vergoed worden, voor zover die al niet gedragen worden door de werkgever. Deze vergoeding mag maximaal 20 euro per maand bedragen. Ook voor het gebruik van een eigen pc mag een vergoeding van maximaal 20 euro per maand door de werkgever worden voorzien.

De RSZ liet weten dat ze de regeling die voorzien is in het arbeidsrecht voor voltijds thuiswerk/telewerk, op basis de werkgever de kosten hiermee verbonden kan terugbetalen tot 10% van de bruto-wedde, niet zal aanvaarden voor lockdown-thuiswerk.

Teneinde fiscale zekerheid te bekomen dat deze vergoeding als een terugbetaalde kost eigen aan de werkgever zal beschouwd worden, kan een voorafgaande beslissing (ruling) hieromtrent gevraagd worden. De rulingdienst heeft overigens een ontwerp-aanvraag op haar website gepubliceerd specifiek met betrekking tot de toekenning van een tijdelijke thuiswerkvergoeding in het kader van de huidige Coronacrisis. Deze aanvraag zou met spoed behandeld worden waardoor een beslissing snel zou volgen. De ontwerp-aanvraag kan hier teruggevonden worden.

Daarbovenop kunnen ook de kosten voor het professionele gebruik van de internetverbinding vergoed worden, voor zover die al niet gedragen worden door de werkgever. Deze vergoeding mag maximaal 20 euro per maand bedragen.

De keerzijde van de medaille is dat werknemers die vaak op de baan zijn volgens dezelfde bovenstaande principes al een vergoeding kregen. Deze zogenaamde ‘baankosten’-vergoeding tot 17 euro per dag wordt verminderd wanneer de werknemer effectief minder de baan op is.

Neem contact op met één van onze adviseurs
Bert Lutin
Bert Lutin
Partner Tax & Legal Services
An Lettens
An Lettens
Partner Tax & Legal Services