Overslaan en naar de inhoud gaan
#Tax & Legal #Btw Advies #Btw #Europa

Het bestemmings-
document

donderdag 15/09/2016
destination documents

Een heikel punt bij vele btw- controles is het leveren van het bewijs van de btw- vrijstelling voor intracommunautaire leveringen. Indien de btw- administratie niet overtuigd is van de echtheid van het vervoer van de goederen naar een andere lidstaat, verwerpt zij de btw vrijstelling met alle gevolgen vandien… De btw- administratie heeft nu echter een beslissing gepubliceerd waarin zij, ter vereenvoudiging, een alternatief bewijsmiddel aanreikt.

Algemeen: het bewijs van de vrijstelling voor intracommunautaire levering.

Intracommunautaire leveringen van goederen, zijnde leveringen van goederen die vanuit België naar een andere lidstaat worden verzonden of vervoerd, kunnen onder bepaalde voorwaarden vrij van btw geschieden. Zo moet het gaan om:

  • een levering van goederen door een als dusdanig handelend belastingplichtig persoon [1];
  • aan een belastingplichtige of niet-belastingplichtig rechtspersoon die als zodanig optreedt in een andere lidstaat en die er aldaar toe gehouden is zijn intracommunautaire verwervingen van goederen aan de belasting te onderwerpen;
  • waarbij de goederen vanuit België worden verzonden of vervoerd naar een andere lidstaat door of voor rekening van de koper of de verkoper.

In de praktijk komt het neer op een dubbele bewijslast die de verkoper bij een eventuele latere btw-controle moet kunnen voorbrengen.

a) Bewijs omtrent hoedanigheid van koper.

Eerst en vooral moet de verkoper kunnen aantonen dat de koper ertoe gehouden is om de intracommunautaire verwerving van deze goederen aan btw te onderwerpen. De administratie acht deze voorwaarde vervuld, van zodra de verkoper beschikt over een geldig btw-identificatienummer van zijn koper dat rechtsgeldig afgeleverd werd door een andere lidstaat dan België. Een uittreksel van de VIES-website dat het btw-identificatienummer van de koper geldig verklaart op het moment van de levering, kan deze bewijslast bijgevolg vervullen [2]. 

b) Bewijs van verzending/vervoer van de goederen.

Daarnaast moet de verkoper kunnen aantonen dat de goederen verzonden of vervoerd worden buiten België, maar binnen de Europese Unie. Hij kan dit bewijzen aan de hand van een geheel van gebruikelijke en overeenstemmende handelsstukken, waaronder onder meer de contracten, bestelbons, vervoersdocumenten en betalingsstukken. De administratie oordeelt dat elk bewijsstuk is toegelaten, doch dat geen enkel bijzonder stuk op zich voldoende of onmisbaar is.

De verkoper moet in principe te allen tijde in het bezit zijn van al deze stukken en hij moet ze op ieder verzoek van de controlerende ambtenaren kunnen voorleggen. Het Hof van Justitie heeft echter in het verleden reeds geoordeeld dat wanneer deze stukken niet tijdens de controle zelf, doch nadien worden bijgebracht, dit de toepassing van de btw-vrijstelling niet mag verhinderen.

Uit gepubliceerde rechtspraak blijkt dat zowel de administratie als de Belgische hoven en rechtbanken tamelijk strikt vasthouden aan deze dubbele bewijslast in hoofde van de verkoper. Het tijdig verzamelen van voldoende, correcte, duidelijke en overeenstemmende bewijsstukken is dan ook een must wanneer men de intracommunautaire levering van goederen van btw vrijstelt. Wordt de vrijstelling immers verworpen, dan is het de leverancier die de btw zal moeten ophoesten. Btw die eigenlijk ten laste valt van zijn klant, maar waarbij de vraag rijst of men die btw dan nog wel kan gaan opeisen bij die klant. Een btw-controle vindt immers vaak pas heel wat later plaats. Ook de boete (10 % - bij fraude 200 %) en interesten (0,8 % per maand over het verschuldigde btw-bedrag) die de btw- administratie in dergelijk geval oplegt, mag men uiteraard niet uit het oog verliezen.

Administratieve vereenvoudiging voor het bewijs van het vervoer – het bestemmingsdocument.

Vanuit de praktijk werd reeds langer de vraag gesteld of er niet gewerkt kon worden met een specifiek bewijsdocument zodat de verkoper toch wat meer rechtszekerheid kon krijgen omtrent de correcte toepassing van de btw-vrijstelling op zijn intracommunautaire leveringen. Met de beslissing nr. E.T. 129.460 dd. 01.07.2016 lijkt de administratie toch enigszins aan dit verzoek tegemoet te komen, daar ze een alternatieve bewijsvoering bij wijze van proef instelt [3].

De administratie aanvaardt vanaf 1 juli 2016 dat het vervoer van de goederen vanuit België naar een andere lidstaat door een zogenaamd ‘bestemmingsdocument’ bewezen kan worden, in plaats van door een vervoerdocument.

Het bestemmingsdocument moet attesteren dat de intracommunautair geleverde goederen in het bezit zijn van de koper in een andere EU-lidstaat dan België. Het wordt in principe opgesteld door de leverancier, hoewel de administratie ook een door de klant opgesteld bestemmingsdocument zal aanvaarden. Uiteraard moeten deze personen daarbij te goeder trouw handelen. In het geval van kettingverkopen, waaronder driehoeksverkeer, moet het bestemmingsdocument opgesteld worden door de leverancier die de vrijgestelde intracommunautaire levering verricht of door diens medecontractant.

Voor elke afzonderlijke levering beschikt de verkoper over de keuze of hij het intracommunautair vervoer wil bewijzen aan de hand van een bestemmingsdocument. Het is ook mogelijk dat het bestemmingsdocument alle intracommunautaire leveringen aan eenzelfde klant omvat voor een periode van maximaal drie opeenvolgende kalendermaanden waarin de goederen door of voor rekening van de koper in ontvangst werden genomen.

Het bestemmingsdocument moet minstens volgende vermeldingen bevatten:

  • de naam, het adres en het BE-nummer van de leverancier;
  • de naam, het adres en het door een andere lidstaat dan België toegekende btw-identificatienummer van de koper;
  • de bevestiging dat het de aankomst van een intracommunautaire levering van goederen in de zin van artikel 138, lid 1 van de richtlijn 2006/112/EG betreft;
  • de periode waarop het document betrekking heeft;
  • een beschrijving van de geleverde goederen (hun gebruikelijke benaming en hoeveelheid);
  • een eenduidige verwijzing naar de verkoopfactuur of facturen: per factuur het factuurnummer en de datum van de factuur. Is er nog geen factuur uitgereikt, dan kan een referentie vermeld worden die tussen partijen wordt gebruikt en welke ondubbelzinnig aan de factuur kan worden gelinkt (bv. ordernummer, nummer leveringsbon, nummer pro forma factuur, …). Zowel de verkoper als de koper moeten dan in het bezit zijn van een exemplaar van dergelijk document;
  • de maand en het jaar van ontvangst van de geleverde goederen;
  • de plaats waar de intracommunautair geleverde goederen aankomen (lidstaat, stad/gemeente);
  • de prijs in euro (excl. btw) van de geleverde goederen.

De correctheid van deze gegevens moet binnen de drie maanden na het verstrijken van de periode waarop het betrekking heeft, geattesteerd worden door de koper. Hij zal een persoon kunnen aanduiden (die uit hoofde van zijn administratieve functie binnen de onderneming geacht mag worden kennis te hebben van de door de onderneming verrichte aankopen [4]), die naast zijn naam, datum en handtekening ook de melding ‘Ontvangen voor (naam van de koper)’ op het bestemmingsdocument aanbrengt. De koper moet de identiteit en hoedanigheid van deze persoon op voorhand al doorgeven aan de leverancier (per email, per brief of op een andere schriftelijke wijze).

Deze bestemmingsdocumenten mogen per email of op andere elektronische wijze verstuurd en bevestigd worden, voor zover de authenticiteit van de ondertekenaar gegarandeerd blijft. Ook de uitwisselingsdocumenten dienen in dit geval als zodanig te worden bewaard.

De leverancier blijft uiteraard diegene die ervoor moet zorgen dat hij het bestemmingsdocument ondertekend terugkrijgt van zijn koper, maar krijgt er toch een concreter bewijsmiddel bij door deze recente btw-beslissing. Een bewijsmiddel dat bovendien het weerlegbaar vermoeden heeft van juist te zijn als de verkoper:

  • de voorlegging kan garanderen van de verkoopfactuur, betalingsbewijzen en vervoersfacturen, mocht het vervoer voor zijn rekening zijn geschied;
  • de intracommunautaire listing m.b.t. de op het bestemmingsdocument vermelde goederen heeft ingediend;
  • alles gedaan heeft wat redelijkerwijs binnen zijn mogelijkheden ligt om ervoor te zorgen dat hij niet bij belastingfraude is betrokken geraakt, met betrekking tot de intracommunautaire leveringen vermeld op het bestemmingsdocument.

Let er wel op dat dit bestemmingsdocument slechts een alternatief bewijs vormt voor het vervoerdocument. Dit uit zich ook in de btw-beslissing waarin de administratie benadrukt dat ze ook nog steeds andere documenten dan vervoerdocumenten kan opvragen om de echtheid van de transactie en de overeenstemming met de verklaringen op het bestemmingsdocument te controleren. Het beschikken over een ondertekend bestemmingsdocument mag dus niet als een vrijgeleide beschouwd worden. De verkoper zal ook nog andere handelsstukken moeten blijven verzamelen als bewijs van de vrijgestelde intracommunautaire levering.

De administratie verwijst in deze nieuwe btw-beslissing uitdrukkelijk naar rechtspraak van het Europees Hof van Justitie, waarin deze benadrukt dat de niet-naleving van een vormvoorwaarde er niet mag aan in de weg staan dat de btw-vrijstelling niet wordt toegepast als blijkt dat de grondvoorwaarden voor deze vrijstellingsregeling werden nageleefd. Afwachten nu of deze Europese principes in de praktijk tijdens controles ook toegepast gaan worden.

In de btw-beslissing E.T. 129.460 dd. 1 juli 2016 kan men enkele modellen van bestemmingsdocumenten terugvinden. Uiteraard kan het btw-team binnen Moore u ook steeds helpen bij het opstellen van een model van bestemmingsdocument.

[1] Belastingplichtigen die genieten van de bijzondere vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen zijn uitgesloten.
[2] Indien het gaat om een gekende handelsrelatie volstaat een periodieke verificatie van het btw-identificatienummer via de VIES-website.
[3] Als de administratie de niet-naleving van de toepassingsvoorwaarden ervan, of meer algemeen, misbruik of poging tot misbruik zou vaststellen, behoudt zij zich het recht voor om, voor wat de toekomst betreft, de beslissing in haar geheel in te trekken, dan wel het beroep op deze beslissing voor een bepaalde leverancier te ontzeggen.
[4] Bijvoorbeeld de verantwoordelijke van de boekhoudafdeling.

Neem contact op met een van onze adviseurs
Bert Derez
Bert Derez
Partner Tax & Legal Services