Overslaan en naar de inhoud gaan
#Ondernemen #Processen & Systemen #Rapportering & Analyse #Process Management

Heeft uw bedrijf voor elk proces duidelijke en meetbare KPI’s?

maandag 08/06/2020
Duidelijke en meetbare KPI’s

Meten is weten. Het is belangrijk om als ondernemer KPI’s (Key Performance Indicators) vast te leggen die, zoals de naam al doet vermoeden, uw kritische bedrijfsprocessen opvolgen.

  • Hoe kiest u de juiste, meest relevante KPI’s?
  • Wat is het verschil tussen lagging KPI’s en leading KPI’s, en waarom is dat onderscheid belangrijk?
  • Waarom is het zo belangrijk dat u KPI’s inzet in uw bedrijf?

Meten mag geen doel op zich worden. Om te groeien als bedrijf moet u relevante KPI’s selecteren én moet u de inzichten die ze brengen ook vertalen in actiesU kunt vandaag geen bedrijf runnen puur op buikgevoel. Om op een objectieve manier te beoordelen of een bepaald proces binnen uw organisatie goed loopt, hebt u indicatoren nodig. Om uw KPI’s op de juiste manier in te zetten, kunt u een aantal belangrijke stappen volgen. Dat gaat van het kiezen van de juiste KPI’s tot het omzetten van die KPI’s in concrete targets. Een aantal tips op een rijtje:                                            

1. Definieer relevante KPI’s waar u zelf invloed op hebt

Hoe selecteert u de juiste, relevante KPI’s? U begint best van een wit blad, vanuit de cruciale vragen die elk bedrijf zich stelt. Wat willen we bereiken als bedrijf? Wat is ons ultieme doel? Wanneer zijn wij als organisatie goed bezig? Uw KPI’s moeten gelinkt zijn aan die belangrijke vragen, ze moeten antwoorden helpen bieden.

KPI’s moeten relevant zijn. U kunt bijvoorbeeld het aantal klanten meten. Maar als u 100 klanten hebt die samen voor een omzet van 500.000 euro zorgen en uw concurrent heeft 10 klanten die samen voor een omzet van 1 miljoen euro zorgen, wat vertelt die KPI u dan? Probeer dingen te meten die echt waardevol zijn, die bijdragen aan de doelstellingen en die samen een soort van thermometer zijn die aangeeft hoe u presteert.

Definieer ook alleen KPI’s waar u zelf een invloed op hebt. Er is niets zo frustrerend als slechte scores krijgen voor criteria die u niet zelf in de hand hebt.

2. Kies leading KPI’s, geen lagging KPI’s

Probeer vooral voor zogenoemde leading KPI’s te gaan, en niet voor lagging KPI’s. Lagging KPI’s zijn typisch georiënteerd op de output, en zijn daardoor makkelijker te meten. Het nadeel is dat u bij die metingen voortdurend achter de feiten aan loopt. U merkt pas een probleem op als het al te laat is. Leading KPI’s focussen op de input, zijn daardoor vaker moeilijker te meten, maar ze doen wel op tijd alarmsignalen afgaan. Ze laten u toe om kort op de bal te spelen en snel bij te sturen waar nodig.

Stel dat een van uw KPI’s het percentage klantenorders is dat u tijdig hebt kunnen invullen. Dat lijkt zeker de moeite om te meten, want u wilt niet dat uw klanten moeten wachten op hun producten. Maar als nu zou blijken dat de klantenorders níét op tijd ingevuld zijn, dan is het waarschijnlijk al te laat. Dan zijn klanten al ontevreden en zijn ze misschien al weggelopen. Meten hoeveel procent van de producten – en welke producten – onder de minimumvoorraad zit, is een betere KPI. Een leading KPI, want met die meting kunt u wél op tijd ontdekken welke voorraden te laag zijn. En kunt u wél ingrijpen om leveringen alsnog op tijd te doen.

3. Meet regelmatig uw KPI’s

Niet alleen de keuze van uw KPI’s is belangrijk, ook de frequentie van uw meting doet ertoe. Veel bedrijven brengen hun KPI’s maar één keer per kwartaal of zelfs één keer per jaar in kaart. Als u dan nog moet gaan bijsturen, zult u vaak al te laat zijn. Als u een belangrijke KPI drie maanden lang – of zelfs nog langer – niet waargemaakt hebt, zal de negatieve impact op uw bedrijf waarschijnlijk al een feit zijn. Meet regelmatig uw KPI’s, zodat u snel en flexibel kunt bijsturen. Daar dienen KPI’s tenslotte voor.

4. Ga voor vlot meetbare KPI’s

Denk bij het definiëren van KPI’s goed na over welke cijfers u uit uw systeem kunt halen. Als u duizenden mails moet doorploegen om uit te vissen op welke tijd u gemiddeld op mails antwoordt, gaat u daar dagen zoet mee zijn. Die KPI gaat vermoedelijk niet overeind blijven, want u bent een medewerker dagen kwijt aan het meten ervan. Ga dus voor KPI’s die gebaseerd zijn op cijfers die u al hebt, of die u gemakkelijk kunt laten berekenen op basis van uw beschikbare data.

5. Betrek alle werknemers

KPI’s zijn niet alleen een zaak van één afdeling of van het management. Alle medewerkers die betrokken zijn bij de kritische processen, moeten op de hoogte zijn van de KPI’s, de manier van meten én de resultaten. Veel werknemers zijn zelf vragende partij voor duidelijk meetbare KPI’s. Die scheppen duidelijkheid over wat hun werkgever precies van hen verwacht, en geven inzicht in hun eigen rol en eigen prestaties.

6. Vertaal KPI’s in targets

KPI’s zijn maar stap één, u moet ze ook vertalen in targets. Als u processen kunt meten, kunt u ook definiëren welke resultaten u wilt behalen. Wanneer zult u tevreden zijn, en wanneer niet? Targets moeten realistisch zijn, maar de lat moet ook hoog genoeg liggen. Ze moeten uw medewerkers uitdagen om op de tippen van hun tenen te gaan staan. Om nattevingerwerk te vermijden, kunt u het eerste meetjaar gebruiken om targets voor het tweede meetjaar scherper te stellen.

7. Gebruik KPI’s om actie te ondernemen

Meten om te weten, volstaat natuurlijk niet. Het resultaat van die meting is de basis voor strategieën en actieplannen. KPI’s zijn een instrument om uw organisatie continu te blijven vertalen. Om mindere resultaten bij te sturen en recht te trekken. Om positieve resultaten te vertalen naar nog hogere targets.

8. Wees zuinig met KPI’s

Overdrijf niet met uw KPI’s. Beter een beperkt aantal sterke, relevante KPI’s die u echt inzicht geven in hoe uw bedrijf presteert dan een hele hoop KPI’s die weinig zeggen over uw kritische processen. Less is Mo(o)re.

Neem contact op met één van onze adviseurs
Dirk Roelens
Dirk Roelens
Partner Business Consulting