Zodra u een bedrijfswagen ook privé gebruikt, wordt de btw-aftrek op de autokosten beperkt volgens één van de volgende drie methodes.
Rittenadministratie
U houdt dagelijks manueel een rittenadministratie bij (bv. via een rittenboekje, of een softwareprogramma) of geautomatiseerd (bv. via een aangepast GPS-systeem). Bij een volledige rittenadministratie moet u volgende gegevens bijhouden:
- Dagelijkse verplaatsingen voor beroepsdoeleinden;
- Datum van de rit;
- Begin- en eindadres;
- Afgelegde kilometers per rit;
- Totaal aantal afgelegde kilometers per dag;
- De kilometerstand bij het begin en einde van een periode (meestal een kalenderjaar).
De btw-administratie kan op elk moment de dagelijks bijgewerkte rittenadministratie opvragen. Bij deze methode moet per wagen het beroepsmatig gebruik vastgesteld worden.
Woon-werkverkeer is privé. Weet dat het woon-werkverkeer beschouwd wordt als een privéverplaatsing. Een grote pendelafstand kan naargelang de gekozen methode een negatieve impact hebben op het recht op btw-aftrek.
Administratieve tolerantie
Als u deze methode gebruikt en een wagen ter beschikking stelt van een werknemer die met een arbeidsovereenkomst van handelsvertegenwoordiging is verbonden, dan aanvaardt de btw-administratie dat er minstens een beroepsmatig gebruik is van 50%. U moet dat niet staven aan de hand van een rittenadministratie. Deze tolerantie wordt slechts aanvaard voor één voertuig per gebruiker.
Semi-forfaitaire formule
U kan het beroepsgebruik ook vaststellen aan de hand van een formule. Het percentage privégebruik is gelijk aan:
Het percentage beroepsgebruik is gelijk aan:
Bij deze methode moet per wagen het gebruik vastgesteld worden.
Om deze methode te kunnen toepassen gelden drie cumulatieve voorwaarden:
- Er is één vaste gebruiker: zaakvoerder, bestuurder, werknemer met inbegrip van zijn gezin.
- Er is één voertuig per gebruiker. Als iemand vaste gebruiker is van meerdere auto’s, kan deze methode slechts voor één voertuig toegepast worden.
- Het voertuig moet daadwerkelijk als werkinstrument of exploitatiemiddel gebruikt worden in het kader van
de economische activiteit.
Stelt u een voertuig ter beschikking in het kader van het loonbeleid (salariswagen), dan gaat de administratie ervan uit dat het voertuig daadwerkelijk als werkinstrument of als exploitatiemiddel wordt gebruikt.
Thuis = werk
Valt uw woonplaats (of verblijfplaats) samen met de plaats van tewerkstelling of de plaats van waaruit u uw economische activiteit uitoefent, dan heeft de parameter afstand woon-werk een waarde 0. Als uw maatschappelijke zetel op uw thuisadres gevestigd is, en u meer dan 12.000 km per jaar aflegt met de wagen, zorgt dat voor een aftrek van 50%.
Forfaitaire aftrek
Beschikt uw vennootschap over meerdere bedrijfswagens, dan brengen methodes 1 en 2 best wat administratie met zich mee. Daarom heeft de btw-administratie het percentage beroepsgebruik via een algemeen forfait vastgesteld op 35%.
Deze methode moet gedurende minstens 4 opeenvolgende kalenderjaren toegepast worden.
Om deze methode te kunnen toepassen gelden drie cumulatieve voorwaarden:
- De methode moet toegepast worden op alle gemotoriseerde vervoermiddelen bestemd voor het vervoer van personen en/of goederen over de weg (aangekocht of gehuurd) die zowel voor de economische activiteit als voor andere doeleinden gebruikt worden voor zover ze niet uitdrukkelijk werden uitgesloten van deze methode.
- Het forfait geldt slechts voor één voertuig per gebruiker. Beschikt u als belastingplichtige natuurlijke persoon of uw gezin over meerdere personenwagens of stelt u aan een bedrijfsleider of personeelslid (of hun gezin) meer dan één personenwagen ter beschikking, dan mag het forfait slechts voor één gemengd gebruikt voertuig naar keuze worden toegepast. Voor de andere personenwagen(s) die gemengd worden gebruikt, moet het beroepsmatig karakter worden aangetoond aan de hand van een rittenadministratie.
- U moet het voertuig daadwerkelijk als werkinstrument of als exploitatiemiddel gebruiken in het kader van uw economische activiteit (net zoals bij methode 2).
Kies uw voertuig
U moet als belastingplichtige bij de aankoop of de aanvang van de huur van een voertuig bepalen op welk voertuig u het algemeen forfait van 35% toepast. Op de andere voertuigen past u dan de methode van de rittenadministratie toe.
Mag ik de drie methodes combineren?
Methode 1 en 2 mag u naar hartenlust combineren. U mag in dat geval per individueel voertuig elk jaar kiezen of u een volledige rittenadministratie bijhoudt (methode 1), dan wel de semi-forfaitaire formule gebruikt (methode 2). Die keuze geldt voor een kalenderjaar.
De forfaitaire btw-aftrek van 35% uit methode 3 mag u in principe niet combineren met methode 1 en 2. Maar aangezien u het forfait op slechts één voertuig per gebruiker mag toepassen, moet u het recht op aftrek voor eventuele andere wagens vaststellen op basis van een rittenadministratie volgens methode 1.
Wat als een eigen bijdrage betaald wordt?
Betaalt uw werknemer of bedrijfsleider een eigen bijdrage voor het privégebruik van de bedrijfswagen, dan wordt uw vennootschap geacht een verhuurdienst te verrichten voor btw-doeleinden. De kosten met betrekking tot de bedrijfswagen ondergaan enkel de 50% aftrekbeperking voor personenwagens.
De eigen bijdrage van uw werknemer wordt geacht inclusief btw te zijn. Om te vermijden dat er door de betaling van een minimale eigen bijdrage opeens
meer btw-aftrek gecreëerd zou worden dan bij een gratis terbeschikkingstelling, moet er minstens btw worden afgedragen over de normale waarde. De btw-administratie heeft formules ontwikkeld voor de berekening van die normale waarde, afhankelijk van het feit of de wagen in eigendom is of wordt geleased.
Graag meer weten over autofiscaliteit? Download dan ons gratis e-book.
