Vandaag kan u geen bedrijf meer runnen puur op buikgevoel. Om op een objectieve manier te beoordelen of een bepaald proces binnen uw organisatie goed loopt, hebt u indicatoren nodig. Om uw KPI’s op de juiste manier in te zetten, kan u een aantal stappen volgen. Dat gaat van het kiezen van de juiste KPI’s tot het omzetten van die KPI’s in concrete targets.
Definieer relevante KPI’s waar u zelf invloed op hebt
Hoe selecteert u de juiste KPI’s? Begin met de cruciale vragen die elke onderneming zich stelt. Wat willen we bereiken als onderneming? Wat is ons ultieme doel? Wanneer zijn wij als organisatie goed bezig? Uw KPI’s moeten gelinkt zijn aan die belangrijke vragen. Ze moeten antwoorden helpen bieden.
KPI’s zijn pas nuttig als ze relevant zijn. U kan bijvoorbeeld het aantal klanten meten. Maar als u 100 klanten hebt die samen voor een omzet van € 500.000 zorgen en uw concurrent heeft 10 klanten die samen voor een omzet van € 1.000.000 zorgen, wat vertelt die KPI u dan? Probeer dingen te meten die echt waardevol zijn. Met andere woorden, zaken die bijdragen aan de doelstellingen en die samen een graadmeter zijn die aangeeft hoe u presteert.
Definieer ook alleen KPI’s waar u zelf een invloed op hebt. Er is niets zo frustrerend als slechte scores krijgen voor criteria die u niet zelf in de hand hebt.
Kies leading KPI’s, geen lagging KPI’s
Probeer vooral voor zogenoemde leading KPI’s te gaan, en niet voor lagging KPI’s. Lagging KPI’s zijn typisch georiënteerd op de output, en zijn daardoor makkelijker te meten. Het nadeel is dat u bij die metingen voortdurend achter de feiten aan loopt. U merkt pas een probleem op als het al te laat is.
Leading KPI’s focussen op de input. Hierdoor zijn ze vaak moeilijker te meten, maar ze doen wel op tijd alarmsignalen afgaan. Ze laten u toe om kort op de bal te spelen en snel bij te sturen waar nodig.
Stel dat een van uw KPI’s het percentage klantenorders is dat u tijdig hebt kunnen invullen. Dat lijkt zeker de moeite om te meten, want u wil niet dat uw klanten moeten wachten op hun producten. Maar als nu zou blijken dat de klantenorders níét op tijd ingevuld zijn, dan is het waarschijnlijk al te laat. Dan zijn klanten al ontevreden en zijn ze misschien al weggelopen. Meten hoeveel procent van de producten – en welke producten – onder de minimumvoorraad zit, is dan een betere KPI. Een leading KPI, want met die meting kan u wél op tijd ontdekken welke voorraden te laag zijn. En kan u wél ingrijpen om leveringen alsnog op tijd te doen.
Meet regelmatig
Niet alleen de keuze van uw KPI’s is belangrijk, ook de frequentie van uw meting doet ertoe. Veel bedrijven brengen hun KPI’s maar een keer per kwartaal of zelfs een keer per jaar in kaart. Als u dan nog moet gaan bijsturen, zal u vaak al te laat zijn. Als u een belangrijke KPI drie maanden lang – of zelfs nog langer – niet waargemaakt hebt, zal de negatieve impact op uw bedrijf waarschijnlijk al een feit zijn. Meet regelmatig uw KPI’s, zodat u snel en flexibel kan bijsturen. Daar dienen KPI’s tenslotte voor.
Ga voor vlot meetbare indicatoren
Denk bij het definiëren van KPI’s goed na over welke cijfers u uit uw systeem kan halen. Als u duizenden mails moet doorploegen om uit te vissen op welke tijd u gemiddeld op mails antwoordt, gaat u daar dagen mee bezig zijn. Die KPI gaat vermoedelijk niet overeind blijven, want u bent een medewerker dagen kwijt aan het meten ervan. Ga dus voor KPI’s die gebaseerd zijn op cijfers die u al hebt of die u gemakkelijk kan laten berekenen op basis van uw beschikbare data.
Betrek alle werknemers
KPI’s zijn niet alleen een zaak van één afdeling of van het management. Alle medewerkers die betrokken zijn bij de kritische processen, moeten op de hoogte zijn van de KPI’s, de manier van meten én de resultaten. Veel werknemers zijn zelf vragende partij voor duidelijk meetbare KPI’s. Die scheppen duidelijkheid over wat hun werkgever precies van hen verwacht en geven inzicht in hun eigen rol en eigen prestaties.
Vertaal KPI’s in targets
KPI’s zijn maar stap één. U moet ze ook vertalen in targets. Als u processen kan meten, kan u ook definiëren welke resultaten u wil behalen. Wanneer bent u tevreden en wanneer niet? Targets moeten realistisch zijn, maar de lat moet ook hoog genoeg liggen. Om nattevingerwerk te vermijden, kan u het eerste meetjaar gebruiken om targets voor het tweede meetjaar scherper te stellen.
Onderneem actie
Meten om te weten, volstaat niet. Het resultaat van die meting is de basis voor strategieën en actieplannen. KPI’s zijn een instrument om uw organisatie continu te blijven vertalen. Om mindere resultaten bij te sturen en recht te trekken. Om positieve resultaten te vertalen naar nog hogere targets.
Wees zuinig
Overdrijf niet met KPI’s. Beter een beperkt aantal sterke, relevante KPI’s die u echt inzicht geven in hoe uw bedrijf presteert dan een hele hoop KPI’s die weinig zeggen over uw kritische processen.
Vragen of bedenkingen over dit topic? Neem gerust contact met ons op. We horen het graag.
Neem contact op met één van onze experten
